Auch unsere Mitarbeiter*innen haben den Nutzen der Ninox-Lösung schnell erkannt und konnten sie ohne lange Einarbeitung nutzen.
Dr. Martin Haberl
Geschäftsführer
Bau & Immobilien
Effizienter Workflow bei der Baustoff-Prüfung
Bei der Bestimmung und Kontrolle tauglicher Materialien im Straßenbau fallen viele Daten an, die nur direkt vor Ort auf der Baustelle erhoben werden können. Entweder aufwändig und fehlerträchtig mit Papier und Stift - oder effizient per Tablet und einer Datenbank wie Ninox.
Kundenprofil
Die IBQ GmbH ist eine unabhängige und inhabergeführte Baustoffprüfstelle mit angeschlossenem Ingenieurbüro. Als akkreditiertes, zertifiziertes und nach RAP Stra privatrechtlich anerkanntes Prüfinstitut erbringt das IBQ-Institut vielfältige Leistungen von der Baugrundberatung über die Forschung bis zur Prozessoptimierung im Straßenbau. Das Unternehmen beschäftigt über 30 Mitarbeiter*innen an 3 Standorten in Süddeutschland.
Herausforderung
Aufwändige Datenerfassung auf der Baustelle
Im Rahmen ihrer Tätigkeit haben IBQ-Institut-Mitarbeiter*innen häufig Kontrollen und Messungen auf Baustellen durchzuführen. Dabei müssen alle Mess-Ergebnisse, Randbedingungen und Umgebungsparameter genauestens protokolliert werden. Erfasst wurden die Daten vor Ort mit Klemmbrett und Stift, zur visuellen Dokumentation häufig noch Fotos aufgenommen. Das spätere Übertragen der Daten in Excel-Tabellen oder Word-Dokumente und die nachträgliche Zuordnung der Bilder kostete viel Zeit und war fehlerträchtig. Zudem erforderte die Auf- und Nachbereitung der Daten zu einem Abschlussbericht einen hohen Aufwand. Das IBQ-Institut suchte deshalb nach einer effizienteren Lösung - und fand sie mit Ninox.
Lösung
Tablets und Datenbank statt Papier und Excel
Mit Unterstützung der Ninox-Experten der ”DV digital vereinfacht GmbH” entwickelte das IBQ-Institut eine individuelle Lösung, welche exakt auf die betreffenden Prozesse des Unternehmens zugeschnitten ist. Klemmbretter und Stifte wurden durch Tablets ersetzt, alle Daten werden nun vor Ort direkt digital erfasst und in der zentralen Datenbank gespeichert. Fotos werden ebenfalls mit dem iPad aufgenommen und automatisch dem betreffenden Projekt zugeordnet. Der Projektleiter kann die Daten in Echtzeit an seinem PC im Büro abrufen und ggf. in den Prozess eingreifen. Tagesberichte mit allen relevanten Mess-Ergebnissen und -Beurteilungen werden per Knopfdruck noch auf der Baustelle als PDF-Dateien im Firmen-Layout erstellt. Außerdem umfasst die Ninox-Lösung auch Funktionen zur Verwaltung und organisatorischen Abwicklung der Projekte.
Schlüsselfunktionen
- Mobile Datenerfassung
- Dokumentation
- Projektmanagement
Vorteile
Mit Ninox konnte das IBQ-Institut die Prozesse der Haupttätigkeit als Prüfinstitut von der Projektplanung über die Vor-Ort-Erfassung bis zur Auswertung der Daten vollständig digitalisieren. Die Zeitersparnis liegt bei rund 50 Prozent. Gleichzeitig haben die Daten eine höhere Qualität, weil mögliche Fehlerquellen bei der Übertragung und Nachbearbeitung entfallen. Begeistert hat das IBQ-Institut dabei vor allem die Einfachheit, Schnelligkeit und Flexibilität von Ninox. Die ersten Baustellenprotokolle waren innerhalb weniger Tage umgesetzt. Nach drei bis vier Wochen stand die fertige Lösung, welche neben den Baustellen- und Messprotokollen auch Belegerfassung und Reisekostenabrechnung, Mitarbeiter- und Fuhrparkverwaltung abdeckt. Wichtig war, dass Ninox schnell von allen Mitarbeiter*innen akzeptiert wurde und ohne lange Einarbeitung genutzt werden konnte.
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