Pape Architekten AG macht Prozesse mit Ninox sichtbar.

Architektur digital neu gedacht: Die Pape Architekten AG setzt auf Ninox, um Prozesse im Architekturbüro sichtbar und messbar machen.

55

Jahre Erfahrung

20

laufende Projekte pro Jahr

23

Mitarbeiter

Kundenprofil

Die Pape Architekten AG ist ein renommiertes Architekturbüro in zweiter Generation mit 55-jähriger Erfahrung im Planen und Bauen. Die Schwerpunkte liegen in klassischer Architektur, Masterplanung und Generalplanung für Gewerbe-, Industrie- und Verwaltungsgebäude. Das Unternehmen, mit 23 Mitarbeitern und ca. 20 laufenden Projekten im Jahr, hat seinen Sitz in Herford, Nordrhein-Westfalen. Besonderen Wert legt das Architekturbüro auf individuelle, hochtechnologische und ästhetische Ansprüche bei gleichzeitig hoher Wirtschaftlichkeit. Neben der Projektentwicklung und -steuerung bietet die Pape Architekten AG auch Consulting, Baumanagement und Bestandserfassung an und engagiert sich in der Forschung und Entwicklung.

Herausforderung

Alle Prozesse eines Architektur­unternehmens digital abbilden

Auf der Suche nach einer passenden Branchenlösung ist die Pape Architekten AG immer wieder an Grenzen gestoßen. Der Wunsch, den gesamten Projektprozess vom Erstkontakt bis zur Schlussrechnung mit den „Begleitdaten“ wie Geschäftskontakte, Inventar, Vertragsdaten, Mitarbeiterinformationen, Qualitätsmanagement und Wissensdaten auf einer Plattform abzubilden und dabei sowohl einen Gesamtüberblick als auch detailliert aussagekräftige Daten zur Verfügung zu haben, führte die Pape Architekten AG zu Ninox. Durch die Sichtbarmachung des Gesamtprozesses in digitaler Form sollte eine Transparenz entstehen, die eine hohe Effizienz gewährleistet.

Die digitale Darstellung unserer Prozesse von der Akquise über die Projektabwicklung bis zur Nachbetreuung war unser Ziel – und das ist uns gelungen. Wichtig ist, dass wir dabei nicht unsere Abläufe ändern mussten, sondern die Anwendung an unsere Prozesse angepasst haben.

Gabriele Hufnagel
Kaufmännische Geschäftsbereichsleitung

Lösung

 In Zusammenarbeit mit dem Ninox-Partner freedom manufaktur GmbH wurde eine maßgeschneiderte Lösung entwickelt. Diese umfasst u.a.:

  • Kundenakquise – Abfragen, Angebote etc.
  • Projektmanagement mit allen wichtigen Eckdaten
  • Rechnungen
  • Auswertungen und Prognosen
  • Software- und Lizenzmanagement
  • Fuhrparkverwaltung
  • Verträge und Versicherungen
  • Checklisten
  • Vertretungsregelungen
  • Mitarbeiter-Dashboards mit Projektmanagement, Zeiterfassung und Arbeitszeitkonto
  • Kundenzufriedenheits­messungen

Und es geht weiter: Das gesamte Baumanagement soll ebenfalls integriert werden. Die Integration vonOktopus ermöglich zudem die automatische Generierung von Angeboten und Rechnungen.

Vorteile

Die Einführung von Ninox in Zusammenarbeit mit der freedom manufaktur GmbH brachte zahlreiche Vorteile für die Pape Architekten AG. Ein zentrales Dashboard ermöglicht die digitale Abbildung aller Projektprozesse einschließlich Aufgabenmanagement, eine architektengerechte Zeiterfassung auf Basis der HOAI-Leistungsphasen und freien Leistungen. Der Zugriff auf das Arbeitszeitkonto sowie Kontakte, Inventar und individuelle Projektinformationen ist ebenso gewährleistet wie das Erstellen von Angeboten und Rechnungen. Dabei erfolgt die automatische Angebotserstellung in jeder gewünschten Form: auf Basis der aktuellen HOAI-2021-Tabellen für die Leistungsbilder Objektplanung, Haustechnik und Tragwerksplanung sowie jeglichen freien Planungs- und Beratungsleistungen. Weitere HOAI-Tabellen können mühelos eingebunden werden. Aus den eingetragenen Aufgaben werden automatisch Protokolle erstellt, die individualisiert ausgedruckt werden können.

Die umfassende Ninox-Datenbank enthält Informationen zu Auftraggebern, Projektständen nach Leistungsbild und gesamtheitlich, eine Budgetkontrolle mit Soll-Ist-Vergleich, optische Warnung vor Budgetüberschreitung, optische Anzeige des verbrauchten Budgets, Rechnungserstellung und Kundenzufriedenheitsbewertungen. Checklisten für Mitarbeiter gem. der Leistungsphasen, Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen für Projektleiter und die Möglichkeit, die Lösung individuell anzupassen, sorgen für eine große Zeitersparnis und effizienteres Arbeiten. Mit dem Qualitätsmanagementtool ist die Kundenzufriedenheit messbar geworden und die Arbeitsabläufe wurden nachhaltig optimiert. Die Software hat dazu beigetragen, die Arbeitsprozesse zu optimieren und die Unternehmensziele effektiv zu erreichen.

Mit der erfolgreichen Integration von Ninox in Zusammenarbeit mit der freedom manufaktur GmbH schaut die Pape Architekten AG optimistisch in die Zukunft. Die geplanten neuen Projekte umfassen die kontinuierliche Anpassung und Erweiterung der digitalen Lösung, um den wachsenden Anforderungen stets gerecht zu werden. Die Zusammenarbeit mit dem Ninox-Partner freedom manufaktur wird weitergeführt, um auch zukünftig weitere innovative Lösungen für die Herausforderungen der Branche zu entwickeln.

Die Story ausführlicher nachzulesen ist auch möglich: Gabriele Hufnagel und Joseph Pape haben ihre Erfahrungen in einem Buch aufgeschrieben: „Digital brain meetsarchitectural heart “, bestellbar auf der Webseite der Pape Architekten AG.

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Pape Architekten AG macht Prozesse mit Ninox sichtbar.

Architektur digital neu gedacht: Die Pape Architekten AG setzt auf Ninox, um Prozesse im Architekturbüro sichtbar und messbar machen.

55

Jahre Erfahrung

20

laufende Projekte pro Jahr

23

Mitarbeiter

Kundenprofil

Die Pape Architekten AG ist ein renommiertes Architekturbüro in zweiter Generation mit 55-jähriger Erfahrung im Planen und Bauen. Die Schwerpunkte liegen in klassischer Architektur, Masterplanung und Generalplanung für Gewerbe-, Industrie- und Verwaltungsgebäude. Das Unternehmen, mit 23 Mitarbeitern und ca. 20 laufenden Projekten im Jahr, hat seinen Sitz in Herford, Nordrhein-Westfalen. Besonderen Wert legt das Architekturbüro auf individuelle, hochtechnologische und ästhetische Ansprüche bei gleichzeitig hoher Wirtschaftlichkeit. Neben der Projektentwicklung und -steuerung bietet die Pape Architekten AG auch Consulting, Baumanagement und Bestandserfassung an und engagiert sich in der Forschung und Entwicklung.

Herausforderung

Alle Prozesse eines Architektur­unternehmens digital abbilden

Auf der Suche nach einer passenden Branchenlösung ist die Pape Architekten AG immer wieder an Grenzen gestoßen. Der Wunsch, den gesamten Projektprozess vom Erstkontakt bis zur Schlussrechnung mit den „Begleitdaten“ wie Geschäftskontakte, Inventar, Vertragsdaten, Mitarbeiterinformationen, Qualitätsmanagement und Wissensdaten auf einer Plattform abzubilden und dabei sowohl einen Gesamtüberblick als auch detailliert aussagekräftige Daten zur Verfügung zu haben, führte die Pape Architekten AG zu Ninox. Durch die Sichtbarmachung des Gesamtprozesses in digitaler Form sollte eine Transparenz entstehen, die eine hohe Effizienz gewährleistet.

Die digitale Darstellung unserer Prozesse von der Akquise über die Projektabwicklung bis zur Nachbetreuung war unser Ziel – und das ist uns gelungen. Wichtig ist, dass wir dabei nicht unsere Abläufe ändern mussten, sondern die Anwendung an unsere Prozesse angepasst haben.
Gabriele Hufnagel
Kaufmännische Geschäftsbereichsleitung

Lösung

 In Zusammenarbeit mit dem Ninox-Partner freedom manufaktur GmbH wurde eine maßgeschneiderte Lösung entwickelt. Diese umfasst u.a.:

  • Kundenakquise – Abfragen, Angebote etc.
  • Projektmanagement mit allen wichtigen Eckdaten
  • Rechnungen
  • Auswertungen und Prognosen
  • Software- und Lizenzmanagement
  • Fuhrparkverwaltung
  • Verträge und Versicherungen
  • Checklisten
  • Vertretungsregelungen
  • Mitarbeiter-Dashboards mit Projektmanagement, Zeiterfassung und Arbeitszeitkonto
  • Kundenzufriedenheits­messungen

Und es geht weiter: Das gesamte Baumanagement soll ebenfalls integriert werden. Die Integration vonOktopus ermöglich zudem die automatische Generierung von Angeboten und Rechnungen.

Vorteile

Die Einführung von Ninox in Zusammenarbeit mit der freedom manufaktur GmbH brachte zahlreiche Vorteile für die Pape Architekten AG. Ein zentrales Dashboard ermöglicht die digitale Abbildung aller Projektprozesse einschließlich Aufgabenmanagement, eine architektengerechte Zeiterfassung auf Basis der HOAI-Leistungsphasen und freien Leistungen. Der Zugriff auf das Arbeitszeitkonto sowie Kontakte, Inventar und individuelle Projektinformationen ist ebenso gewährleistet wie das Erstellen von Angeboten und Rechnungen. Dabei erfolgt die automatische Angebotserstellung in jeder gewünschten Form: auf Basis der aktuellen HOAI-2021-Tabellen für die Leistungsbilder Objektplanung, Haustechnik und Tragwerksplanung sowie jeglichen freien Planungs- und Beratungsleistungen. Weitere HOAI-Tabellen können mühelos eingebunden werden. Aus den eingetragenen Aufgaben werden automatisch Protokolle erstellt, die individualisiert ausgedruckt werden können.

Die umfassende Ninox-Datenbank enthält Informationen zu Auftraggebern, Projektständen nach Leistungsbild und gesamtheitlich, eine Budgetkontrolle mit Soll-Ist-Vergleich, optische Warnung vor Budgetüberschreitung, optische Anzeige des verbrauchten Budgets, Rechnungserstellung und Kundenzufriedenheitsbewertungen. Checklisten für Mitarbeiter gem. der Leistungsphasen, Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen für Projektleiter und die Möglichkeit, die Lösung individuell anzupassen, sorgen für eine große Zeitersparnis und effizienteres Arbeiten. Mit dem Qualitätsmanagementtool ist die Kundenzufriedenheit messbar geworden und die Arbeitsabläufe wurden nachhaltig optimiert. Die Software hat dazu beigetragen, die Arbeitsprozesse zu optimieren und die Unternehmensziele effektiv zu erreichen.

Mit der erfolgreichen Integration von Ninox in Zusammenarbeit mit der freedom manufaktur GmbH schaut die Pape Architekten AG optimistisch in die Zukunft. Die geplanten neuen Projekte umfassen die kontinuierliche Anpassung und Erweiterung der digitalen Lösung, um den wachsenden Anforderungen stets gerecht zu werden. Die Zusammenarbeit mit dem Ninox-Partner freedom manufaktur wird weitergeführt, um auch zukünftig weitere innovative Lösungen für die Herausforderungen der Branche zu entwickeln.

Die Story ausführlicher nachzulesen ist auch möglich: Gabriele Hufnagel und Joseph Pape haben ihre Erfahrungen in einem Buch aufgeschrieben: „Digital brain meetsarchitectural heart “, bestellbar auf der Webseite der Pape Architekten AG.

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