Dank Ninox gehören Zettelwirtschaft, fehlerhafte und unauffindbare Informationen endlich der Vergangenheit an.
Stefan Hoffmann
Geschäftsführer
Sonstige Dienstleistungen
iPads statt Klemmbrettern
„Das haben wir immer so gemacht!“ Diesen Satz hört man nach wie vor, wenn gewohnte Abläufe hinterfragt werden. Für den Geschäftsführer eines Unternehmens der Schädlingsbekämpfung war das kein Argument. Er wollte mehr Effizienz in seinem Betrieb - und entschied sich für Ninox.
Kundenprofil
Schädlingsbekämpfung Hoffmann ist ein in der 3. Generation geführtes Familienunternehmen im Kreis Euskirchen. Das Leistungsspektrum umfasst die akute Bekämpfung sowie die Prävention nach HACCP-Konzept. Auftraggeber sind Privathaushalte, Unternehmen und öffentliche Institutionen. Geschäftsführer Stefan Hoffmann trat schon mehrfach als Experte für Schädlingsbekämpfung in verschiedenen TV-Sendungen auf.
Herausforderung
Zettelwirtschaft und Software-Sammelsurium
Hoffmann beschäftigt mehrere Mitarbeiter, eine Bürokraft unterstützt ihn bei der Verwaltung und Organisation des Betriebes. Angebote und Rechnungen wurden mit einer Handwerkerlösung erstellt, Termine mit einer Kalendersoftware geplant und verschiedene weitere Daten mit Excel erfasst. Zu den Kunden fuhren Hoffmann und seine Mitarbeiter mit einem Klemmbrett, auf dem sie handschriftlich die Einsatzberichte erstellten. Diese Arbeitsweise war fehleranfällig und erforderte einen hohen Zeitaufwand. Bei der Suche nach einer effizienteren Lösung, die das Sammelsurium an Software und Papier ersetzen konnte, stieß Hoffmann auf Ninox und deren Premium-Partner Magicnetworks.
Lösung
Effiziente Prozesse durch papierlose Organisation
Gemeinsam mit Bastian Vorholt von Magicnetwoks entwickelte Hoffmann eine individuelle Datenbank für seinen Betrieb und baute sie nach und nach zu einer maßgeschneiderten Komplettlösung aus. Sie umfasst neben den Kunden-Stammdaten und einem Leistungsverzeichnis weitere Funktionen zur schnellen Erstellung von Angeboten und Rechnungen, für die Termin- und Einsatzplanung sowie für Zeiterfassung und Dokumentation. Darüber hinaus unterstützt Hoffmanns Ninox-Lösung auch die vorbereitende Buchhaltung. So lassen sich Zahlungseingänge über importierte Kontoauszüge weitgehend automatisiert mit Rechnungen abgleichen und zuordnen. Ein- und Ausgangsrechnungen werden per E-Mail automatisch an den DATEV-Account gesendet, wo sie vom Steuerberater weiterverarbeitet werden. Und im Falle von Zahlungsverzügen greift das Mahnwesen.
Schlüsselfunktionen
- Auftragsverwaltung
- Dokumentation
- Buchhaltung
Vorteile
Mit Ninox hat Schädlingsbekämpfung Hoffmann eine schlanke, aber dennoch leistungsfähige Software-Lösung, die exakt auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten ist.Das Klemmbrett hat ausgedient, statt dessen fahren die Schädlingsbekämpfer mit einem iPad zu ihren Einsätzen. Lieferscheine und Serviceberichte werden damit direkt vor Ort erstellt, der Kunde unterschreibt digital und bekommt das Dokument automatisch per E-Mail zugeschickt. Zur Dokumentation lassen sich mit dem Smartphone oder Tablet auch Fotos aufnehmen und dem Einsatz zuordnen. Verloren gegangene Papierunterlagen, unleserliche Notizen und daraus resultierende Fehler gehören der Vergangenheit an. Alle Prozesse werden sehr effizient und weitgehend papierlos abgewickelt. Neben der enormen Zeitersparnis haben sich dadurch auch die Portokosten auf ein Minimum reduziert.
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