JJ Global Trader hat früher bis zu zwei Stunden für eine einzige Zollanmeldung gebraucht. Heute dauert der gleiche Prozess nur noch 15 bis 45 Minuten, je nachdem, wie viele Artikel dabei sind. Der Großhändler für exotisches Obst und Gemüse betreibt außerdem einen Onlineshop für asiatische Lebensmittel. Diesen Sprung schaffte das Unternehmen, indem es ein Gewirr aus Tabellen und getrennten Systemen durch eine maßgeschneiderte Ninox-Datenbank ersetzte.
Das Unternehmen sitzt in Kelsterbach, beschäftigt 30 Mitarbeiter und importiert Waren aus aller Welt. Von dort verteilt JJ Global Trader die Ware in ganz Deutschland und Europa. Ein solches Geschäft braucht eine Zollabfertigung, die wie ein Uhrwerk läuft. Lange Zeit war genau das nicht der Fall. Das Unternehmen arbeitete mit ausufernden Excel-Tabellen und einem Flickenteppich aus Systemen für Handel, ERP und Lagerverwaltung. Produkt- und Lieferantendaten mussten in jedes System einzeln und von Hand eingegeben werden. Das kostete Zeit und öffnete Tür und Tor für Fehler. Zolltarifnummern und Produktspezifikationen ändern sich regelmäßig, wenn sich Zolltarifgruppen verschieben. Das machte den Prozess noch schwerer zu durchschauen.
Fünf Systeme, ein Balanceakt
Geschäftsführer Parminder Jeer bringt es auf den Punkt:
Wir sind mit Excel über die Runden gekommen. Aber sobald mehrere Mitarbeiter gleichzeitig daran arbeiten, wird es kritisch. Die Fehlerquote war sehr hoch. Wir haben uns andere Software angeschaut, aber nichts hat wirklich zu unseren Anforderungen gepasst.
Gemeinsam mit dem Ninox-Partner Emanuel Neubert entwickelte JJ Global Trader eine maßgeschneiderte, umfassende Software auf Ninox-Basis für die Zollabfertigung. Die Einführung lief in mehreren Phasen über etwa anderthalb Jahre. So blieb genug Zeit, jede Anforderung genau zu klären und das Team Schritt für Schritt zu schulen. Wichtige Integrationen entstanden gleich mit, darunter eine Anbindung an Dakosy und an das Bundesamt für Landwirtschaft und Ernährung (BLE).
Ein System, 70 Prozent schneller
Die Ergebnisse sprechen für sich. Die Qualitätskontrolle meldet heute automatisch an das BLE. Die Zollvorbereitung läuft direkt über Dakosy. Und die Effizienz der Zollanmeldungen ist um 70 Prozent gestiegen.
Wie Jeer erklärt:
Je nachdem, wie viele Artikel wir haben, dauert eine Zollanmeldung heute 15 bis 45 Minuten. Früher waren es bis zu zwei Stunden.
Die neue Software tut mehr als nur Zeit sparen. Sie übermittelt Daten automatisch an Behörden wie das BLE, berechnet und verarbeitet Einfuhrzölle und Steuern und behält Zollzahlungen sowie das Aufschubkonto im Blick. Sie erstellt Speditionsaufträge direkt und generiert dazu passende Dokumente, von Abhol- und Lieferscheinen bis zur Palettenkontenführung. Was früher ein Balanceakt zwischen fünf Systemen war, läuft heute aus einem einzigen System. JJ Global Trader schaut seitdem nicht mehr zurück.
