Virginie Taborowski
Content-Spezialistin
Zuletzt aktualisiert am
22.8.24
Best Practice
Rechnungen digitalisieren: Rechtliche Anforderungen und Leitfaden zur praktischen Umsetzung
6
min
Inhaltsverzeichnis
- Warum ist die Digitalisierung von Rechnungen wichtig?
- Die wichtigsten Vorteile der Digitalisierung von Rechnungen
- Diese Rechnungsarten können digitalisiert werden
- Ist die Digitalisierung des Rechnungseinganges rechtskräftig?
- Rechnungen digitalisieren: Finanzamt-Anforderungen und Aufbewahrungspflicht
- Mit Ninox Rechnungsausgang und Rechnungseingang digitalisieren: So geht’s
- Fazit: Dämmen Sie die Papierflut durch digitalisierte Rechnungen ein
Die Digitalisierung von Rechnungen ist ein bedeutender Schritt zur Optimierung von Geschäftsprozessen und zur Einhaltung rechtlicher Anforderungen. Von der Effizienzsteigerung bis zur Kostenersparnis bietet die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung zahlreiche Vorteile für Unternehmen.
In diesem Beitrag erfahren Sie die wichtigsten Vorteile der Digitalisierung von Rechnungen und, wie Sie diese praktisch umsetzen.
Warum ist die Digitalisierung von Rechnungen wichtig?
Die Digitalisierung von Rechnungen ist entscheidend, da sie Effizienz steigert, Kosten senkt und Prozesse rationalisiert. Durch eine automatisierte Rechnungsverarbeitung können Unternehmen Zeit sparen, Fehler minimieren und eine transparentere Buchhaltung gewährleisten.
Die Digitalisierung unterstützt außerdem einen schnelleren Zugriff auf wichtige Daten und unterstützt die Einhaltung rechtlicher Anforderungen.
Sie suchen nach einer Software, um digital Rechnungen schreiben? Tipps dazu finden Sie an anderer Stelle auf unserem Blog.
Die wichtigsten Vorteile der Digitalisierung von Rechnungen
Ein automatisierter, digitaler Rechnungsprozess schafft unzählige Vorteile auf allen Unternehmensebenen. Mitarbeiter können sich um wichtigere Aufgaben kümmern und die Managementetage braucht sich dank der richtigen Software nicht um Aufbewahrungspflichten sorgen.
Wir zeigen Ihnen, welche Vorteile die Digitalisierung von Rechnungen noch mit sich bringt:
Zeitersparnis:
Die Buchhaltung verbringt unglaublich viel Zeit damit, Rechnungen zu schreiben, zu überprüfen oder gar zu suchen. Eine digitale Archivierung erspart Ihnen viel Zeit, da Sie nicht mehr in Papierordnern herumblättern müssen. Automatisierungsfunktionen sparen außerdem kostbare Ressourcen bei der Erstellung und Überprüfung. Gleichzeitig erleichtern Suchfunktionen im Software-Tool, Rechnungen schneller abrufen zu können.
Platzersparnis:
Ein digitales Rechnungswesen wird in einer Cloud gespeichert und benötigt somit keine Aktenordner mehr. Das spart Platz im Büro.
Sicherheit:
Digitale Rechnungen sind besser vor unbefugtem Zugriff sowie äußeren Einflüssen geschützt. Während Papierrechnungen häufig durchs Büro (oder sogar außerhalb) herumgetragen werden, leidet der Datenschutz. Auch physische Faktoren wie Feuer, Sturm oder andere Katastrophen können Papierrechnungen zerstören.
Ortsunabhängigkeit:
Auf ein Software-Tool haben Sie in der Regel auch mobil Zugriff. Somit sind Sie nicht ortsgebunden, wenn Sie eine Rechnung einsehen möchten. Das kann mitunter auch die Beziehung zu Kunden verbessern, etwa, wenn Sie mögliche Missverständnisse bei einem Kundentermin direkt aus dem Weg räumen können.
Kosteneinsparungen:
Mit einer digitalen Rechnungsabwicklung sparen Sie zum einen Personalkosten, zum anderen sparen Sie Geld für Büromaterialien. Indem Sie weniger Papier verwenden, unterstützen Sie gleichzeitig die Umwelt.
Effizienz und Struktur:
Softwarelösungen für die Digitalisierung von Rechnungen sind darauf ausgerichtet, möglichst viel Struktur in Ihre Buchhaltung zu bringen. Sie finden Rechnungen schneller, zahlen Sie automatisiert aus und müssen sich nicht mit lästigen Routineaufgaben herumschlagen. Vor allem ein Rechnungsprogramm mit DATEV-Schnittstelle kann Ihre Effizienz enorm verbessern.
Diese Rechnungsarten können digitalisiert werden
Ein gutes Rechnungstool hilft Ihnen dabei, alle Rechnungsarten korrekt zu digitalisieren. Denn bei Eingangs-, Ausgangs- und Papierrechnungen gibt es bestimmte Unterschiede zu beachten.
Eingangsrechnungen digitalisieren
Als Eingangsrechnung werden Rechnungen bezeichnet, die Sie als Unternehmen von einem Dienstleister oder einem Lieferanten bekommen.
Erhalten Sie die Eingangsrechnung digital, dann ist es wichtig, dass Sie diese im gleichen Format speichern, indem Sie es zugeschickt bekommen haben.
Ausgangsrechnungen digitalisieren
Um digitalisierte Ausgangsrechnungen zu verschicken, eignet sich ein Rechnungsprogramm wie Ninox. Die Rechnungen werden direkt sicher archiviert.
Die Anbindung von Ninox an das Buchhaltungssystem DATEV sorgt außerdem dafür, dass Ihre Rechnungen GoBD-konform sind und Sie diese direkt an Ihr Steuerbüro oder das Finanzamt übermitteln können.
Papierrechnungen digitalisieren
Möchten Sie eine Papierrechnung digitalisieren, benötigen Sie einen Scanner oder ein App, mit der Sie Belege digital erfassen können. Damit die Rechnung tatsächlich GoBD-konform ist, müssen Sie sich an die Verfahrungsdokumentation halten.
Moderne Buchhaltungssysteme führen diese in den meisten Fällen automatisch durch. Erst, wenn Sie diese Punkte beachtet haben, können Sie die Originalrechnung wegwerfen. Anderenfalls müssen Sie das Original in Papierform gemäß der Aufbewahrungspflicht einlagern.
Anforderungen: Wann Sie eingescannte Rechnungen vernichten können
- Rechnung muss gut lesbar sein.
- Der digitale Beleg muss die unveränderten Informationen der Papierrechnung enthalten.
- Das Dokument muss gemäß den gesetzlichen Anforderungen aufbewahrt werden und verfügbar sein.
- Die Rechnung muss GoBD-konform gespeichert werden.
Ist die Digitalisierung des Rechnungseinganges rechtskräftig?
Nur, wenn Rechnungen den Grundsätzen ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme entsprechen (kurz: wenn Sie GoDB-konform sind), gelten sie als rechtskräftig. Da bedeutet konkret, dass digitalisierte Rechnungen indexikalisiert sein müssen, damit sie einer Betriebsprüfung unterzogen werden können.
Weiterhin regeln die GoBD die Richtigkeit, Vollständigkeit, Sicherheit und Übersichtlichkeit von digitalen Rechnungen. Dazu sichern Sie auch die Echtheit und Unversehrtheit von Rechnungen.
Bei eingescannten Rechnungen ist es deshalb notwendig, eine Verfahrensdokumentation zu gewährleisten. Um die Verfahrungsdokumentation einzuhalten, sollten Unternehmen auf GoBD-konforme Rechnungs- und Buchhaltungssoftware setzen.
Rechnungen digitalisieren: Finanzamt-Anforderungen und Aufbewahrungspflicht
Erfüllen Sie die Regelungen des Bundesfinanzamtes nicht, drohen rechtliche Konsequenzen. Beispielweise wird bei einer eingescannten Rechnung ohne Verfahrungsdokumentation die Vorsteuer nicht anerkannt. Zur Verfahrungsdokumentation gehört beispielsweise, dass Sie erfassen, wer die Rechnung wann digitalisiert hat.
Eine weitere wichtige Verpflichtung vom Finanzamt ist es, Eingangs- sowie Ausgangsrechnungen 10 Jahre lang aufzubewahren. Das gilt sowohl für Papier- als auch für digitale Rechnungen. Achten Sie deshalb bei der Auswahl Ihres Buchhaltungssystems darauf, dass es sich um eine zukunftssichere Lösung handelt.
Mit Ninox Rechnungsausgang und Rechnungseingang digitalisieren: So geht’s
Möchten Sie Ihren Rechnungsprozess effektiv digitalisieren? Mit Ninox ist das ein einfacher Prozess.
Rechnungseingang mit Ninox digitalisieren
Beginnen Sie damit, Ihre eingehenden Rechnungen in das Ninox-System zu importieren oder manuell einzugeben. Durch die Möglichkeit zur benutzerdefinierten Gestaltung von Rechnungsvorlagen in Ninox können Sie sicherstellen, dass alle relevanten Informationen ordnungsgemäß erfasst werden.
Die Integrationsmöglichkeiten von Ninox mit anderen Systemen wie E-Mail und Dokumentenmanagementtools können Sie eingehende Rechnungen automatisch erfassen und den Workflow optimieren.
Nutzen Sie die Funktionen zur automatischen Zuordnung von Rechnungen zu Lieferanten oder Projekten, um den Prozess weiter zu vereinfachen. Mit der GoBD-konformen Archivierung und der sicheren Verwaltung Ihrer Rechnungsdaten in Ninox können Sie den Rechnungseingang effizient und rechtskonform digitalisieren.
Rechnungsausgang mit Ninox digitalisieren
Um Ihren Rechnungsausgang zu digitalisieren, nutzen Sie die benutzerdefinierten Rechnungsvorlagen in Ninox, um professionelle und maßgeschneiderte Rechnungen zu erstellen.
Durch die DATEV-Schnittstelle in Ninox können Sie Ihre erstellten Rechnungen nahtlos in Ihr Buchhaltungssystem übertragen und sicherstellen, dass alle steuerlichen und rechtlichen Anforderungen erfüllt werden.
Sie können den Status Ihrer versendeten Rechnungen verfolgen und Erinnerungen einstellen, um sicherzustellen, dass Zahlungen rechtzeitig eingehen. Die automatische Archivierung der erstellten Rechnungen ermöglicht eine effiziente Verwaltung und einen schnellen Zugriff auf alle relevanten Dokumente.
5 Tipps bei der Suche nach der richtigen Rechnungssoftware
- Wählen Sie eine Software, die genau die Funktionen bietet, die Sie benötigen.
- Priorisieren Sie eine benutzerfreundliche Software für eine einfache Handhabung.
- Stellen Sie sicher, dass die Software reibungslos mit Ihren bestehenden Systemen zusammenarbeitet.
- Entscheiden Sie sich für eine Software, die höchste Sicherheitsstandards erfüllt und gesetzlichen Anforderungen entspricht.
- Wählen Sie eine Software, die zuverlässigen Kundensupport und regelmäßige Aktualisierungen bietet.
Fazit: Dämmen Sie die Papierflut durch digitalisierte Rechnungen ein
Die Digitalisierung von Rechnungen bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile, von der Effizienzsteigerung bis zur Kostenersparnis. Durch den Einsatz von Tools wie Ninox können Rechnungsprozesse optimiert und die Papierflut reduziert werden.
Mit benutzerdefinierten Vorlagen, nahtloser Integration und sicheren Archivierungsfunktionen ermöglicht Ninox eine effiziente und rechtskonforme Verwaltung Ihrer Rechnungsdaten. Machen Sie den Schritt zur Digitalisierung und profitieren Sie von einer modernen, nachhaltigen und effizienten Rechnungsverarbeitung.
