Ablesemanagement in der Wohnungswirtschaft

Das regelmäßige Ablesen der Verbrauchszähler bei den Mietern bedeutet für Wohnungsunternehmen und Hausverwaltungen einen hohen organisatorischen Aufwand. Die Stuttgarter SWSG hat ihr Ablesemanagement deshalb von Papierformularen und Excel-Tabellen komplett auf Ninox umgestellt.

Stromzähler zur Erfassung von Zählerstände
6.600
Zähler
>50%
Zeitersparnis
90%
weniger Fehler

Customer profile

Mit mehr als 18.000 Mietwohnungen gehört die Stuttgarter Wohnungs- und Städtebaugesellschaft mbH (SWSG) zu den großen kommunalen Wohnungsunternehmen in Deutschland. Seit über 80 Jahren stellt sie im Auftrag der Landeshauptstadt Stuttgart preisgünstigen Wohnraum für breite Bevölkerungsschichten zur Verfügung. Tätigkeitsschwerpunkte sind die Entwicklung des eigenen Wohnimmobilienbestandes und das Bauträgergeschäft.

SWSG

Challenge

Zählerdaten von Papierformularen in Excel-Tabellen

Die regelmäßige Erfassung der Zählerstände für Strom, Gas und Wasser ist eine wichtige, bei 18.000 Wohnungen aber auch aufwändige Angelegenheit. Lange Zeit wurden die Daten bei den Hausbesuchen vor Ort handschriftlich auf Papierformularen erfasst und später in Excel-Tabellen übertragen. Ein zeitraubendes, kostspieliges und fehlerträchtiges Verfahren. Deshalb suchte die SWSG nach einer digitalen, cloudbasierten Lösung für die Nutzung mit mobilen Endgeräten.

Da die Entwicklung einer mobilen Applikation als Erweiterung des vorhandenen ERP-Systems von SAP sehr teuer und aufwändig gewesen wäre, entschied man sich für eine individuelle Eigenentwicklung mit Ninox.

Client Portrait

Wir wollten Papier ersetzen und das Ablesemanagement flexibler organisieren. Ninox löste beide Probleme.

Oliver Pastor
Leiter Betriebskostenmgt

Solution

Zentrale Erfassung und Verarbeitung der Daten

Mit Ninox gelang es der SWSG in relativ kurzer Zeit, den Prozess der Zählererfassung komplett umzustellen. Statt mit einem Stapel Papierformulare sind die Mitarbeiter jetzt mit einem iPad ausgestattet. Die damit erfassten Daten stehen sofort in der zentralen Datenbank zur Verfügung. Mit direkt in Ninox gespeicherten Fotos und digitalen Unterschriften lassen sich die Hausbesuche auch effizient dokumentieren. Die Daten werden in der Verwaltung exportiert und gesammelt den betreffenden Versorgungsunternehmen übermittelt.

Darüber hinaus wurde noch eine Auftragsverwaltung integriert. Offene Ablese-Aufträge sind sofort erkennbar und lassen sich bestimmten Mitarbeitern zuweisen, die automatisch per E-Mail benachrichtigt werden.

Key Features

  • Digitale Zählererfassung per iPad
  • Digitale Fotos und Unterschriften
  • Effizientes Auftragsmanagement

Benefits

Größter Vorteil der Ninox-Lösung ist die enorme Zeitersparnis. Schon das Erfassen der Zählerstände geht deutlich schneller, das Übertragen der Daten vom Papierfomular in Excel-Tabellen entfällt komplett. Damit wurde gleichzeitig auch das Fehlerpotenzial deutlich reduziert. Dank der Möglichkeit, mit dem iPad direkt aus Ninox heraus Fotos aufzunehmen und Unterschriften entgegenzunehmen, lassen sich zudem alle Vorgänge lückenlos dokumentieren.

Jeder Außendienst-Mitarbeiter hat personalisierte Formulare und sieht nur die für ihn relevanten Informationen. Durch die Nutzung der Ninox Cloud stehen alle Daten sofort in der zentralen Datenbank zur Verfügung und können ohne Zeitverlust weiterverarbeitet werden.

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