Virginie Taborowski
Content-Spezialistin
Zuletzt aktualisiert am
14.11.24
Best Practice
Unzufrieden mit Access? Das sollten Sie bei einer Microsoft-Alternative beachten
6
min
Inhaltsverzeichnis
- Was ist Microsoft Access?
- Welche Einschränkungen gibt es bei Microsoft Access?
- Wann wird MS Access eingestellt?
- Kein Access mehr: Was Sie bei der Microsoft-Alternative beachten sollten
- Welche Vorteile hat der Wechsel zu Ninox als Alternative zur Access-Datenbank?
- Fazit: Wechseln Sie zu einer Access-Alternative, bevor es zu spät ist
Die Weiterentwicklung des Datenbank-Managementsystems aus dem Microsoft-Kosmos namens Access gerät zunehmend ins Stocken. Sich nach einer Microsoft-Alternative umzuschauen, ist für Anwender daher Pflichtprogramm. Andernfalls ist die Prozessdigitalisierung dazu verdammt zu scheitern.
In diesem Blogpost zeigen wir Ihnen, welche Nachteile MS Access mit sich bringt und auf welche Funktionen Sie bei einer Access-Alternative achten müssen.
Was ist Microsoft Access?
Microsoft Access (kurz: MS Access) gehört zu den Anwendungen von Microsoft 365. Es handelt sich um ein relationales Datenbanksystem, mit dem Unternehmen eigene Datenbanken erstellen und verwalten können. Das Datenbankmanagement-System (DMBS) richtet sich an kleine bis große Unternehmen sowie an Privatanwender. MS Access ermöglicht Unternehmen, individuelle Anwendungen zu entwerfen, die speziell auf ihre Prozesse angepasst sind. Durch Visual Basic for Applications lassen sich Automatisierungen einführen und Berichte zur Geschäftsanalyse gestalten.
Für MS Access benötigen Sie keine Programmierkenntnisse. Mithilfe von Vorlagen können selbst Einsteiger das Datenbanksystem nutzen und im Handumdrehen funktionsstarke Anwendungen entwickeln. Durch die Access-Connector-Bibliothek lassen sich Daten aus branchenspezifischen Apps integrieren. Access ist nur für den Computer verfügbar.
Welche Einschränkungen gibt es bei Microsoft Access?
MS Office ist eine solide Software für Unternehmen. Besitzt Ihre Organisation ohnehin ein Microsoft 365-Abonnement, liegt der Gedanken nicht fern, MS Access als Datenbank zu nutzen. Dass das letzte Update jedoch 2019 erschienen ist, zeigt bereits, dass es schlecht um die Weiterentwicklung von MS Access steht. Als das System 1992 eingeführt wurde, schloss es die Lücke zwischen Tabellenkalkulationen und der Verwaltung von Daten. Unterdessen ist die Technik jedoch weit vorangeschritten und mit zunehmender Digitalisierung sind die Anforderungen an ein DMBS gestiegen.
Warum es sich lohnt, über MS Access-Alternativen nachzudenken, erfahren Sie nachfolgend:
MS Access besitzt keine Web-Applikation
Eine bedeutende Einschränkung von MS Access liegt in der fehlenden Unterstützung für Web-Applikationen. Zwar können die Daten über den SQL-Server oder Microsoft Azur SQL gespeichert werden, das bedeutet jedoch einen aufwendigen Workaround. Moderne Geschäftsprozesse erfordern den Zugriff auf Datenbanken über das Internet, um die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch zu erleichtern. Das Fehlen einer integrierten webbasierten Schnittstelle macht MS Access in dieser Hinsicht weniger flexibel und anpassungsfähig.
MS Access ist nicht mobil
Auf eine mobile App müssen MS-Access-Anwender ebenfalls verzichten. Das ist ein deutlicher Nachteil im Zeitalter von mobiler Arbeit und Remote-Zugriff. Ohne eine dedizierte mobile Anwendung haben Benutzer Schwierigkeiten, auf ihre Daten zuzugreifen und diese zu aktualisieren, insbesondere wenn sie außerhalb des Büros tätig sind.
MS Access kann nur auf Microsoft verwendet werden
Obwohl es Microsoft 365 bereits als Mac-Version gibt, bleibt MS Access exklusiv für die Verwendung auf Microsoft-Plattformen ausgelegt. Diese Einschränkung kann die organisationsübergreifende Zusammenarbeit erschweren, insbesondere wenn Kunden andere Betriebssysteme verwenden. Dieser Mangel an plattformübergreifender Kompatibilität beeinträchtigt die Flexibilität der Datenverwaltung.
MS Access ist ein Datensilo
MS Access neigt dazu, isolierte Datensilos zu schaffen, da die gemeinsame Nutzung von Daten zwischen verschiedenen Anwendungen erschwert wird. Dies kann zu Redundanzen und Ineffizienzen führen, insbesondere wenn andere Systeme und Anwendungen im Unternehmen vorhanden sind.
MS Access ist nicht datenschutzkonform
In Zeiten strenger Datenschutzvorschriften kann MS Access aufgrund fehlender eingebauter Datenschutzfunktionen als problematisch gelten. Die datenschutzkonforme Sicherung und Verwaltung sensibler Daten stellen aus drei Gründen eine Herausforderung dar:
- MS Access besitzt nicht die Möglichkeit, klare Zugriffsrechte zu definieren, sodass nicht gesichert ist, dass die richtigen Personen auf die Daten zugreifen.
- Personenbezogenen Daten können nicht anonymisiert ausgewertet werden.
- Die Server von MS Access befinden sich nicht in Deutschland und können daher Lücken für eine DSGVO-konforme Aufbewahrung aufweisen.
MS Access-Updates sind veraltet
Das letzte Update von MS Access fand 2019 statt. Das weist darauf hin, dass die Software möglicherweise nicht mehr die neuesten Sicherheitspatches und Funktionserweiterungen erhalten hat. Dieses Sicherheitsrisiko könnte zu Kompatibilitätsproblemen mit neuen Technologien führen. Unternehmen sollten daher überlegen, ob ihre Datenbanklösung auf dem neuesten Stand ist und den aktuellen Anforderungen entspricht.
Wann wird MS Access eingestellt?
Immer wieder gibt es Gerüchte, dass MS Access eingestellt werden soll. Auch wenn sich das Gerücht bisher nicht bewahrheitet hat, zeigt die Microsoft-Lösung auch keine positive Entwicklung. Der Fokus von Microsoft liegt eindeutig auf anderen Produkten. Anwender, die an einer langfristigen Lösung zur Digitalisierung ihrer Prozesse interessiert sind, sollten sich also frühzeitig nach einer besseren Software umschauen.
Kein Access mehr: Was Sie bei der Microsoft-Alternative beachten sollten
Es ist unbestritten, dass es unterdessen bessere Möglichkeiten für Datenbanksysteme gibt als MS Access. Welche Lösung jedoch zu Ihren individuellen Bedürfnissen passt, das können nur Sie entscheiden. Fakt ist, dass Sie bei den meisten Systemen (wie Microsoft SQL-Server, Oracle, MySQL oder MongoDB) Abstriche machen müssen. Wir zeigen Ihnen, worauf Sie bei der Auswahl Ihres Dankbanksystems unbedingt achten sollten:
Benutzerfreundlichkeit und Zusammenarbeit:
Ein benutzerfreundliches Interface und eine einfache Handhabung sind entscheidend, um die Effizienz und Akzeptanz im Team zu fördern. Funktionen für eine strukturierte Zusammenarbeit – wie beispielsweise individuelle Berichte oder bestimmte Zugriffsrechte – sorgen zudem für eine produktive Arbeitsweise.
Mobile App:
In einer zunehmend mobilen Arbeitswelt ist eine App für den Zugriff auf die Datenbank eine wertvolle Funktion. Mitarbeiter können so ortunabhängig produktiv sein und haben stets aktuelle Informationen mit einer Alternative zu Access vorliegen. Sollten Sie sich gegen Access entscheiden und eine Microsoft-Alternative suchen, müssen Sie hierauf achten.
Skalierbarkeit:
Die Möglichkeit, das Datenbanksystem entsprechend den wachsenden Anforderungen Ihres Unternehmens zu skalieren, ist von grundlegender Bedeutung für langfristigen Erfolg. Andernfalls laufen Sie Gefahr hohe Kosten für ein System zu verschwenden, das Sie bereits nach kürzester Zeit durch eine leistungsfähigere Variante ersetzen müssen.
Integrationen:
Eine reibungslose Integration mit anderen Anwendungen und Tools erleichtert den Datenfluss und die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Plattformen, wenn Sie sich für eine Alternative zu einer Access-Datenbank entscheiden. Die Zusammenarbeit mit externen Partnern, die andere Software nutzen, wird durch eine mögliche Anbindung ebenfalls erleichtert.
Offline-Funktion:
Die Möglichkeit, auch ohne Internetverbindung auf Daten zuzugreifen, ist in vielen Szenarien unverzichtbar. Stehen Sie beispielsweise bei einem Kundentermin auf der Baustelle oder in der Fabrik, sind Sie dank Offline-Funktion nicht vollkommen aufgeschmissen.
Moderne Funktionen:
Die Verfügbarkeit zeitgemäßer Funktionen, die den aktuellen Anforderungen an ein Datenbankmanagementsystem gerecht werden, sollten ebenfalls berücksichtigt werden. Beispiele für moderne Funktionen in fortschrittlichen Datenbanksystemen sind:
- Automatisierung und Workflow-Management
- kollaborative Tools und Echtzeit-Zusammenarbeit
- erweiterte Sicherheitsfunktionen
- Cloud-Integration für flexible Speicher- und Zugriffsoptionen
- Data Analytics und Reporting mit eingebauten Analysewerkzeugen
- Künstliche Intelligenz für Vorhersagen und Mustererkennung
- API-Zugriff und Integration mit anderen Anwendungen
- Multifunktionale Suche mit leistungsstarken Suchfunktionen
Sie wollen eine eigene Online-Datenbank erstellen? Dann lesen Sie am besten an anderer Stelle auf unserem Blog weiter.
Welche Vorteile hat der Wechsel zu Ninox als Alternative zur Access-Datenbank?
Entscheiden Sie sich für Ninox als Alternative zu einer Access-Datenbank müssen Sie keinerlei Abstriche machen. Anders als bei vorgefertigten Lösungen haben Sie mit Ninox’ Low-Code-Ansatz die Möglichkeit, ein Datenbank-System ganz nach Ihren individuellen Wünschen zu entwickeln.
Der Wechsel zu Ninox als Alternative zu MS Access bietet gleich mehrere Vorteile:
- Cross-Platform-Kompatibilität
- Benutzerfreundlichkeit
- Kollaboration und Teamarbeit
- Cloud-Integration
- Sicherheit und Datenschutz
- Flexibilität und Anpassbarkeit
- Automatisierung von Abläufen
- Regelmäßige Updates und Support
- Skalierbarkeit
Mehr Informationen, welche Funktionen Ihnen Ninox als wahre Access-Microsoft-Alternative bietet, lesen Sie an anderer Stelle.
Fazit: Wechseln Sie zu einer Access-Alternative, bevor es zu spät ist
Die stagnierende Entwicklung von Microsoft Access erfordert dringend eine moderne Alternative, die den aktuellen Anforderungen gerecht wird. Cross-Plattform-Kompatibilität, Benutzerfreundlichkeit, Datenschutz und Flexibilität machen Ninox zu einer attraktiven Option für Unternehmen, die eine moderne und flexible Datenbanklösung suchen. Unternehmen sollten frühzeitig auf moderne Alternativen umsteigen, bevor MS Access endgültig eingestellt wird.
