Virginie Taborowski
Content-Spezialistin
Dernière mise à jour le
31.3.25
Best Practice
Numérisation des factures : cadre légal et guide pratique
6
min
Inhaltsverzeichnis
- Pourquoi la numérisation des factures est-elle importante ?
- Les principaux avantages de la numérisation des factures
- Diese Rechnungsarten können digitalisiert werden
- La numérisation des factures entrantes est-elle juridiquement contraignante ?
- Rechnungen digitalisieren: Finanzamt-Anforderungen und Aufbewahrungspflicht
- Digitalisez les factures sortantes et entrantes avec Ninox : voici comment
- Conclusion : Limitez le flux de papier grâce à des factures numérisées
La numérisation des factures représente une étape essentielle pour optimiser vos processus métier tout en respectant les exigences légales. De la réduction des coûts à l’amélioration de l’efficacité, l’automatisation du traitement des factures offre de nombreux avantages aux entreprises.
Dans cet article, nous vous présentons les bénéfices clés de la numérisation des factures et vous expliquons comment la mettre en œuvre concrètement.
Pourquoi la numérisation des factures est-elle importante ?
La numérisation des factures est cruciale car elle augmente l'efficacité, réduit les coûts et rationalise les processus. Grâce au traitement automatisé des factures, les entreprises peuvent gagner du temps, minimiser les erreurs et garantir une comptabilité plus transparente.
La numérisation permet également un accès plus rapide aux données importantes et favorise la conformité aux exigences légales.
Vous êtes à la recherche d'un Logiciel pour rédiger numériquement des factures? Vous trouverez des conseils à ce sujet ailleurs sur notre blog.
Les principaux avantages de la numérisation des factures
Un processus de facturation numérique automatisé présente d'innombrables avantages à tous les niveaux de l'entreprise. Les employés peuvent se concentrer sur des tâches plus importantes et, grâce au bon logiciel, la direction n'a pas à se soucier des obligations de stockage.
Nous allons vous présenter les autres avantages de la numérisation des factures :
Gain de temps :
La comptabilité passe un temps incroyable à écrire, à vérifier ou même à rechercher des factures. L'archivage numérique vous permet de gagner beaucoup de temps car vous n'avez plus à feuilleter des dossiers papier. Les fonctionnalités d'automatisation permettent également d'économiser de précieuses ressources lors de la création et de la vérification. Dans le même temps, les fonctions de recherche de l'outil logiciel permettent de récupérer plus rapidement les factures.
Gain de place :
La comptabilité numérique est stockée dans un cloud et ne nécessite donc plus de dossiers de fichiers. Cela permet d'économiser de l'espace dans le bureau.
Sécurité :
Les factures numériques sont mieux protégées contre les accès non autorisés et les influences externes. Alors que les factures papier sont souvent transportées au bureau (voire à l'extérieur), la protection des données en souffre. Des facteurs physiques tels que les incendies, les tempêtes ou d'autres catastrophes peuvent également détruire les factures papier.
Indépendance en matière de localisation :
Vous disposez généralement également d'un accès mobile à un outil logiciel. Cela signifie que vous n'êtes pas lié à un lieu lorsque vous souhaitez consulter une facture. Cela peut également parfois améliorer la relation avec les clients, par exemple si vous pouvez éliminer les malentendus potentiels directement lors d'un rendez-vous avec un client.
Économies de coûts :
Avec le traitement numérique des factures, vous économisez sur les frais de personnel d'une part, et d'autre part, vous économisez de l'argent sur les fournitures de bureau. En consommant moins de papier, vous contribuez par la même occasion à la protection de l'environnement.
Efficacité et structure :
Les solutions logicielles de numérisation des factures sont conçues pour structurer au maximum votre comptabilité. Vous pouvez trouver les factures plus rapidement, les payer automatiquement et ne pas avoir à vous occuper de tâches de routine ennuyeuses. En particulier un Programme de facturation avec interface DATEV peut améliorer considérablement votre efficacité.
Ces types de factures peuvent être numérisés
Un bon logiciel de facturation vous aide à numériser correctement tous les types de factures. Qu’il s’agisse de factures entrantes, sortantes ou au format papier, chaque type a ses spécificités.
Numériser des factures entrantes
Les factures entrantes sont celles que vous recevez de la part d’un fournisseur ou prestataire.
Si vous recevez la facture au format numérique, vous devez la conserver dans le même format que celui dans lequel elle vous a été envoyée.
Numériser des factures sortantes
Pour envoyer des factures numérisées, un outil comme Ninox est idéal. Les factures peuvent être créées et archivées automatiquement de manière sécurisée.
Grâce à l’intégration de Ninox avec DATEV, vos factures sont conformes aux exigences GoBD et peuvent être transmises directement à votre cabinet comptable ou à l’administration fiscale.
Numériser des factures papier
Pour numériser une facture papier, vous avez besoin d’un scanner ou d’une application de capture de justificatifs. Afin que cette facture soit réellement conforme aux exigences légales, il est impératif de respecter une documentation de procédure.
Les logiciels de comptabilité modernes prennent généralement cette étape en charge automatiquement. Ce n’est qu’après avoir respecté toutes les conditions que vous pouvez légalement détruire la facture papier.
Sinon, vous devez conserver l’original en version papier pendant la durée légale.
Conditions à remplir pour pouvoir détruire une facture papier scannée
- La facture doit être parfaitement lisible
- Le fichier doit reproduire fidèlement toutes les informations de la version papier
- Le document doit être conservé selon les normes légales et resté disponible en cas de contrôle
- Il doit être stocké de façon conforme aux exigences GoBD
La numérisation des factures entrantes est-elle juridiquement contraignante ?
Uniquement si les factures Principes d'un système comptable informatisé approprié conformes (en bref : si vous êtes conforme à GODB), ils sont considérés comme juridiquement valides. Concrètement, cela signifie que les factures numérisées doivent être indexées afin de pouvoir faire l'objet d'un contrôle fiscal.
Le GoBD réglemente également l'exactitude, l'exhaustivité, la sécurité et la clarté des factures numériques. En outre, vous garantissez également l'authenticité et l'intégrité des factures.
Lorsque les factures sont scannées, il est donc nécessaire de garantir la documentation procédurale. Afin de se conformer à la documentation procédurale, les entreprises doivent s'appuyer sur un logiciel de facturation et de comptabilité conforme au GOBD.
Rechnungen digitalisieren: Finanzamt-Anforderungen und Aufbewahrungspflicht
Erfüllen Sie die Regelungen des Bundesfinanzamtes nicht, drohen rechtliche Konsequenzen. Beispielweise wird bei einer eingescannten Rechnung ohne Verfahrungsdokumentation die Vorsteuer nicht anerkannt. Zur Verfahrungsdokumentation gehört beispielsweise, dass Sie erfassen, wer die Rechnung wann digitalisiert hat.
Eine weitere wichtige Verpflichtung vom Finanzamt ist es, Eingangs- sowie Ausgangsrechnungen 10 Jahre lang aufzubewahren. Das gilt sowohl für Papier- als auch für digitale Rechnungen. Achten Sie deshalb bei der Auswahl Ihres Buchhaltungssystems darauf, dass es sich um eine zukunftssichere Lösung handelt.
Digitalisez les factures sortantes et entrantes avec Ninox : voici comment
Vous souhaitez numériser efficacement votre processus de facturation ? Avec Ninox, le processus est simple.
Digitalisez les factures entrantes avec Ninox
Commencez par importer vos factures entrantes dans le système Ninox ou saisissez-les manuellement. En vous permettant de personnaliser les modèles de factures dans Ninox, vous pouvez vous assurer que toutes les informations pertinentes sont correctement saisies.
Les options d'intégration de Ninox à d'autres systèmes, tels que les outils de gestion des e-mails et des documents, vous permettent de capturer automatiquement les factures entrantes et d'optimiser le flux de travail.
Utilisez les fonctions pour attribuer automatiquement des factures aux fournisseurs ou aux projets afin de simplifier davantage le processus. Grâce à l'archivage conforme à la norme GOBD et à la gestion sécurisée de vos données de facturation dans Ninox, vous pouvez numériser les factures entrantes de manière efficace et conforme à la loi.
Digitalisez les factures sortantes avec Ninox
Pour numériser votre facture sortante, utilisez le modèles de factures personnalisés dans Ninoxpour créer des factures professionnelles et sur mesure.
Grâce à l'interface DATEV de Ninox, vous pouvez transférer facilement les factures que vous avez créées vers votre système comptable et vous assurer que toutes les exigences fiscales et légales sont respectées.
Vous pouvez suivre l'état de vos factures envoyées et définir des rappels pour vous assurer que les paiements sont reçus à temps. L'archivage automatique des factures générées permet une administration efficace et un accès rapide à tous les documents pertinents.
Conclusion : Limitez le flux de papier grâce à des factures numérisées
La numérisation des factures offre de nombreux avantages aux entreprises, qu'il s'agisse de gagner en efficacité ou de réduire les coûts. En utilisant des outils tels que Ninox, les processus de facturation peuvent être optimisés et le flux de papier réduit. Grâce à des modèles personnalisés, intégration sans faille et des fonctions d'archivage sécurisées permettent à Ninox de gérer vos données de facturation de manière efficace et conformément à la loi. Franchissez le pas vers la numérisation et profitez d'un traitement des factures moderne, durable et efficace.
Et la facture électronique ?
Il existe de nombreuses bonnes raisons pour lesquelles de plus en plus d'entreprises souhaitent numériser leurs processus de facturation. D'une part, il existe des exigences légales telles que la directive européenne 2014/55/UE sur la facturation électronique, d'autre part, de nombreuses entreprises souhaitent simplement des processus plus efficaces. Chez Ninox, nous aimerions vous aider à y parvenir. Dans cet article supplémentaire, nous allons vous montrer comment faciliter au maximum la transition vers la facturation électronique avec Ninox. Laissez-nous vous présenter les points forts de la fonctionnalité de facturation électronique de Ninox : Lire l'article »Facturation électronique avec Ninox : tout ce que vous devez savoir».
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