Support und Kommunikation haben bei Ninox seit jeher einen hohen Stellenwert. Dass dies keine leeren Worte sind, zeigen unsere vielfältigen Angebote zum persönlichen Austausch mit unseren Nutzern. In “echt” bei Ninox-Veranstaltungen vor Ort sowie auch über das Internet. Zum Beispiel mit unseren kostenlosen wöchentlichen Webinaren, in denen Funktionen vorgestellt, Fragen beantwortet und gemeinsam Lösungen erarbeitet werden. In dieser Blog-Rubrik lassen wir das jeweils letzte Webinar Revue passieren und geben einen kurzen Ausblick auf das der nächsten Woche.

Webinar-Protokoll 35/2018

Teilnehmer:

Alexander Koenig, Birger Hansen und Jörg Mathews von Ninox sowie zahlreiche Ninox-Nutzer an den heimischen Bildschirmen.

16:01 Uhr. Mit den Worten “Hallo. Wir sind’s, Ninox Berlin” eröffnet Alex das Webinar. Nach einem kurzen Hinweis auf einige Ninox-Events in den kommenden Wochen, zu denen es noch nähere Infos gäbe, übergibt er an Birger, der mit seinen “Tipps und Tricks” - gerne auch als “Spaß mit Birger” bezeichnet - wie immer den ersten Teil des Webinars bestreitet.

Barcodes mit der Cloud-Version

Wegen großer Nachfrage demonstriert Birger zunächst noch einmal, wie sich mit der Cloud-Version von Ninox Barcodes generieren, speichern und drucken lassen. Dazu greift er per Schaltfläche mit einem einfachen Script auf externe Websites zu, die eine offene Schnittstelle zur Erstellung verschiedener Codes im PNG-Format anbieten. Die Beispieldatenbank enthält mittlerweise sechs verschiedene Barcode-Typen sowie auch den allseits bekannten QR-Code, welcher z. B. in der Schweiz beim Zahlungsverkehr eine zunehmend große Bedeutung hat. Die Datenbank findet sich unter dem Namen “021_Barcodes_drucken” im Webinar-Team und kann dort von jedem eingesehen und für eigene Zwecke genutzt werden.

Zentrale Preispflege mit freigegeben Ansichten

Am Beispiel einer kleinen Tankstellenkette zeigt Birger dann, wie sich die neue, mächtige Sharing-Funktion sehr sinnvoll und effizient nutzen lässt. Dazu hat er zwei einfache Datenbanken erstellt. In der ersten werden zentral die Sprit-Preise gepflegt und als Ansicht im JSON-Format unter einer speziell generierten URL freigegeben. Bei Preisänderungen wird immer automatisch auch die Ansicht aktualisiert. In der zweiten Datenbank werden nun die einzelnen Tankvorgänge registriert und anhand der Preise in der freigegeben Ansicht berechnet. Auf diese Weise greift jede Filial-Tankstelle stets auf die aktuellen, für alle Filialen verbindlichen Sprit-Preise zu.

In Chat-Kommentaren wird das Beispiel von den Webinar-Teilnehmern als besonders anschaulich und praxistauglich gelobt. Es lassen sich daraus unzähliche Anwendungsideen für die unterschiedlichsten Branchen und Daten ableiten.

Auch diese Beispieldatenbanken können im Webinar-Team eingesehen werden:037_Tankstelle + 037a_Zentrale

Das waren Birgers “Tipps und Tricks” für heute. Es ist jetzt 16:25 Uhr. Weiter geht’s mit dem Live-Consulting, bei dem Webinar-Teilnehmer Fragen zu bestimmten Ninox-Funktionen stellen oder Probleme bei der Umsetzung von Ideen schildern können. Alex übernimmt.

Live-Consulting

Zählen von Datensätzen in verknüpften Tabellen

Als erster meldet sich Jakob. Er hat eine Tabelle ‘Räume’ indirekt als n:m-Verbindung mit einer Tabelle ‘Objekte’ verknüpft. Letztere enthält Einrichtungsgegenstände, die sich in den Räumen befinden. Nun möchte er zu jedem Raum die Anzahl der zugeordneten Einrichtungsgegenstände ermitteln und anzeigen lassen, also z. B. “3 Stühle, 1 Bett, 1 Wasserkocher”. Die Lösung ist von Alex und Birger schnell gefunden. Sie besteht aus einer for-Schleife und der cnt()-Funktion, insgesamt nur 4 Zeilen Code, die sich für jede Art von Inventarverwaltung eignen und auch auf viele andere Anwendungsbereiche übertragen lassen.

E-Mails versenden - oder auch nicht

Michael nutzt die neue sendmail()-Funktion, um per E-Mail aus seiner Ninox-Anwendung heraus To-do-Listen an Mitarbeiter zu versenden. Gelegentlich bekommt er jedoch beim ersten Betätigen des Buttons eine Fehlermeldung. Beim zweiten Mal funktioniert es dann. Da der Fehler - typischer Vorführeffekt - nicht reproduziert werden kann und auch woanders so noch nicht aufgetreten ist, wird vereinbart, dass Michael die betreffende Datenbank dem Support übermittelt, damit der sie sich mal genauer ansehen kann.

Seine zweite Frage dagegen, wie man mit der Druckfunktion eine Datei generieren und dem aktuellen Datensatz anhängen kann, ohne sie auch gleich per E-Mail zu versenden, ist dagegen schnell geklärt. Er hatte ein Beispielscript mit sendmail()-Funktion komplett übernommen und nur die Namen der Tabellen und Datenfelder ausgetauscht. Alex übernimmt die Kontrolle über Michals Bildschirm und entfernt einfach die nicht benötigten Zeilen aus dem Script. Problem gelöst, Frage beantwortet.

Lieferanten-Logos verwalten und Aufträgen zuordnen

Uwe möchte sich der besseren Übersicht wegen in seiner Auftragsverwaltung das Logo des jeweiligen Lieferanten anzeigen lassen. Bisher hat er die entsprechenden Logos jeweils manuell von seinem Rechner in das Bildfeld des Datensatzes geladen, was er selbst verständlicherweise als recht umständlich empfand. Die bessere Lösung ist natürlich, die Lieferanten mitsamt Logo in einer eigenen Tabelle zu speichern und dann jeweils nach Auswahl des Lieferanten automatisch in den betreffenden Auftrag zu übernehmen. Gesagt, getan von Alex. Nun sind die Logos nur noch einmal in der verknüpften Lieferanten-Tabelle gespeichert, der Rest geht quasi automatisch.

Optimierung der Auftragsabwicklung / Speicherkapazitäten

Etwas komplexer ist Volkers Anliegen. Er ist Inhaber eines Textilreinigungsunternehmens mit mehreren Filialen und einem ausgefeilten Lieferservice. Dabei werden Fahraufträge generiert, beim Kunden vor Ort verschiedene Auftragsdokumente mit dem Smartphone abfotografiert und im jeweiligen Auftrag gespeichert. Hier gilt es, noch einige Verbesserungen bei der Abbildung der Prozesse in Ninox vorzunehmen, was in gemeinsamer Überlegung mit Alex auch gelingt.

Volker liegt aber noch eine zweite Sache am Herzen: Er macht sich Sorgen, ob die vielen Bilddateien - jede etwa 50 KB “schwer” - der abfotografierten Auftragsdokumente das Ninox-System nicht vielleicht überfordern. Alex’ Antwort ist eindeutig: Nein, um Ninox in die Knie zu zwingen, bedürfe es weit größerer Datenmengen. Er rechnet vor, dass es beim aktuellen Auftragsvolumen wohl mehrere Jahre dauern würde, bis sich die Dateianhänge spürbar auf Performance oder Speicherkapazität auswirken würden. Und selbst dann könne man mit entsprechenden Upgrades entgegenwirken. Gut zu wissen!

Ein in der Praxis nachteiliger Aspekt umfangreicher Datenbanken sei allerdings auch erwähnt, und zwar unabhängig von Ninox: Je größer eine Datei, desto länger dauern Up- und Downloads zwischen Server und lokalem Rechner. Natürlich werden die Datenbanken auch auf den Ninox-Servern gesichert. Wer sich jedoch zusätzlich ein Backup einer Datenbank im Gigabyte-Bereich auf den eigenen Rechner herunter- oder von dort gar wieder hochladen will, sollte über eine schnelle Internet-Verbindung verfügen - oder entsprechende Wartezeiten in Kauf nehmen. Das ist bei jeder Art von Datenübertragung über das Internet so und lässt sich nicht ändern.

“Pivot-Tabellen” mit Ninox

Zu guter letzt zeigt Wilhelm, wie er mit Ninox Datenansichten erzeugt, die der Pivot-Darstellung bei Tabellenkalkulationen ähneln. Dazu lässt er Kosten nach verschiedenen Kategorien und Zeiträumen berechnen und in einer neuen Tabelle als Gesamtübersicht mit Summen oder Durchschnittswerten anzeigen. Im Gegensatz zu Tabellenkalkulationen lässt sich der Vorgang in einer Datenbank wie Ninox jedoch nicht vollständig automatisieren, sondern erfordert eine gewisse Fleißarbeit. Die Formeln an sich sind zwar relativ einfach, müssen aber mehrfach für jeden auszuwertenden Bereich angebeben werden. Das Ergebnis entschädigt aber für die Mühe. Eine Alternative wäre, die benötigten Daten systematisch im Excel- bzw. CSV-Format zu exportieren oder als Ansicht freizugeben und mit einem Tabellenkalkulationsprogramm automatisiert darauf zuzugreifen.

Abschluss

Das neue Ninox-Handbuch ist fertig (so gut wie)

17:55 Uhr. Zum Ende des Webinars meldet sich nochmal Jörg und informiert über den Stand des von ihm neu entwickelten Ninox-Handbuchs. Schon in den vergangenen Webinaren hatte er dazu eingeladen, die betreffenden Dokumente via Google Docs auf Fehler und Unstimmigkeiten zu überprüfen, wovon auch einige Nutzer Gebrauch gemacht hatten. Inzwischen ist das Handbuch so gut wie fertig und wird in den nächsten Tagen peu à peu auf der Ninox-Website veröffentlicht.

Wenn Sie schon ml reinschauen wollen: Dokumentation

Nach wie vor gilt: Wenn Ihnen noch irgendwelche Fehler auffallen, dann freut sich Jörg über entsprechende Hinweise. Kurze Mail an support@ninox.com genügt.

Zum Abschluss geht Alex noch auf eine gerade im Chat gestellte Frage ein: Ja, Ninox ist DSGVO-konform und bietet als Auftragsverarbeiter entsprechende Verträge.

Das war’s jetzt aber wirklich. Alex bedankt sich bei den Teilnehmern und beendet das Webinar. Bis zum nächsten Mal!

Apropos “nächstes Mal”: Falls Sie bestimmte Themenwünsche oder Vorschläge für das Webinar haben, nehmen wir die unter support@ninox.com gerne entgegen.

Was ist ein Webinar?

"Webinar" ist ein sogenanntes Kofferwort aus “Web” und “Seminar”. Also eine interaktive Lern- oder Informationsveranstaltung, die live über das Internet durchgeführt wird. Das Besondere bei einem Webinar ist, dass sich jeder Teilnehmer persönlich mit Bild und Ton einbringen und zu Demonstrationszwecken sogar seinen Bildschirm freigeben kann. Mit Betonung auf "kann", denn wie im richtigen Leben ist es selbstverständlich auch möglich, einfach nur zuzuhören und zu -sehen. Zusätzlich gibt es einen Chat, über den man in Textform Fragen stellen oder Kommentare abgeben kann.

Welches sind die technischen Voraussetzungen?

Zur passiven Teilnahme an einem Webinar benötigen Sie nicht mehr als einen beliebigen Computer, eine stabile Internetverbindung und einen Lautsprecher bzw. Kopfhörer. Zur aktiven Teilnahme mit Sprachbeiträgen sollte mindestens ein einfaches Mikrofon/Headset vorhanden sein, optional gerne auch eine Webcam, wie sie häufig schon in Notebooks und Monitore integriert ist.

Wann finden die Webinare statt?

Die deutschsprachigen Ninox-Webinare finden jeden Mittwoch von 16 bis 18 Uhr statt. Für unsere internationalen Nutzer dienstags von 14 bis 16 Uhr auf Englisch. Außerdem gibt es weitere Webinare zu speziellen Themen wie der API-Nutzung sowie für unsere Vertriebs- und Service-Partner.

Wie kann man teilnehmen?

Als technische Plattform für unsere Webinare nutzen wir “Zoom”. Wenn Sie daran teilnehmen möchten, können Sie sich über folgenden Link einmalig mit Namen und E-Mail-Adresse registrieren: https://zoom.us/webinar/register/WN_Asq34-biQxGS93h03BmyfQ . Sie bekommen daraufhin postwendend eine E-Mail mit einem weiteren Link zur Aktivierung Ihres Accounts. Beim ersten Zugriff müssen Sie sich zunächst ein kleines Programm herunterladen, den sogenannten Launcher, mit dem Sie fortan jedes Webinar starten können.

Was ist das Webinar-Team und wie wird man Mitglied?

Die Cloud-Version von Ninox ist teamfähig. Das heißt, dass mehrere oder auch viele Nutzer mit entsprechender Berechtigung gemeinsam auf Datenbanken zugreifen können. In unseren Webinaren werden Sie häufiger hören, dass eine Datenbank im “Webinar-Team” abgelegt wurde. Dieser Team-Arbeitsbereich wurde extra geschaffen, um interessante Ninox-Funktionen und -Lösungen allen interessierten Nutzern zugänglich zu machen. Um Mitglied zu werden genügt es, eine kurze E-Mail an support@ninoxdb.de mit der Bitte um Aufnahme in das Webinar-Team zu schicken. Sie bekommen dann eine Einladung und haben Zugriff auf alle darin befindlichen Datenbanken, können sie frei für eigene Zwecke nutzen und Ihren Bedürfnissen anpassen.