Virginie Taborowski
Content-Spezialistin
Zuletzt aktualisiert am
4.12.24
Best Practice
Digitalización de facturas: requisitos legales y directrices prácticas de implementación
6
min
Inhaltsverzeichnis
- ¿Por qué es importante digitalizar las facturas?
- Los beneficios clave de la digitalización de las facturas
- Estos tipos de facturas se pueden digitalizar
- ¿La digitalización de las facturas entrantes es legalmente vinculante?
- Digitalice las facturas: requisitos de la oficina tributaria y requisitos de almacenamiento
- Digitalice las facturas entrantes y salientes con Ninox: así es como
- Conclusión: frene la avalancha de papel con facturas digitalizadas
La digitalización de las facturas es un paso importante para optimizar los procesos empresariales y cumplir con los requisitos legales. Desde aumentar la eficiencia hasta ahorrar costos, automatizar la facturación ofrece numerosas ventajas a las empresas.
En este artículo, conocerá los beneficios más importantes de la digitalización de facturas y cómo ponerla en práctica.
¿Por qué es importante digitalizar las facturas?
La digitalización de las facturas es crucial porque aumenta la eficiencia, reduce los costos y agiliza los procesos. Mediante el procesamiento automatizado de las facturas, las empresas pueden ahorrar tiempo, minimizar los errores y garantizar una contabilidad más transparente.
La digitalización también permite un acceso más rápido a los datos y contribuye al cumplimiento de los requisitos legales.
¿Estás buscando un Software para escribir facturas digitalmente? Puede encontrar consejos para esto en otras partes de nuestro blog.
Las ventajas clave de la digitalización de facturas
Un proceso de facturación digital automatizado genera innumerables beneficios en todos los niveles de la empresa. Mientras que los empleados pueden centrarse en tareas más importantes, gracias al software adecuado, la dirección no tiene que preocuparse por las obligaciones de retención y almacenamiento.
Le mostraremos los demás beneficios de la digitalización de facturas:
Ahorro de tiempo:
La contabilidad dedica una cantidad increíble de tiempo a escribir, comprobar o incluso buscar facturas. Un sistema de archivo digital ahorra mucho tiempo, ya que no hay que hojear las carpetas de papel. Las funciones de automatización también ahorran valiosos recursos durante la creación y la verificación. Al mismo tiempo, las funciones de búsqueda de la herramienta de software facilitan la recuperación de las facturas con mayor rapidez.
Ahorro de espacio:
Un sistema de contabilidad digital que se almacena en una nube ya no requiere archivadores ni carpetas físicas. Esto ahorra espacio en la oficina.
Seguridad:
Las facturas digitales están mejor protegidas contra el acceso no autorizado y las influencias externas no deseadas: Mientras las facturas en papel suelen transportarse de un lado a otro en una oficina (o incluso fuera de ella) la protección se puede ver comprometida. Factores físicos, como incendios, tormentas u otros desastres, también pueden destruir las facturas impresas en papel.
Independencia de ubicación:
Por regla general, su programa informático también le dará acceso desde un dispositivo móvil, con lo cual usted no está atado a una ubicación específica cuando quiere ver una factura. Esto le permite por ejemplo comprobar una factura o aclarar cualquier malentendido directamente durante una cita con el cliente, con lo que puede mejorar su relación con los clientes.
Ahorro de gastos:
con el procesamiento digital de facturas se ahorra por un lado en costes de personal y, por otro, en material de oficina. Además al usar menos papel, también ayuda al medio ambiente.
Eficiencia y estructura:
Las soluciones de software para digitalizar facturas están diseñadas para aportar la mayor estructura posible a su contabilidad. Puede encontrar las facturas más rápido, pagarlas automáticamente y no tener que lidiar con molestas tareas rutinarias. Especialmente un Programa de facturación con interfaz DATEV puede mejorar enormemente su eficiencia.
Estos tipos de facturas se pueden digitalizar
Una buena herramienta de facturación te ayuda a digitalizar correctamente todo tipo de facturas. Esto se debe a que hay ciertas diferencias a tener en cuenta cuando se trata de facturas entrantes, salientes y en papel.
Digitalice las facturas entrantes
Las facturas entrantes son facturas que usted, como empresa, recibe de un proveedor o proveedor de servicios.
Si recibes la factura entrante digitalmente, es importante que la guardes en el mismo formato en el que la recibiste.
Digitalice las facturas salientes
Un programa de facturación como Ninox es adecuado para enviar facturas salientes digitalizadas. Las facturas se archivan directamente de forma segura.
La conexión de Ninox al sistema de contabilidad DATEV también garantiza que sus facturas cumplan con las normas de contabilidad vigentes y que pueda enviarlas directamente a su oficina de impuestos o a su oficina de impuestos.
Digitalice las facturas en papel
Si quieres digitalizar una factura en papel, necesitas un escáner o una aplicación que te permita introducir recibos digitalmente. Para que la factura cumpla realmente con los requisitos del GoBD, debes cumplir con la documentación procesal.
Los sistemas de contabilidad modernos los realizan automáticamente en la mayoría de los casos. Solo después de haber considerado estos puntos, puede desechar la factura original. De lo contrario, debe almacenar el original en papel de acuerdo con la obligación de almacenamiento.
Requisitos: Cuándo puede destruir las facturas escaneadas
- La factura debe ser claramente legible.
- El documento digital debe contener la información inalterada de la factura en papel.
- El documento debe estar almacenado y disponible de acuerdo con los requisitos legales.
- La factura debe guardarse de acuerdo con las normativa vigentes para la gestión adecuada de registros contables electrónicos.
¿La digitalización de las facturas entrantes es legalmente vinculante?
Solo si factura el Principios de los sistemas contables informatizados adecuados cumplen (en resumen: si cumples con GODB), se consideran legalmente válidas. En concreto, esto significa que las facturas digitalizadas deben indexarse para que puedan someterse a una auditoría fiscal.
El GoBD también regula la precisión, integridad, seguridad y claridad de las facturas digitales. Además, también garantizas la autenticidad e integridad de las facturas.
Por lo tanto, cuando se escanean las facturas, es necesario garantizar la documentación procesal. Para cumplir con la documentación procesal, las empresas deben confiar en un software de facturación y contabilidad que cumpla con el GoBD.
Digitalice las facturas: requisitos de la oficina tributaria y requisitos de almacenamiento
Si no cumple con las normas de la Oficina Federal de Impuestos, existe el riesgo de sufrir consecuencias legales. Por ejemplo, si se escanea una factura sin documentación procesal, no se reconoce el impuesto soportado. La documentación procesal incluye, por ejemplo, que se registre quién digitalizó la factura y cuándo.
Otra obligación importante de la oficina de impuestos es: Almacene las facturas entrantes y salientes durante 10 años. Esto se aplica tanto a las facturas en papel como a las digitales. Por lo tanto, al elegir su sistema de contabilidad, asegúrese de que sea una solución preparada para el futuro.
Digitalice las facturas entrantes y salientes con Ninox: así es como
¿Le gustaría digitalizar de forma eficaz su proceso de facturación? Con Ninox, es un proceso sencillo.
Digitalice las facturas entrantes con Ninox
Comience importando sus facturas entrantes al sistema Ninox o ingresándolas manualmente. Al permitirle personalizar las plantillas de facturas en Ninox, puede asegurarse de que toda la información relevante se capture correctamente.
Las opciones de integración de Ninox con otros sistemas, como las herramientas de administración de documentos y correo electrónico, le permiten capturar automáticamente las facturas entrantes y optimizar el flujo de trabajo.
Utilice las funciones para asignar automáticamente las facturas a los proveedores o proyectos para simplificar aún más el proceso. Con un archivado que cumple con la normativa GoBD y una gestión segura de los datos de sus facturas en Ninox, puede digitalizar las facturas entrantes de manera eficiente y de conformidad con la ley.
Digitalice las facturas salientes con Ninox
Para digitalizar su factura saliente, utilice el plantillas de facturas personalizadas en Ninoxpara crear facturas profesionales y personalizadas.
Con la interfaz DATEV de Ninox, puede transferir sin problemas las facturas creadas a su sistema de contabilidad y asegurarse de que se cumplen todos los requisitos fiscales y legales.
Puedes hacer un seguimiento del estado de las facturas enviadas y establecer recordatorios para asegurarte de que los pagos se reciban a tiempo. El archivo automático de las facturas generadas permite una administración eficiente y un acceso rápido a todos los documentos relevantes.
5 consejos para encontrar el software de facturación adecuado
- Elija un software que ofrezca exactamente las funciones que necesita.
- Priorice el software fácil de usar para facilitar su uso.
- Asegúrese de que el software funcione sin problemas con sus sistemas actuales.
- Elija un software que cumpla con los más altos estándares de seguridad y con los requisitos legales.
- Elija un software que ofrezca un servicio de atención al cliente fiable y actualizaciones periódicas.
Conclusión: frene la avalancha de papel con facturas digitalizadas
La digitalización de las facturas ofrece a las empresas numerosos beneficios, desde aumentar la eficiencia hasta ahorrar costes. Mediante el uso de herramientas como Ninox, se pueden optimizar los procesos de facturación y reducir el flujo de papel.
Con plantillas personalizadas, integración perfecta y las funciones de archivado seguro permiten a Ninox administrar sus datos de facturación de manera eficiente y de acuerdo con la ley. Dé el paso hacia la digitalización y benefíciese de un procesamiento de facturas moderno, sostenible y eficiente.
