Herausforderungen ohne die Personalstammdaten-Vorlage

Unternehmen, die keine Personalstammdatenblatt-Vorlage verwenden, stehen oft vor erheblichen Herausforderungen. Die Verwaltung von Mitarbeiterdaten ist zeitaufwendig und fehleranfällig, da Informationen oft an verschiedenen Orten gespeichert sind. Ohne eine zentrale und sichere Ablage kann es leicht zu Datenverlust oder -missbrauch kommen. Zudem erschwert die dezentrale Datenverwaltung die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen, was zu rechtlichen Problemen führen kann. Die manuelle Verwaltung und Aktualisierung von Stammdaten kostet wertvolle Zeit, die in strategische HR-Aufgaben investiert werden könnte.

Ohne die Personalstammdaten-Vorlage müssen Unternehmen häufig auf verschiedene Tools und Systeme zurückgreifen, um alle notwendigen Informationen zu sammeln und zu aktualisieren. Dies führt nicht nur zu Verwirrung und Ineffizienz, sondern erhöht auch das Risiko von Inkonsistenzen und Fehlern in den Daten. Darüber hinaus ist die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen erschwert, da ein gemeinsames System fehlt, auf das alle zugreifen können. Dies kann zu Kommunikationsproblemen und Verzögerungen bei der Bearbeitung von HR-Prozessen führen.

Personalstammdaten-Vorlage: Ihre zentrale Lösung

Die Personalstammdaten-Vorlage bietet eine umfassende Lösung zur Verwaltung aller relevanten Mitarbeiterdaten. Mit dem Dashboard erhalten Sie einen sofortigen Überblick über den Status Ihrer Mitarbeiter, einschließlich aktiver Mitarbeiter, Mitarbeiter im Onboarding-Prozess sowie Mitarbeiter in Aus- oder Elternzeit. Zudem zeigt das Dashboard wichtige Events wie Geburtstage und Arbeitsjubiläen in einer übersichtlichen Tabellenansicht an.

Ein weiteres Highlight der Personalstammdatenblatt-Vorlage sind die Kreisdiagramme, die eine visuelle Darstellung der Mitarbeiter nach Beschäftigungsart und Geschlecht bieten. Diese Diagramme ermöglichen es Ihnen, schnell einen Überblick über die Zusammensetzung Ihrer Belegschaft zu erhalten und fundierte Entscheidungen zu treffen. In der Tabellenansicht können Sie zudem auslaufende Verträge sowie Kosten nach Mitarbeiter, Abteilung oder Team einsehen, was Ihnen bei der Budgetplanung und -überwachung hilft.

Im Modul Mitarbeiter können Sie neue Mitarbeiter hinzufügen, wichtige Dokumente hochladen und Gehaltsinformationen verwalten. Sie haben die Möglichkeit, Angaben zu Kindern und Kostenstellen zu hinterlegen, um eine umfassende Personalakte zu erstellen. Die Vorlage erleichtert es Ihnen, alle relevanten Daten an einem Ort zu speichern und bei Bedarf schnell darauf zuzugreifen.

Die Einstellungen der Personalstammdaten-Vorlage ermöglichen es Ihnen, Ihr Firmenlogo, die Adresse und Fußzeilen für Ihre Dokumente zu definieren. Sie können die nötigen Abteilungen, Kostenstellen, Standorte und Teams festlegen, um die Vorlage an die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens anzupassen. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Daten korrekt und einheitlich erfasst werden.

Administratoren haben zudem Zugriff auf das Admin-Modul, das nur im Bearbeitungsmodus sichtbar ist. Hier können Sie alle Datumseingaben zurücksetzen, um die korrekte Anzeige von Beispieldaten zu gewährleisten. Es wird empfohlen, das Feld "Alle Datumseingaben zurücksetzen" sowie die damit zusammenhängende Funktion unter Optionen > Trigger nach Öffnen zu löschen, um Ihre eingetragenen Datumseingaben zu schützen.

Nutzung der Vorlage

Um die Personalstammdaten-Vorlage zu verwenden, klicken Sie auf "Vorlage testen". Im nächsten Fenster müssen Sie sich mit einer E-Mail-Adresse und einem Passwort registrieren, indem Sie auf "Jetzt starten" klicken. Wenn Sie bereits Ninox nutzen, loggen Sie sich mit Ihren Daten ein. Sie erhalten dann eine E-Mail, die Sie bestätigen müssen. Klicken Sie auf den Link in der E-Mail, um auf die Software zuzugreifen. Das Symbol mit dem Namen "Database" ist die Vorlage, die Sie nun 30 Tage lang kostenlos nutzen können. Weitere Vorlagen können Sie durch Klicken auf "Neue Datenbank" im Workspace auswählen.

Warum Ninox und die Personalstammdaten-Vorlage Zeit sparen

Die Nutzung von Ninox und der Personalstammdatenblatt-Vorlage spart Ihnen erheblich Zeit. Erstens, die zentrale Verwaltung aller Mitarbeiterdaten bedeutet, dass Sie nicht mehr zwischen verschiedenen Systemen wechseln müssen, um relevante Informationen zu finden. Alles, was Sie benötigen, ist an einem Ort gespeichert und leicht zugänglich.

Zweitens, die automatisierten Funktionen und benutzerfreundlichen Schnittstellen reduzieren den manuellen Aufwand erheblich. Sie können wiederkehrende Aufgaben automatisieren und somit Fehler minimieren, die bei manueller Eingabe häufig auftreten. Dies führt zu einer höheren Genauigkeit und Effizienz in Ihren HR-Prozessen.

Drittens, die Möglichkeit, alle Daten in Echtzeit zu aktualisieren und zu überwachen, stellt sicher, dass Sie immer über den aktuellen Stand informiert sind. Dies erleichtert die Planung und Entscheidungsfindung, da Sie jederzeit auf aktuelle und genaue Daten zugreifen können. Dies ist besonders wichtig bei der Verwaltung von Verträgen und Budgetüberwachung.

Insgesamt ermöglicht Ihnen Ninox und die entwickelte Personalstammdaten-Vorlage, sich auf strategische Aufgaben zu konzentrieren, anstatt Zeit mit administrativen Tätigkeiten zu verbringen. Die Vorlage bietet Ihnen alle Werkzeuge, die Sie benötigen, um Ihre HR-Prozesse zu optimieren und effizienter zu gestalten. Durch die Nutzung dieser zentralen und sicheren Lösung können Sie die Produktivität Ihres Teams steigern und gleichzeitig sicherstellen, dass alle Daten korrekt und gut organisiert sind.