Die Schreinerei Martin März reduziert mit Ninox die Zeit für die Angebotserstellung von Stunden auf Minuten. Doch nicht nur die Angebotserstellung läuft jetzt reibungslos: Die Schreinerei Martin März hat nun eine ganzheitliche Software-Basis für alle ihre Anforderungen. Das Ergebnis? Es gibt insgesamt weniger Doppeleingaben und alle Daten sind zentral gespeichert. Die Folge? Mehr Tempo in den Arbeitsabläufen und eine bessere Übersicht.
Die Schreinerei Martin März GmbH ist ein Handwerksbetrieb mit Sitz in Bayern nahe dem Starnberger See. Das Unternehmen beschäftigt rund zehn Mitarbeitende, davon drei im Büro und sieben bis neun in der Werkstatt – abhängig von der Projektlage. Dabei werden jährlich etwa 50 bis 100 Projekte umgesetzt – eine beachtliche Zahl für einen Betrieb dieser Größe.
Die Schreinerei arbeitete vor definitiv digital und Ninox mit zahlreichen Einzellösungen: Dazu gehörten Papierakten, Outlook, Excel, eine separate App für die Baustellendokumentation, „WISO Mein Büro” für das Banking und weiteren Anwendungen. Mehrfache händische Datenerfassung in den unterschiedlichen Software-Systeme, ein ineffizienter Informationsfluss und Medienbrüche waren die Folge dieser Menge an Insellösungen.
Insbesondere bei der Angebotserstellung mussten viele zeitintensive und fehleranfällige Arbeitsschritte manuell ausgeführt werden. Das Ziel der Schreinerei März und definitiv digital bestand somit darin, alle Geschäftsprozesse von der Kontaktaufnahme bis zur Abrechnung in einem einzigen System abzubilden, ohne dabei von klassischen und starren Softwarelösungen abhängig zu sein.
Die Entscheidung für die Einführung einer neuen Softwarelösung fiel Anfang 2024, als ein Ninox-Netzwerkpartner den Kontakt zu Fabian Glanz von definitiv digital herstellte. Ziel war es, sämtliche Geschäftsprozesse der Schreinerei in einem zentralen System zu bündeln. Die Umsetzung erfolgte daraufhin schrittweise und praxisnah. Zunächst wurde gemeinsam ein Konzept auf Basis der vorhandenen Arbeitsabläufe entwickelt – mit dem Anspruch, nicht die Prozesse an die Software anzupassen, sondern die Software an die gelebte Praxis.
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Darauf aufbauend nutzte definitiv digital ihr System der modularer Software-Bausteine: Mit einem anfänglichen Fokus auf die Kalkulation und dem Angebotswesen wurden spezifischen Vorlagen für typische Schreinerprojekte wie Treppen, Schränke oder Türen entwickelt. Dabei wurde großer Wert auf Automatisierung, Flexibilität und eine intuitive Verständlichkeit der Funktionsweisen gelegt. Alle Funktionen der Kalkulation wurden individuell an die Anforderungen des Betriebs angepasst.
Die Zusammenarbeit mit definitiv digital fand dabei größtenteils remote statt und funktionierte reibungslos. Beide Seiten brachten sich aktiv ein: Während definitiv digital die technische Umsetzung übernahm, steuerte die Schreinerei das fachliche Know-how und konkrete Anforderungen bei. Bereits nach kurzer Zeit war die neue Ninox-basierte Lösung einsatzbereit. Sie ermöglichte es, was vorher undenkbar schien: Angebote direkt auf der Baustelle innerhalb weniger Minuten zu erstellen. Dank vorkonfigurierter Templates können selbst komplexe Projekte wie Treppen oder Einbauschränke direkt vor Ort in wenigen Minuten kalkuliert und als professionelles Angebot ausgegeben werden.
Heute arbeitet die Schreinerei Martin März mit einer vollintegrierten Ninox-Lösung, die nahezu alle bürointernen Prozesse digital abbildet. Der gesamte Projektverlauf, vom Erstkontakt über die Angebotserstellung bis hin zur Schlussrechnung, findet nun in einem zentralen System statt. Das hat nicht nur die Abläufe erheblich beschleunigt, sondern auch die Transparenz im gesamten Unternehmen deutlich erhöht.
Die Vorteile der neuen Lösung zeigen sich überall: Die Projektverwaltung ist nun übersichtlich und durchgängig. Sämtliche Informationen, Aufgaben und Dokumente sind jederzeit für alle Beteiligten abrufbar. Push-Benachrichtigungen stellen sicher, dass wichtige Hinweise zu Projektfortschritten, Nacharbeiten oder Mahnungen nicht übersehen werden.
Ein weiterer großer Vorteil ist das einheitliche Datenmodell: Einmal angelegte Kontakte stehen automatisch in allen relevanten Modulen zur Verfügung – ob für die Angebotsphase, das Bautagebuch oder die Schlussrechnung. Die Lösung ist so aufgebaut, dass sie nicht nur den aktuellen Anforderungen gerecht wird, sondern auch zukünftige Erweiterungen zulässt – etwa durch die geplante Integration von digitalen Aufmaß-Tools. Damit ist die Schreinerei Martin März für die nächsten Digitalisierungsschritte bestens gerüstet.
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