Mobile Auftragsverwaltung für den technischen Service
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Dann möchte ich meine in der Praxis bereits seit Monaten bewährte Lösung auch mal vorstellen:

 

Mobile Auftragsverwaltung für den technischen Service

Kleinere Handwerksbetriebe, Einzelkämpfer kennen es: die zur Zeit angebotenen Lösungen für mobile Aussendienstlösungen sind zu unflexibel, kaum an die eigene Arbeitsweise oder den eigenen Betrieb anpasspar. Und wenn sie es sind, steigern sich die Kosten dafür ins Uferlose. Meist sind auch, teils schon freche monatliche Gebühren fällig. Und bei zu umfangreichen Lösungen ist man dann auch mit der Administration überfordert und immer abhängig vom Lieferanten der Software.

Das alles hatte mich immer geärgert und ich habe dann angefangen zunächst mit einer anderen Datenbank, dann schliesslich in Ninox meine eigene Auftragsverwaltung zu bauen. Und zwar so, dass diese vollständig auf meine persönliche Arbeitsweise und meine Anforderungen abgestimmt ist.

Ziel war, unterwegs so wenig wie möglich an Eingaben machen zu müssen. Texte eingeben nur wenn sie wirklich individuell erforderlich sind, ansonsten alles per Auswahlfenster wählbar. Alles was nur geht soll automatisiert ablaufen. Keine Eingabe soll irgendwo doppelt gemacht werden müssen. Warnungen sollen bei unlogischen Eingaben erscheinen usw. Am Ende sollen alle Berichte, Protokolle, Checklisten als PDF Berichte für die Kunden und mein Büro herauskommen.

Mittlerweile ist weit mehr in der Anwendung enthalten als ich hier vorstellen kann. Von automatisierter Reisekostenabrechnung inkl. Spesenberechnung für alle möglichen EU Länder und Bericht für das Finanzamt (Steuerprüfung grad damit bestanden), Rechnungserstellung, Buchhaltung (im Aufbau), Lagerverwaltung mit Bestandskontrolle, Kundenverwaltung mitsamt derer technischen Anlagen, Protokolle aller Art, Foto Berichte, Checklisten für Inbetriebnahmen, Wartungen usw.

Das Tool nimmt mir mittlerweile nahezu alles an bürokratischer Arbeit ab wofür ich früher den gesamten Freitagnachmittag oder Samstag Vormittag benötigt hatte. In wenigen Minuten ist die gesamte Woche fix und fertig abgearbeitet. Wenn ich unterwegs im Hotel Langeweile habe oder im Stau stehe kann ich es auch auf dem iPad alles abschliessen und muss im Büro gar nichts mehr machen.

Die Rechnungsstellung könnte das Tool auch gleich erledigen, bei mir geht das aber z.Zt. alles in eine andere Anwendung, daher wird auf dem Screen 3 die Rechnung als Vorlage dargestellt die nur noch 1:1 übertragen werden muss. Vielleicht geht hier mal was über eine API Anbindung zu Lexoffice, muss ich mal schauen.

 

Da ich während meiner Einsätze immer häufiger gefragt werde woher ich diese Lösung habe und wo man die herbekommt, versuche ich grad eine Version davon zu bauen die ich weiter geben kann. Was nicht ganz so einfach ist, da ich zwar die Datenbank nun in Ninox für Dritte verschliessen kann, dann aber der Anwender nicht mehr an bestimmte wichtige Einstellungen heran kommt um die Lösung an seine Belange anzupassen. Da wird noch Einiges an Tüftelarbeit erforderlich sein.

 

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Sieht sehr gut aus, danke für's Zeigen. 👍

 

Die Herausforderung mit der Weitergabe habe ich bei meiner Lösung auch noch nicht gemeistert. Da stellen sich im Detail dann doch viele Fragen, weshalb ich irgendwann dazu übergegangen bin, parallel eine eigenständige DB zu entwickeln und für eine möglichst flexible Nutzung zu "neutralisieren". Aber das ist eher "Hobby" und wird dementsprechend auch noch eine Weile dauern.

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Da komme ich wohl auch nicht so bald dazu weil mir immer neue Dinge für meine eigene Sache einfallen. Heute habe ich es geschafft die Kontoauszüge meiner Bank in Ninox zu importieren die ich aus dem Onlinebanking meiner Bank exportieren kann. Damit wird das nächste Ziel eine soweit wie mögliche automatisierte Belegerfassung zu realisieren. Da gibts eine Menge "wenn, aber, und oder usw."

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Nicht nur, dass man selber ständig neue Ideen entwickelt, auch bei Ninox kommen ja regelmäßig neue Funktionen hinzu, die man auch gerne noch einbauen möchte. Ein Teufelskreis ... ;)

 

Viel Erfolg beim Optimieren und Weiterentwickeln deiner Lösung!

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Hi,

super Use-Case den du da hast. Können wir mit dir eine Success-Story (pdf und blog post) machen? Schreib uns einfach eine Email an support@ninoxdb.de

Gruß Emanuel

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Hallo Emanuel... Ich melde mich die Tage mal, ich habe die Woche eine Menge um die Ohren. Und die Anwendung wächst zur Zeit schneller und mehr als ich das vorher gedacht hatte. Daher sollte man mit Success und so vielleicht noch ein paar Tage warten bis die Kernbausteine auch alle drin sind.

Ich male mir schon selber Werbeprospekte, damit ich selber noch weiss was das Ding mittlerweile alles kann:

Und selbst das ist schon wieder nicht mehr aktuell weil schon wieder Neues drin ist.

Aus einer einstmals simplen "Formularausfüllhilfe" ist ein ziemlich komplexes Ding geworden, welches ich aber dank Ninox guter Logik immer noch überschaue. Auch wenn Ninox ein paar Tools zur Strukturierung und Kommentaren etc. für den "Programmierer" fehlen. Bei grösseren Projekten wird die Felderliste in den Einstellungen so lang, dass man sehr mühsam die Stellen findet die man sucht. Aber das ist ein Thema für die Anregungen.

Zu meinem Tool:

Mittlerweile erledigt es nahezu alles was ich wollte von allein und alles mit nur den nötigsten Datenerfassungen. Einmal ein Wert erfasst muss ich den nirgendwo mehr nochmal erfassen. Selbst das integrierte Reisekostentool sucht nach evtl. Aufträgen und anderen Faktoren und dort nach den Orten, Zeiten und ob man dort wirklich war etc. Schon sind die lästigen Reisegründe für die Jahressteuererklärung von allein eingetragen.

 

Parcelbooker:

Lagerbestandsverwaltung die automatisch abbucht was man aus dem Fahrzeug entnimmt ist ja schon Standard. Neu ist, dass auch die Zugänge nun erfasst werden. In meiner Branche schicken meine Auftraggeber die Ersatzteile wild per Paket zu einem und man ist selten zu Hause um diese Ware anzunehmen.

Das kann aber nun mit dem integrierten "Parcelbooker" jeder freundliche Helfer für einen erledigen der die Pakete z.B. annimmt. Dieser braucht nur ein Pad oder iPhone (mit Zugang zur Ninox DB) und kann die Teile schnell und simpel einbuchen. Ich bekomme dann eine email über den Vorgang und was da für Teile gekommen sind. SendMail sei Dank :-)

So muss ich meine lieben Paketannahme Helfer gar nicht ständig anrufen (oder die mich) ob was gekommen ist sondern erfahre es dann wenn es soweit ist. So kann ich die Rücktour schon gleich so steuern, dass ich dort vorbei fahre und den Kram dann endgültig ins Fahrzeug werfe.

 

Oder die automatische Reverse Charge Berechnung bei der EU Umsatzsteuer:

Was viele nicht wissen: In einigen Dienstleistungsbranchen gilt die simple Regel: "Ist der Rechnungsempfänger im EU Ausland wird keine Ust. ausgewiesen (Reverse Charge Verfahren)" nicht. Wäre auch zu einfach gewesen. Stattdessen gibt es zig Ausnahmen davon, in denen trotzdem die Umsatzsteuer in DE abgeführt werden muss. Je nachdem wo der Rechnungsempfänger in der EU sitzt, wo in der EU der Dienstleistungsort und die Art der Dienstleistung war. Höchst kompliziert, da steigen selbst die Finanzämter nicht mehr durch.

Für mich überprüft das nun meine Ninox App alles automatisch nur aufgrund meiner eh durchgeführten Eingaben. Aus all den Kombinationsmöglichkeiten wird das korrekte Besteuerungsverfahren gewählt und angewendet. Zusätzlich immer mit ausreichend Warnhinweisen, damit man sensibilisiert bleibt dafür.

Eine ähnliche Berechnung wird auch mit den EU Spesensätzen für die Verpflegungskostenpauschale automatisch durchgeführt. Kein Suchen in Tabellen welcher Satz wann wo gilt. Die Anwendung ermittelt das komplett selber. Einmal im Jahr muss man nur die EU Spesensätze anpassen in der Ninox Einstellungstabelle falls die Sätze sich geändert haben sollten.

 

Tip & Tap:

Dass man in meiner Auftragsverwaltung die Stunden z.B. per Auswahlfeld auswählen kann und wofür ich hier im Forum anfangs Unverständnis geerntet habe, hat ebenfalls einen handfesten Grund: Dreck! Denn arbeitet man draussen auf Baustellen, an Anlagen usw. ist es selten so gemütlich wie am Schreibtisch. Je weniger man dann Zahlen, noch dazu mit Komma eintippen muss umso besser. Es ist dann einfacher und fehlerfreier ein Auswahlfeld auszuklappen und die passende Zeit einfach auszuwählen. (Da man in Ninox noch keine einmal konfigurierten Felder kopieren kann, war es eine Heidenarbeit für zig dieser Auswahlfelder je 24x4 Einträge manuell zu erstellen, mit Icons zu versehen usw.)

 

Wie auch immer. Dank Ninox habe ich jetzt schon eine (immer weiter wachsende) Anwendung, die erstaunlich gut ist und sich so langsam auch Andere dafür interessieren. Dies ist aber wegen einer noch fehlenden Features in Ninox nicht so einfach . Eine "Ninox App" zu vertreiben erfordert noch einige Voraussetzungen in Ninox selber meine ich. Entweder muss man alles offen lassen (schlecht - auch für Gewährleistungsdinge) oder aber der Endanwender kommt an einige elementare Dinge nicht selber heran (ebenfalls schlecht).

 

Hier wärt Ihr sicher gut beraten, dass in diese Richtung gedacht wird, dass Ninox nicht nur Leute interessant ist die selber eine DB bauen wollen. Sondern dass auch Anwender Ninox Anwendungen erwerben die andere programmiert haben. Und dann muss die Ninox Anwendung geschützt gegen Zugriff auf den Code und die Innereien sein. Am Ende profitieren alle, denn die meisten werden die Ninox Cloud nutzen und alle eine Ninox Lizenz erwerben müssen.

Soo... Bis die Tage, melde mich!

 

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Achso: Das noch quietschbunte Design der Anwendung wird nach und nach in ein gefälligeres Design gewandelt.  Ich habe einfach bei jedem neuen Abschnitt mal andere grafische Spielereien ausprobiert die ja nun endlich möglich sind. Die Kombinationen die mir am besten gefallen werden dann im Endprodukt landen. Sollte es das je geben.

E

Hallo, besteht die Möglichkeit die Mobile Auftragsverwaltung für den technischen Service als Vorlage zu erhalten? 

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Noch nicht, da es sehr auf einen bestimmten Workflow und eine bestimmte Branche ausgelegt ist. Aber ich bin dabei auch eine "allgemein einsetzbarerer" Variante zu erstellen da ich immer mehr Anfragen erhalte.

Die "Vorlage" wäre auch mittlerweile ein sehr undurchschaubares Geflecht aus unendlich vielen Scripten und Codes in den Feldern die alle voneinander abhängen. Da würde sich niemand zurechtfinden zur Zeit. Der User Copytexter hat es schon beschrieben: Eine für Dritte nutzbare Version ist nicht so ganz leicht zu bauen, da man viele Dinge die für einen selber logisch sind für andere erst anpassen muss. Allein schon um die verschiedenen Einstellungen für seinen Betrieb anzupassen muss man sich etwas hineinknien. Aber ich bin dabei und es sieht auch vielversprechend aus, dass da was Brauchbares heraus kommt.

 

Updates:

Die letzten Tage sind noch einige Features dazu gekommen:

Zusatz PDFs. Neben dem normalen PDF Auftragsschein wirft die Anwendung nun auch automatisch zusätzliche Protokolle als PDF mit an die Empfänger raus. Und zwar abhängig davon ob man sie auch benutzt hat. Man hat die Auswahl aus einigen verschiedenen Protokollen wie Checklisten, Fotoberichten, Besuchsprotokollen usw. Was man eben so benötigt in seinem Betrieb. Falls nichts drin steht, wird das entsprechende PDF gar nicht erst angehangen. Vermeidet das versenden von leeren Formularen an die Kunden. Ninox erkennt das alles selber und hängt nur die wirklich benötigten PDFs an die Kundenmail. Selber kümmern muss man sich da nicht mehr drum.

Von JEDEM versandten Auftrag, Rechnung usw. wird immer eine Kopie an einen selber versandt. Nur so lässt sich überhaupt erkennen ob Ninox die Dinge wirklich verschickt hat und das Send Modul seine Arbeit wirklich getan hat. Von den Aufbewahrungspflichten abgesehen hat man so auch noch ein weiteres Backup seiner wichtigsten Dokumente im (verschlüsselten) Mailspeicher.

 

Automatische Überführung in eine Rechung vom Auftrag aus. Sobald ein Auftrag abgeschlossen und an den Kunden versendet wurde, kann die Rechnung generiert werden. Diese kann dann im Rechnungsmodul entweder noch weiter bearbeitet, noch zusätzliches Zeug berechnet oder einfach gleich auf Knopfdruck so wie sie ist an den Empfänger abgesendet werden. Spart derart viel Zeit, dass ich grad nach einem neuen Hobby suche für die viele freie Zeit die ich dadurch spare :-)

Natürlich wird man ständig über Statusmeldungen über alles auf dem Laufenden gehalten. Man erkennt sofort ob ein Auftrag noch offen oder bereits an den Kunden zurück gemeldet wurde. Ebenso bei den Rechnungen. Ob sie nur generiert wurde oder schon abgesendet oder auch bezahlt wurde. Zur Sicherheit wird auch immer die Mailadresse angezeigt wer welche PDF erhalten hat (auch schon VOR dem versenden). Falls da mal was in den Einstellungen oder bei den Kundendaten verrutscht erkennt man sofort, dass die falsche Person im Versand steht und kann handeln bevor 100 Rechnungen an den falschen Empfänger gehen.

 

Lagerverwaltungsmodul bearbeitet. Neben dem automatischen abbuchen von Lagerteilen, ist nun auch das aufbuchen - auch durch Dritte! - möglich. Sehr praktisch für Einzelkämpfer bei denen freundliche Helfer zum Beispiel die Pakete mit den frischen Ersatzteilen annehmen. Diese können das auf ihrem iPad oder iPhone einfach in das entsprechende Ninox Anwendungsmodul eingeben. Man selber erhält dann automatisch eine Info Mail mit den Angaben was da neu angekommen ist. Die Teile werden natürlich auch dem Lagerbestand gleich wieder aufgebucht. Man muss sie nur noch beim freundlichen Paketannehmer abholen fahren bei nächster Gelegenheit. Spart viele Anrufe und Nachfragen ob oder dass Pakete angekommen sind usw.

 

Und noch endlos viele kleinere Dinge und Helferlein die mittlerweile in die Anwendung geflossen sind, dass sie mir so schnell gar nicht alle einfallen. Die Anwendung ist seit Monaten im realen Einsatz und mit den neuen Features auch bei anspruchsvollen Industriekunden und Landeseinrichtungen wie Behörden, Bundeswehr usw. schon verwendet worden. Diese legen besonderen Wert auf gute und saubere Dokumentation über das was man dort geleistet hat. (Und was die Datensicherheit in diesen Fällen angeht: Es handelt sich in meinen Fällen nicht um geheime Daten oder sonst ein sensibles Zeug!) Alles was die Finanzämter als aufbewahrungspflichtig ansehen muss man halt irgendwie verarbeiten sonst würde sich gar nichts mehr bewegen.

 

 

 

 

 

 

 

• "Hausmeister Button" Diesen Button habe ich so getauft weil ich oft Aufträge von Hausmeistern, Haustechnikern u.ä. unterschreiben lasse. Diese sind in den meisten Fällen nicht direkt der Auftraggeber aber haben m.M. nach ein Anrecht auf eine Kopie dessen was sie unterschrieben haben. Wenn der Unterzeichner seine e-mail Adresse in einem Feld neben dem Unterschriftenfeld einträgt, erhält er automatisch eine spezielle Version der PDF Dokumente. In meinem Falle z.B. ohne die Fahrtzeiten, da diese für diese Personengruppe nicht relevant sind. In anderen Fällen wären dort z.B. keine Preise mit drauf usw. Endlich hohe Zufriedenheit, weil sie sofort alles Dokumenten im eigenen Postfach haben.

 

Es geht weiter!

Also noch etwas Geduld, es wird an einer universelleren Version gearbeitet. Das war so nicht geplant. Aber das doch vorhandene Interesse auch bei den Kunden die ich damit ja notgedrungen schon beim Unterschrift abholen konfrontiere bestärkt mich dann darin, dass ich mir diese Arbeit wohl aufhalsen sollte. Und Arbeit war es bis hierher reichlich.

 

 

 

 

W

Hallo Pyromixer, wie löst Du das mit dem automatischen Lagerbestand und dem buchen mittels Iphone?

Funktioniert das auch mit dem Barcodescan oder mußt Du dies händisch per Auswahlfeld machen?

Gruß  waldmoped

 

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