PDF/a Archivierung / DMS Mac

C

Hallo Zusammen,

ich setze Ninox auf Mac´s und iPad´s in unserem Handwerksbetrieb ein. Wir erstellen unter anderem unsere Rechnungen mit Ninox. Diese versenden wir zum größten Teil als PDF per Mail.

Die GOBD verlangt ja die Langzeit Archivierung in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) im PDF/a Format.

Ich habe lange nach einem PDF/a Tool für den Mac gesucht, leider ohne wirklichen Erfolg.

Dasselbe ist mit einem rechtskonformen DMS System für den Mac.

Gibt es hier User, die das umgesetzt haben?

Ich bin für jeden Tip dankbar.

Viele Grüße

Christian

Ninox Profile

Hallo Christian,


es gibt Softwaretools wie PDFelement (https://pdf.wondershare.com/de/  auch für Mac), mit denen sich PDF-Dateien ins PDF/A-Format konvertieren lassen sollen. Praktische Erfahrungen habe ich damit allerdings nicht.


Davon abgesehen existiert eine Gruppe von Ninox-Usern, die sich mit der GoBD-konformen Speicherung und Verarbeitung steuerrechtlich relevanter Daten aus Ninox befasst. Also insbesondere Rechnungen, die verbucht und in bestimmten Formaten weiterverarbeitet werden müssen, z. B. für USt.-Voranmeldung, DATEV-Export für den Steuerberater usw. Fertige Lösungen gibt es da noch keine, aber erste Ansätze zur Integration externer Lösungen, welche über entsprechende Funktionen und Schnittstellen verfügen.


Bei Interesse bis du natürlich herzlich eingeladen, dich auch mit deinen Fragen und Erfahrungen einzubringen. Das Webinar nennt sich "Buchhaltung GoBD konform" und findet jeden Freitag von 16 bis 17 Uhr statt. Anmelden kann man sich hier: https://zoom.us/webinar/register/WN_yMCcrQ_ORgKrsVfhi3E4Fw

C

Hallo Copytexter,

Vielen Dank für den Tip mit PDF Element.

In der Gruppe bin auch, konnte aber erst zwei Mal teilnehmen.

Viele Grüße

Christian

S

Hallo,

habe gerade versucht mich beim Webinar anzumelden, jedoch scheint der Link nicht mehr zu funktionieren. Könnt ihr diesen bitte noch einmal posten, damit ich mich anmelden kann

Ninox Profile

Hallo Sven, Termine und Inhalte der Webinare haben sich zwischenzeitlich geändert. Eine Übersicht mit Anmelde-Links findest du hier: https://ninox.com/de/webinare

 

Ninox Profile

Ich sehe es mal so: Man hat mit Ninox ja quasi ein DMS System. Es gibt ja keine offizielle Zertifizierung für so etwas, nur Anweisungen des Finanzministeriums was erfüllt werden soll. Man sollte sich auch nicht zu sehr von den Tool Anbietern verunsichern lassen die immer Angst schüren - damit man deren Produkt bucht oder kauft.

Ich schreibe meine Rechnungen auch mit Ninox bzw. macht Ninox das für mich :-) Sobald ich die Rechnung versandt habe, ist der Datensatz gesperrt (so wie es gewünscht ist laut den Vorschriften). Sozusagen festgeschrieben.

Natürlich kann ich das manipulieren weil ich die "App" selber programmiert habe. Es steht aber nirgends, dass man nur Anwendungen verwenden darf die andere entwickelt haben. Aber selbst wenn ich manipuliere: Ninox protokolliert ja jeden kleinen Eingriff und da kommen die Ninox-User nicht heran. Und genau das soll so ein System erfüllen: Nachvollziehbar, überprüfbar ob und welche nachträglichen Änderungen stattgefunden haben.

Um aber das Ganze noch sicherer und eindeutiger zu machen werden meine Rechnungen, ausser zum Kunden, auch in mein Buchhaltungstool (Buchhalterbutler) gesandt. Das schluckt auch Rechnungen via e-mail an eine spezielle interne e-mail Adresse. Das Tool scannt und verbucht die Rechnung vollautomatisch. Man selber muss nur noch mal rüber fliegen und bestätigt die Buchungen. Dann können sie dort festgeschrieben werden und sind GoBD konform archiviert. Diese Möglichkeit bietet - nach meinen Recherchen - keines der mittlerweile vielen Buchhaltungstools, dass ich weiterhin mit Ninox meine Rechnungen schreiben kann. Lexoffice und Co. haben eine derartig automatisierte Belegimportgeschichte gar nicht. Mit dem Buchhaltungsbutler und Ninox habe ich ein mittlerweile schlagkräftiges Büroteam beisammen. Nur noch gekrönt von Invoicefetcher bzw. Getmyinvoices die sich alle Eingangsrechnungen voll automatisch aus allen Portalen wie Telekommunikationsanbieter, Tankkartenanbieter, Amazon und Co. zieht und in den Buchhhaltungsbutler exportiert. Werden dort ebenfalls automatisch verbucht.

Diese Tools und Ninox als Produktivsystem für alle "handwerklichen" Arbeitschritte beim Kunden haben bei mir für nahezu 90% Vollautomatisierung gesorgt. Und GoBD ist auch kein Problem mehr.

 

 

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