Die Deutsche Psychoanalytische Vereinigung (DPV) ist ein als „e. V.“ organisierter Fachverband mit Sitz in Berlin. Arbeitsschwerpunkte sind die Ausbildung zum Psychoanalytiker an 13 Standorten sowie Forschung und Aufklärung zum Thema Psychoanalyse. Die DPV hat rund 1100 Mitglieder und ist offizieller Zweig der Internationalen Psychoanalytischen Vereinigung (IPV) sowie auch Teil des deutschen Berufsverbandes DGPT.

Ineffizienz durch Sammelsurium an Standardsoftware

Für die Arbeitsabläufe bei der Mitgliederverwaltung und Event-Planung nutzte die DPV lange Zeit auf Access als zentrale Datenbank und weitere Standard-Software wie Excel und Google Docs. Access wurde den steigenden Anforderungen jedoch nicht mehr gerecht, da es relativ unkomfortabel in der Bedienung war und sich nur schwer veränderten Anforderungen anpassen ließ. Außerdem lief es nur auf Windows-Einzelplatzsystemen, was erhebliche technische und räumliche Einschränkungen bedeutete. In der Summe verursachte das Sammelsurium verschiedener Tools einen hohen Aufwand, erschwerte die Einarbeitung neuer Mitarbeiter*innen und erschien einfach nicht mehr zeitgemäß.

Integrierte Low-Code-Lösung ersetzt diverse Tools

Bei der Suche nach einer effizienten Lösung ließ sich die DPV von den Digitalisierungs-Experten des Ninox-Premium-Partners q23 beraten und von den Vorteilen der Low-Code-Plattform überzeugen. In enger Zusammenarbeit wurde in relativ kurzer Zeit eine individuelle Lösung entwickelt, die exakt auf die Anforderungen und Abläufe der DPV zugeschnitten ist. Sämtliche Daten zu Mitgliedern, Zweigstellen und Veranstaltungen sind jetzt zentral in der Ninox-Datenbank gespeichert, können jederzeit von überall abgerufen und komfortabel mit verschiedenen Endgeräten bearbeitet werden. Ein Dashboard bietet eine gute Übersicht anstehender Termine, Aufgaben und Projektstände. Darüber hinaus wurde auch die DPV-Website angebunden, so dass Anmeldungen zu Veranstaltungen direkt über ein Online-Formular vorgenommen und in Ninox gespeichert werden können.

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Schlüsselfunktionen

• Buchhaltung-Integration

• Anmeldung auf der Webseite via API

• Mitgliederverwaltung

Hauptvorteil der DPV-Lösung ist der enorme Gewinn an Effizienz bei der täglichen Verwaltungsarbeit. Mit Ninox konnten viele, zum Teil recht aufwändige Abläufe optimiert und automatisiert werden, so dass mehr Zeit für die inhaltliche Arbeit bleibt. Neue Nutzer lassen sich komfortabel anlegen sowie mit den erforderlichen Rechten versehen und finden sich ohne große Einarbeitung schnell zurecht. Eine große Erleichterung stellt zudem die Möglichkeit der flexiblen Nutzung mit verschiedenen, auch mobilen Endgeräten dar, sei es an verschiedenen Standorten, im Home-Office oder auf Veranstaltungen. Ninox konnte aber nicht nur Probleme lösen, sondern hat auch neue Möglichkeiten aufgedeckt. Der geht mittlerweile weit über das anfänglich geplante Maß hinaus und umfasst auch Funktionen zur Rechnungslegung und E-Mail-Kommunikation mit den Mitgliedern.