Ninox Screenhot

Digitale Zählerstandserfassung und Integration einer Auftragsverwaltung

Ninox Screenhot

6.600

Zähler

> 50%

Zeitersparnis

90%

weniger Fehler

Mit mehr als 18.800 Mietwohnungen gehört die Stuttgarter Wohnungs- und Städtebaugesellschaft mbH (SWSG) zu den großen kommunalen Wohnungsunternehmen in Deutschland. Seit über 85 Jahren stellt sie im Auftrag der Landeshauptstadt Stuttgart preisgünstigen Wohnraum für breite Schichten der Bevölkerung zur Verfügung. Erklärtes Ziel ist, die Attraktivität Stuttgarts als Wohnstandort zu erhalten und weiter zu verbessern. Die rund 170 Mitarbeiter der SWSG verfügen nicht nur über reichhaltige Erfahrung in der Bestandsbewirtschaftung, sondern auch in der Realisierung von Neubauprojekten sowie im Sanierungs- und Stadtentwicklungsbereich.

Vom Papierformular über Excel zur cloudbasierten Datenbank-Lösung

Die regelmäßige Ablesung der 6.600 Zähler für Strom, Gas und Wasser ist eine wichtige, aber auch umfangreiche Angelegenheit. Lange Zeit wurden die Daten handschriftlich auf Papierformularen erfasst und später in einem weiteren Arbeitsschritt in Excel-Tabellen übertragen. In Zeiten der Digitalisierung hat sich die SWSG entschieden, ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und war auf der Suche nach einer digitalen und offlinefähigen cloudbasierten Lösung für die Nutzung mit mobilen Endgeräten.

Da die Entwicklung einer mobilen Applikation als Erweiterung des vorhandenen ERP-Systems von SAP sehr kostspielig und aufwändig gewesen wäre, entschied man sich für eine individuelle Eigenentwicklung mit Ninox.

Papierlose Erfassung und Verarbeitung der Zählerstände per iPad

Mit Ninox gelang es der SWSG in relativ kurzer Zeit, den Prozess der Zählererfassung komplett umzustellen. Statt mit einem Stapel Papierformulare sind die Mitarbeiter jetzt mit einem iPad ausgestattet. Die damit erfassten Daten stehen sofort in der zentralen Datenbank zur Verfügung. Mit direkt in Ninox gespeicherten Fotos und digitalen Unterschriften lassen sich die Hausbesuche auch effizient dokumentieren. Die Daten werden in der Verwaltung exportiert und gesammelt den betreffenden Versorgungsunternehmen übermittelt.

Darüber hinaus wurde eine Auftragsverwaltung integriert. Offene Ablese-Aufträge sind sofort erkennbar und lassen sich bestimmten Mitarbeitern zuweisen, die automatisch per E-Mail benachrichtigt werden.

"Wir wollten Papier ersetzen und das Ablesemanagement flexibler organisieren. Ninox löste beide Probleme."

Oliver Pastor

Leiter Betriebskostenmanagement

Key Features

  • Digitale Zählererfassung per iPad
  • Personalisierte Eingabemasken
  • Digitale Fotos und Unterschriften
  • Sofortige Verfügbarkeit aller Daten
  • Effizientes Auftragsmanagement
  • Automatisierte Benachrichtigungen
  • Umfassende Suchfunktionen

Vorteile

Größter Vorteil der Ninox-Lösung ist die enorme Zeitersparnis. Schon das Erfassen der Zählerstände geht deutlich schneller, das Übertragen der Daten vom Papierfomular in Excel-Tabellen entfällt komplett. Damit wurde gleichzeitig auch das Fehlerpotenzial deutlich reduziert. Dank der Möglichkeit, mit dem iPad direkt aus Ninox heraus Fotos aufzunehmen und Unterschriften entgegenzunehmen, lassen sich zudem alle Vorgänge lückenlos dokumentieren.

Jeder Außendienst-Mitarbeiter hat personalisierte Formulare und sieht nur die für ihn relevanten Informationen. Durch die Nutzung der Ninox Cloud stehen alle Daten sofort in der zentralen Datenbank zur Verfügung und können ohne Zeitverlust weiterverarbeitet werden.

„Ninox ist einfach bedienbar und bietet schnellen, außergewöhnlich guten Support.“

Sara Benac

Projektmanagerin

Maria Kolot
22 May 2020