Virginie Taborowski
Content-Spezialistin
Zuletzt aktualisiert am
22.8.24
Best Practice
Eigene Online-Datenbank erstellen: Das müssen Sie beachten
6
min
Inhaltsverzeichnis
- Was ist eine Online-Datenbank?
- Welche Arten von Datenbanken gibt es?
- Herausforderungen bei der lokalen Datenspeicherung
- Welche Vorteile bietet eine Online-Datenbank?
- Die wichtigsten Funktionen einer Online-Datenbank
- So können Sie eine Online-Datenbank erstellen
- Wie Sie die Ninox-Online-Datenbank beim Digitalisierungsprozess unterstützt
- Fazit: Online-Datenbanken sind im Digitalisierungsprozess ein unerlässliches Tool
Sämtliche Unternehmensprozesse müssen sich auf kurz oder lang mit der Verwaltung von Daten beschäftigen; eine Online-Datenbank zu erstellen, ist also essenziell. Im Human Ressource müssen Mitarbeiterdaten gespeichert werden, das Vertriebsteam benötigt eine Kontaktdatenbank zur Ansprache von Leads und im Projektmanagement müssen sämtliche Ressourcen in einen Überblick gebracht werden. Das lokale Datenmanagement ist bei digitalen Prozessen jedoch schnell überfordert und erfüllt obendrein nicht die notwendigen Sicherheitsstandards.
In diesem Blogpost erfahren Sie, warum Sie Ihre Datenbank online erstellen sollten, welche Vorteile die Methode bietet und welche Funktionen bei der Wahl der Datenbank unbedingt zu beachten sind.
Was ist eine Online-Datenbank?
Als Online-Datenbank wird die zentrale Sammlung von Informationen in einer Datenbank im Internet verstanden. Zugänglich sind die Datenbanken über einen Cloud-Zugriff. Die Informationen der Datenbank werden unter gemeinsamen Merkmalen zusammengefasst. Somit können Daten leichter erfasst, verarbeitet und verwaltet werden.
Auf die zentrale Ablage kann standortsunabhängig zugegriffen werden, weshalb sie die Zusammenarbeit effizienter gestaltet. Online-Datenbanken können ganz unterschiedliche Funktionen haben. Sie speichern beispielsweise Kunden- oder Mitarbeiterdaten, verwalten Produktinformationen und Lagerbestände, oder sammeln wichtige Unternehmenskennzahlen.
Welche Arten von Datenbanken gibt es?
Es gibt eine Vielzahl von Datenbanken. Zu den am häufigsten vorkommenden gehören jedoch:
- Hierarchische Datenbank erstellen: Wie der Name es bereits vermuten lässt, handelt es sich bei einer hierarchischen Datenbank um einen stammbaumähnlichen Aufbau von Informationen. Einem übergeordneten Objekt werden viele weitere Elemente untergestellt. Der Vorteil von hierarchischen Datenbanken liegt in ihrer kurzen Abfragezeit. Der Nachteil ist jedoch die starre Struktur.
- Relationales Datenbankmodell online erstellen: Die im Unternehmenskontext am häufigsten verwendete Art von Datenbanken sind die relationalen Datenbank-Management-Systeme (kurz: RDBMS). Sie basieren auf Structured-Query-Language (kurz: SQL) und führen durch Regeln Aufgaben durch wie Daten lesen, erstellen, aktualisieren oder löschen.
- Nicht-relationale Datenbanken programmieren: Konträr zur relationalen Datenbank funktionieren die nicht-relationalen Datenbanken (auch: NoSQL). Sie sind schemaunabhängig und können daher sowohl strukturierte Daten als auch halb-strukturierte Daten verarbeiten. Das macht sie besonders praktikabel gegenüber großen Datenmengen.
Der große Vorteil relationaler Datenbanken ist, dass sie Informationen aus separaten Tabellen beziehen. Durch einen Fremdschlüssel können die Daten so miteinander verbunden und in einen gemeinsamen Kontext gebracht werden. Praktisch bedeutet das, dass sie beispielsweise Mitarbeiterinformationen mit der Stundenabrechnung kombinieren können, um daraus die Lohnzahlung zu automatisieren.
Herausforderungen bei der lokalen Datenspeicherung
Die lokale Datenspeicherung birgt ihre eigenen Herausforderungen, die Unternehmen sorgfältig berücksichtigen müssen. Eines der Hauptprobleme ist die begrenzte Skalierbarkeit. Lokale Speicherlösungen stoßen oft an ihre Grenzen, wenn Unternehmen wachsen und mehr Daten verwalten müssen. Dies kann zu ineffizienter Ressourcennutzung und verlangsamten Arbeitsprozessen führen.
Ein weiteres Problem, wenn Sie keine Online-Datenbank erstellen, ist die mangelnde Flexibilität in Bezug auf den Zugriff auf Daten. Lokale Speicherorte beschränken oft den Zugriff auf bestimmte Standorte oder Geräte, was die Zusammenarbeit und Mobilität der Mitarbeiter beeinträchtigen können.
Sicherheitsbedenken sind ebenfalls ein großes Problem. Die Speicherung von Daten auf lokalen Geräten erfordert umfassende Sicherheitsmaßnahmen, um Daten vor physischen Gefahren wie Diebstahl oder Naturkatastrophen zu schützen. Die Implementierung und Aufrechterhaltung dieser Sicherheitsmaßnahmen sind jedoch kostspielig und komplex.
Welche Vorteile bietet eine Online-Datenbank?
Online-Datenbanken werden in der Regel durch Software-as-a-Service-Anbieter als Cloud-Lösung angeboten. Das erleichtert Unternehmen zum einen die IT-Infrastruktur und zum anderen sind die Kosten wesentlich geringer als bei der Nutzung von eigenen Servern.
Der größte Pluspunkt bei Online-Datenbanken ist jedoch, dass der Zugriff auf die Cloud nicht an ein Gerät gebunden ist. Sie können ganz einfach auf die Datenbank über das Internet zugreifen. Daraus ergeben sich folgende Vorteile:
- Effektive Zusammenarbeit: Der zentrale Zugriff auf die Online-Datenbank verschafft allen Teammitgliedern den gleichen Wissensstand, was zu einer transparenten Kommunikation und einer produktiveren Zusammenarbeit führt.
- Echtzeitdaten: Daten werden in der Online-Datenbank in Echtzeit angepasst und dargestellt. Somit sind schnelle Prozesse möglich.
- Ortsunabhängig: Die Cloud-basierte Natur von Online-Datenbanken erlaubt Benutzern, von überall auf der Welt auf die Daten zuzugreifen. Dies erleichtert mobiles Arbeiten.
- Flexibel und agil: Änderungen und Anpassungen können in Online-Datenbanken unkompliziert vorgenommen werden, was sie besonders geeignet macht für flexible und agile Prozesse.
- Digitalisierung: Eine Online-Datenbank zu erstellen, ist ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Sie ermöglichen eine effiziente Verwaltung von Daten und fördern die Integration digitaler Technologien.
- Kostengünstig: Da Unternehmen nur für die tatsächlich genutzte Speicherkapazität bezahlen, reduzieren sich die Kosten im Vergleich zu herkömmlichen, lokal gehosteten Datenbanken mit festen Kapazitäten.
- Keine Programmierkenntnisse notwendig: Viele Online-Datenbanken sind benutzerfreundlich und erfordern keine fortgeschrittenen Programmierkenntnisse. Dies ermöglicht eine breite Nutzung innerhalb des Unternehmens, ohne spezielle technische Fähigkeiten vorauszusetzen.
Die wichtigsten Funktionen einer Online-Datenbank
Stellen Sie sich vor, Sie betreten einen Raum voller Schalter und Knöpfe, von denen Sie keine Ahnung haben. Nicht gerade einladend, oder? Genauso sollte es in einer Online-Datenbank nicht sein. Intuitive, leicht verständliche Benutzeroberflächen sind das A und O für eine reibungslose Interaktion.
Doch da hört es nicht auf. Eine Online-Datenbank muss sich anpassen können. Hier kommt die Skalierbarkeit ins Spiel. Sie ermöglicht es, die Speicherkapazität je nach Bedarf anzupassen. Wächst Ihr Unternehmen, so sollte auch die Datenbank die Möglichkeit bieten, mitzuwachsen. Eine skalierbare Lösung bedeutet Flexibilität und Agilität. Warum ist das wichtig? Weil Unternehmen sich ständig weiterentwickeln. Neue Daten strömen ein, alte werden archiviert. Eine starre Datenbank, die sich nicht anpassen kann, wird schnell zum Flaschenhals.
Der wohl wichtigste Aspekt einer jeden Online-Datenbank ist jedoch die Datensicherheit. Geschützte Informationen sind im Zeitalter von Datendiebstahl und Cyberkriminalität von enormer Bedeutung. Auch die Einhaltung der DSGVO zwingt Unternehmen dazu, auf sichere Lösungen zu setzen. Denken Sie daran, dass Ihre Daten im Netz in einer digitalen Wolke schweben. Daher sollte der Zugang sicher und geschützt sein, damit Unbefugte draußen bleiben.
So können Sie eine Online-Datenbank erstellen
Der einfachste Weg, um eine eigene Online-Datenbank zu erstellen, ist, eine Datenbank-Software zu nutzen. Wenn Sie sich nicht von Beginn an, auf eine Funktion – wie beispielsweise ein CRM-System oder eine HR-Software – beschränken möchten, greifen Sie am besten auf eine Low-Code-Datenbank zurück.
Mit einer Low-Code-Plattformen können Sie Datenbanken nach Ihren individuellen Bedürfnissen erstellen und immer wieder anpassen. Sie benötigen hierzu keinerlei Programmierungskenntnisse, sondern können Datentypen, Felder und Tabellen ganz einfach per intuitivem Editor anlegen.
Schritt 1: Wählen Sie eine Vorlage
In Ninox haben Sie beispielsweise die Möglichkeit, eine leere Datenbank zu erstellen oder aber auf unzählige Vorlagen zu verschiedenen Anwendungsgebieten zurückzugreifen. Anstatt die Online-Datenbank zu programmieren, können Sie mit nur einem Klick auf Vorlagen wie:
- Adressbuch,
- Verträgen,
- Arbeitszeiterfassung,
- Kontakten,
- CRM,
- Recruiting oder
- Onboarding
zurückgreifen. Möchten Sie stattdessen eine eigene Datenbank gestalten, dann müssen Sie zunächst eine Tabelle hinzufügen. Konfigurieren Sie Datenfelder, fügen Sie verschiedene Felder hinzu und geben Sie schließlich Ihre Daten in Zeilen und Spalten ein. Alternativ können Sie Ihre Daten auch aus einer CSV-Datei importieren.
Schritt 2: Filtern und sortieren Sie die Daten
Haben Sie alle Ihre Daten eingetragen, können Sie diese nach bestimmten Kriterien sortieren. Das verschafft Ihnen einen besseren Überblick und hilft Ihnen aus den Datensätzen, Entscheidungen abzuleiten.
Möchten Sie beispielsweise verschiedene Daten zu einem Sachverhalt zusammenfügen, dann können Sie diese auch entsprechend gruppieren. Durch anschließendes Filtern rufen Sie genau die Zeilen und Spalten auf, die Sie gerade benötigen.
Probieren Sie sich in den verschiedenen Ansichten aus und finden Sie eine Darstellung, die für Sie am sinnvollsten ist. In Ninox haben Sie beispielsweise die Möglichkeit, eine visuelle Online-Datenbank mit folgenden Ansichten zu erstellen: Tabelle, Formular, Diagramm, Karten, Kanban, GANTT sowie Pivot.
Schritt 3: Binden Sie die Datenbank in Ihre Prozesse ein
Ist die Online-Datenbank einsatzbereit, müssen Sie nur noch Teilnehmer zur gemeinsamen Bearbeitung einladen. Besonders praktisch an Online-Datenbanken ist, dass Sie Zugriffsrechte vergeben können. Somit verhindern Sie zum einen, dass ungewollte Änderungen an den Datensätzen vorgenommen werden, und zum anderen fördern Sie die Zusammenarbeit im Team. Laden Sie Teamkollegen einfach per E-Mail-Adresse zum gemeinsamen Arbeitsbereich ein, um an Ihren Projekten zu arbeiten.
Wie Sie die Ninox-Online-Datenbank beim Digitalisierungsprozess unterstützt
Die Ninox-Online-Datenbank steht im Mittelpunkt Ihres Digitalisierungsprozesses und bietet eine fortschrittliche Lösung für Unternehmen. Mit unserer Datenbank arbeiten Sie ortsunabhängig im Team zusammen. Durch die Einhaltung aller DSGVO-Regeln und den Serverstandort innerhalb der EU gewährleistet Ninox außerdem eine hohe Datensicherheit.
Ein herausragendes Feature ist der Ninox-Assistent, der Ihnen dabei hilft, Ihre eigene Online-Datenbank mühelos zu erstellen. Aktivieren Sie den Assistenten und begeben Sie sich auf eine interaktive Tour, die Sie Schritt-für-Schritt durch alle notwendigen Maßnahmen führt. Diese innovative Herangehensweise macht die Erstellung Ihrer Datenbank zu einer klaren und zugänglichen Aufgabe, um Ihren Digitalisierungsprozess optimal zu unterstützen.
Fazit: Online-Datenbanken sind im Digitalisierungsprozess ein unerlässliches Tool
Online-Datenbanken konsolidieren Informationen an einem zentralen Ort, der für alle Mitarbeiter ortunabhängig zugänglich ist. Damit wird nicht nur ein besseres Zusammenarbeiten erreicht, sondern auch die Produktivität und Effizienz sämtlicher Prozesse gesteigert. Ein riesiger Vorteil von SaaS-Online-Datenbanken ist die hohe Datensicherheit sowie die kostengünstige Alternative zu lokalen Servern. Daten in Papierform abzuheften, widerspricht jeglicher Digitalisierungstendenz. Unternehmen, die heute erfolgreich, flexibel und skalierbar bleiben wollen, kommen daher nicht um die Verwendung von Online-Datenbanken herum.
