Ninox ist das Beste, was uns passieren konnte.
Mark Förster
Geschäftsführender Gesellschafter
Sonstige Dienstleistungen
Günter Stahl GmbH – Effizienzsteigerung durch Ninox
Die Günter Stahl GmbH, eine auf Personalrecruiting spezialisierte Unternehmensberatung, optimierte mit Ninox ihre Recruiting- und Verwaltungsprozesse. Mit Hilfe von Ninox wurden manuelle Aufgaben automatisiert, so dass die Effizienz deutlich gesteigert werden konnte. Dank der flexiblen Anpassungsfähigkeit von Ninox passte die Günter Stahl GmbH die Software nahtlos an ihre Prozesse an, was zu Zeit- und Kosteneinsparungen führte.
Kundenprofil
Die Günter Stahl GmbH ist eine Personalberatung, die auf die Suche und Auswahl von Fach- und Führungskräften spezialisiert ist. Mit Standorten in Wackersdorf, Regensburg und Amberg arbeitet sie deutschlandweit und bietet Dienstleistungen wie Direct Search, Outplacement und Eignungsdiagnostik an. Das Unternehmen hilft bei der Besetzung von Schlüsselpositionen – Diskretion, Erfahrung und ein breites Netzwerk zeichnen die Günter Stahl GmbH aus.
Seit 1990 werden vor allem mittelständische, aber auch größere Unternehmen bei der diskreten Besetzung von Schlüsselpositionen unterstützt. Die Günter Stahl GmbH gestaltet den gesamten Recruiting-Prozess, von der Direktansprache bis zur finalen Platzierung der Kandidaten
Herausforderung
Die Günter Stahl GmbH stand vor der Herausforderung, eine neue Software zu finden, die den spezialisierten Anforderungen der Personalberatung gerecht wird. Das bestehende System war webbasiert, nicht performant genug und vor allem nicht ausreichend individualisierbar: Da die Lösung in erster Linie auf Zeitarbeitsfirmen zugeschnitten war, hätte sie an die Bedürfnisse der Günter Stahl GmbH angepasst werden müssen, was allerdings nicht möglich war.
Diese Limitierungen hatten negative Auswirkungen auf die Verwaltung großer Datenmengen und die Abbildung von Prozessen, die sich auf das Recruiting hochqualifizierter Kandidaten anstatt auf die Anstellung temporärer Arbeitskräfte fokussieren.
Lösung
Im Jahr 2021 entschied sich die Günter Stahl GmbH für die Implementierung von Ninox, einer flexiblen, anpassbaren Datenbanklösung, die auch nativ auf Apple Macs läuft.
Die Entscheidung für Ninox fiel aufgrund der hohen Flexibilität, die es dem Unternehmen ermöglichte, seine komplexen Prozesse ohne externe Unterstützung in die Software zu integrieren.
Die Implementierung wurde intern durch den Geschäftsführer selbst durchgeführt, mit Unterstützung eines Key-Users, der die Einführung begleitete und die Mitarbeitenden schult.
Mark Förster, Geschäftsführender Gesellschafter: "Dank Ninox konnten wir die Software ohne großen Aufwand an unsere Prozesse anpassen und mussten nicht erst unsere Prozesse ändern, damit sie zur Softwarelösung passen. Das ist ein riesiger Vorteil, den wir bei keiner anderen Lösung – insbesondere im Mac-Umfeld – vorgefunden haben"
Vorteile
Vom Bewerbermanagement zur Fakturierung
Mit Ninox konnte die Günter Stahl GmbH das Projektmanagement, das Bewerbermanagement sowie auch die Fakturierungsprozesse digital abbilden, automatisieren und optimieren. Von der Erfassung und Verwaltung der Bewerberdaten bis hin zur automatisierten Rechnungsstellung wird nun alles zentral und effizient gesteuert.
Besonders nützlich ist die Ninox-API, die es ermöglicht, externe Workflow-Automatisierungssysteme einzubinden oder auch mit Programmiersprachen wie Python auf die Datenbank zuzugreifen. So lassen sich Bewerbungsdokumente automatisiert verarbeiten. Beispielsweise werden Bewerberdaten automatisch aus PDF-Dateien extrahiert, in das System übernommen und den entsprechenden Projekten zugeordnet. Die Quellen der Bewerbungen (z. B. Stepstone, Xing oder LinkedIn) werden über Schnittstellen erfasst und ausgewertet, um Einblicke in die Effektivität der Portale zu gewinnen.
Dies führte zu erheblichen Einsparungen, da zuvor manuelle Aufgaben, wie das mühsame Einpflegen von Bewerberdaten und -unterlagen, nun weitgehend automatisiert ablaufen.
Die Berater der Günter Stahl GmbH können nun effizienter arbeiten, haben alle Informationen zu den zu besetzenden Positionen, Auftraggebern und Bewerbern zentral zur Verfügung. Auch die Rechnungsstellung wurde vereinfacht, da Ninox automatisch Rechnungen vorschlägt, basierend auf dem jeweiligen Status eines Projekts. Das hat die Abrechnungsprozesse beschleunigt und Fehler reduziert. Das Wichtigste: Die Günter Stahl GmbH kann jederzeit selbständig Anpassungen in der Software vornehmen, wenn sich Prozesse ändern sollten.
Schlüsselfunktionen
Die wichtigsten Funktionen, die die Günter Stahl GmbH in Ninox nutzt, umfassen:
- Bewerbermanagement: Automatisierte Datenerfassung und -zuordnung von Bewerbern.
- Prozesssteuerung: Integration von Drittanwendungen für die automatisierte Verarbeitung von Bewerbungsunterlagen
- Projektmanagement: Verwaltung von Projekten (offene Stellen) und Zuordnung der Bewerber.
- CRM-Funktionalität: Verwaltung von Auftraggebern, Ansprechpartnern und deren Kontakthistorie.
- Rechnungsstellung: Automatisierte Erstellung von Abschlags- und Schlussrechnungen basierend auf dem Projektstatus.
Keyfacts
- 10 Mitarbeitende nutzen Ninox täglich
- Ca. 70 aktive Projekte pro Jahr werden im System verwaltet.
- 1.400 Stellenbesetzungen wurden bereits durchgeführt.
- Ca. 25.000 EUR Ersparnis pro Jahr durch Automatisierungen
- Deutliche Effizienzgewinne bei der Rechnungsstellung und Datenverarbeitung.
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