Cómo crear y mantener su propia base de datos de clientes

Acabe con el papeleo y el caos de Excel. Una base de datos de clientes cuidadosamente documentada no sólo facilita a las pymes la gestión de contactos, sino también la colaboración en equipo. Deja de dejar que las ventas se te escapen de las manos por falta de transparencia y gestiona el historial de tus clientes en una base de datos centralizada.

¿Qué es una base de datos de clientes?

Los datos de contacto y otra información sobre los clientes de una empresa se almacenan de forma centralizada en una base de datos de clientes. Además de los datos de contacto, también se registran los registros de llamadas, contratos, consultas y peticiones de los clientes. Se trata, por tanto, de un componente esencial de la gestión de las relaciones con los clientes (CRM). Los datos pueden utilizarse para evaluar cifras clave y oportunidades de venta.

Hojas de cálculo: un riesgo para la gestión de clientes

Aunque la mayoría de los equipos de ventas de hoy en día piensan en un sistema CRM completo cuando piensan en una base de datos de clientes, la gestión de clientes todavía se realiza a veces utilizando carpetas físicas u hojas de cálculo de Excel. Aunque esto es posible para una base de clientes muy pequeña, no es recomendable.

Gestionar los datos de los clientes en una hoja Excel es demasiado propenso a errores: Si se almacena la información de contacto en una hoja de cálculo Excel, pueden perderse datos importantes. Debido a la falta de derechos de usuario, todos los empleados de ventas tienen acceso a los datos y pueden hacer cambios no deseados. A medida que aumenta el número de clientes, el manejo de los datos en hojas de cálculo se hace cada vez más complicado. Además no son intuitivas y es difícil vincularlas entre sí y con otros datos. Esto las hace muy propensas a errores.

Una base de datos de clientes ofrece estas ventajas

Los datos de los clientes son un activo valioso y deben tratarse como tal. Una gestión y un almacenamiento descuidados no sólo suponen la pérdida de negocios valiosos, sino que también pueden molestar a sus contactos. Con la ayuda de una base de datos de clientes digital o un CRM podrá:

• almacenar los datos de los clientes digitalmente, de forma centralizada y cumpliendo con la GDPR.
• trabajar en equipo disponiendo de los derechos de usuario adecuados.
• gestionar y distribuir tareas de forma eficiente.
• beneficiarse de un proceso de ventas másproductivo.
• evitar que las consultas o solicitudes de sus clientes caigan en elen el olvido
• reforzar la fidelidad de los clientes y aumentar al mismo tiempo el todo su potencial comercial.
• conocer todo momento el historial del cliente y poder ofrecer a sus clientes el asesoramiento idóneo.
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Base de datos CRM estándar o bajo código: elige lo que tu empresa necesita

La mayoría de las empresas utilizan un software CRM estándar para gestionar los datos de sus clientes de forma sencilla y segura. Esto tiene la ventaja de que permite introducir contactos en una máscara, vincularlos a tareas e incluso implementar automatizaciones. Sin embargo, la principal desventaja de este tipo de herramientas es que han sido desarrolladas para un uso estándar por parte de un gran número de empresas; en otras palabras, la solución puede utilizarse de forma universal, pero no está adaptada a procesos de trabajo o necesidades específicas.

Las pequeñas y medianas empresas necesitan soluciones CRM que puedan personalizarse con flexibilidad.

Con una plataforma de bajo código, como es el caso de Ninox, su base de datos y su solución CRM es totalmente personalizable. Puede crear una base de datos de clientes a partir de una plantilla de datos maestros con un simple clic y puede personalizarla fácilmente para adaptarla a las necesidades de su empresa:  implemente campos personalizados, sus propias categorías y determinadas funciones de automatización, sin necesidad de conocimientos de programación. Gracias al editor visual, la función "arrastrar y soltar" facilita incluso a los principiantes la personalización de un sistema de gestión de contactos que se adapte a las necesidades de su empresa o su departamento.

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Crear una base de datos de clientes: CRM adaptado exactamente a mis necesidades

La información que desea mostrar en su CRM depende en gran medida de la industria en la que opera su empresa. Si bien las empresas de construcción no pueden prescindir de un informe de aceptación o un diario de construcción, los bufetes de abogados también necesitan un módulo de registro del tiempo. Para poder utilizar su base de datos de clientes de forma rentable, primero debe responder a las tres preguntas siguientes:

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• ¿Qué datos desea recopilar? (detalles de contacto, datos demográficos, datos de compras, datos específicos de la industria)
• ¿Cómo desea recopilar los datos? (feria comercial, formulario de contacto, pedidos, llamadas en frío)
• ¿Qué solución de CRM se adapta a sus necesidades? (herramienta CRM lista para usar o gestión de contactos flexible)
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1. Seleccione un CRM personalizado

El primer paso es elegir una solución CRM. Con Ninox, por ejemplo, puede elegir entre plantillas listas para usar que puede usar directamente o una base de datos vacía que puede configurar de acuerdo con su proceso de ventas individual.

2. Cree y administre datos de contacto

Tan pronto como se ponga en contacto con un cliente potencial, introduzca todos los datos relevantes en su sistema CRM. Con la ayuda de las interfaces, también puede hacer que los datos se introduzcan automáticamente en la base de datos, por ejemplo, tan pronto como un cliente haya completado el formulario de contacto de su sitio web.

3. Amplíe e individualice la gestión de contactos

Cuanto más sofisticados sean sus procesos de ventas y marketing, más completo podrá diseñar su base de datos de clientes. Agregue nuevos campos de datos a su base de datos de forma intuitiva y determine usted mismo qué información desea recopilar. En algunos casos, la información se obtiene durante el flujo de trabajo o, durante la interacción con el cliente, te das cuenta de que faltan campos importantes del historial de contactos. Solo tienes que añadirlos y crear una herramienta de CRM que sea 100 por cien adecuada para tu empresa.

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Conclusión: más oportunidades de venta con una base de datos de clientes

Con una base de datos digital de clientes, puede almacenar y administrar la información importante de los clientes en una ubicación central. Por un lado, fortalece el vínculo con sus clientes y, al mismo tiempo, aumenta el número de oportunidades de venta. Para no tener que hacer concesiones, la mejor solución es una base de datos flexible y con poco código.

Si está buscando una solución completa para todos los procesos, desde el contacto inicial con el cliente hasta la recepción del pago, un CRM que cubra todos los procesos desde el pedido hasta el cobro, entonces debería conocer nuestro nuevo Ninox CRM, que va más allá de una base de datos de clientes e incluye elementos estratégicos como el análisis y mejora de relaciones, no solo almacenamiento. Ninox CRM es una solución integral para la adquisición, el soporte y la retención de clientes, así como para los procesos posteriores de ventas y finanzas internas. Al mismo tiempo, se beneficia de las ventajas de la tecnología de bajo código, ya que la base sigue siendo la plataforma de bajo código de Ninox.