Wir waren echte Excel-Junkies. Jetzt sind wir überzeugte Ninox-Freaks.
Anica Juch
Assistentin der Geschäftsleitung
Energie & Versorgung
Effiziente Projektsteuerung im Handwerksbetrieb
Handwerkersoftware oder Eigenentwicklung? Bei BSH lautet die Antwort: Beides. Das eine für Fakturierung, Buchhaltung usw., das andere für die komplexe Steuerung und Verwaltung der zahlreichen Bauprojekte. Letzteres wurde lange mit Excel abgebildet. Inzwischen setzt BSH auf Ninox.
Kundenprofil
Die BSH GmbH & Co. KG ist ein Fachbetrieb für Photovoltaikanlagen im unterfränkischen Bad Königshofen. Mit rund 80 Mitarbeitern bietet das Unternehmen einen Komplettservice von Beratung und Planung über Finanzierung, Versicherung und Anmeldung bis zu Bau, Inbetriebnahme und Wartung der Anlage. In den 16 Jahren des Bestehens der BSH wurden deutschlandweit über 3500 Projekte aller Größenordnungen realisiert.
Herausforderung
Unflexible Software erfordert zusätzliche Tools
Detaillierte Planung ist das A und O einer zuverlässigen Projekt-Abwicklung. Leider fand BSH keine Branchenlösung, die einen aussagefähigen Gesamtüberblick zu Aufträgen und Projektständen ermöglichte. Deshalb nutzte man zusätzlich zu einer Handwerker-Software noch Excel-Tabellen, in die alle relevanten Informationen zu laufenden Projekten eingetragen wurden. Diese Tabellen platzten irgendwann aus allen Nähten, wurden zunehmend unübersichtlich und ließen sich sowieso weder mobil noch von mehreren Personen gleichzeitig bearbeiten. Einschränkungen, die das Projektmanagement deutlich erschwerten. Dann bekam BSH von ihrer Webagentur den entscheidenden Tipp: Ninox.
Lösung
Perfekte Projektübersicht mit Ninox-Lösung
Die Webagentur Brandmediale GmbH half dann auch bei der Umsetzung der Lösung. Nachdem das Grundgerüst mit Tabellen und Formularen stand, wurden an einem Tag die vorhandenen Excel-Daten zu Ninox übertragen und mit weiteren Stammdaten zu Kunden, Mitarbeitern und Energieversorgern verknüpft. Damit waren sämtliche Informationen zu jedem Projekt zentral gespeichert und können seitdem zu jeder Zeit an jedem Ort von den zuständigen Personen abgerufen und bearbeitet werden. Alle Beteiligten haben denselben, stets aktuellen Datenstand. Genutzt wird die Ninox-Lösung bei BSH regelmäßig von 10 bis 15 Mitarbeitern aus Vertrieb, Technik und Verwaltung. Benutzerdefinierte Ansichten sorgen dafür, dass jeder sofort die Daten sieht, die für ihn und seinen Bereich relevant sind.
Schlüsselfunktionen
- Projektmanagement
- Bauverwaltung
- Prozessabbildung
Vorteile
Während die Arbeit mit den umfangreichen Excel-Tabellen mangels Alternative zuvor eher als notwendiges Übel betrachtet wurde, brachte der Umstieg auf Ninox einen enormen Gewinn an Komfort, Effizienz und Motivation. Der Aufwand zur Datenpflege ist nun deutlich geringer, der Nutzen ungleich höher. Diese positiven Erfahrungen führten schnell zu weiteren Wünschen und Ideen. So sorgt Ninox inzwischen bspw. auch dafür, dass keine Geburtstage mehr vergessen werden. Und für die Geschäftsleitung wurden spezielle Statistiken erstellt, die nur für sie bestimmt sind, was dank des Rechtemanagements auch gewährleistet ist. Einziger offener Wunsch: Eine engere Verzahnung mit der parallel genutzten Handwerkersoftware. Dies scheitert bisher jedoch an deren mangelnder API-Unterstützung. Bei BSH wird deshalb überlegt, weitere Prozesse mit Ninox abzubilden.
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