Prozesse digitalisieren: Vorteile, Vorgehen und Tipps
- Einleitung
- Was ist Digitalisierung?
- Warum ist es wichtig, Prozesse zu digitalisieren?
- Die Nachteile von manuellen Prozessen
- Herausforderungen bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen
- Welche Vorteile bieten digitalisierte Prozesse?
- Worauf Sie bei der Prozessdigitalisierung achten sollten
- Wie die Ninox-Datenbank Sie unterstützen kann
- Fazit: Ohne digitale Prozesse sind Unternehmen nicht mehr wettbewerbsfähig
Digitalisierte Prozesse sind in der Arbeitswelt nicht mehr aufzuhalten. Unternehmen, die noch auf Papierkram anstatt digitaler Datenbanken setzen, werden auf kurz oder lang den Anschluss verlieren.
Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Prozesse digitalisieren, warum die Prozessdigitalisierung so wichtig ist und was die wichtigsten Vorteile sind.
Was ist Digitalisierung?
Als Digitalisierung wird der Prozess bezeichnet, bei dem Dokumente, Daten und andere Medien in digitale Dateien umgewandelt werden, um sie auf einem Computer oder in einer Datenbank zu speichern. Im Unternehmenskontext wird der Begriff Digitalisierung jedoch auch in Zusammenhang mit der Optimierung digitalisierten Prozessen bzw von Geschäftsprozessen verstanden.
Mögliche Einsatzgebiete sind:
- Dokumentenmanagement
- Personalmanagement
- Reporting
- Beschaffungsprozesse
- Auftragsabwicklung
- Kundenservice
- Projektmanagement
Digitale Daten und digitalisierte Prozesse helfen dabei, Geschäftsabläufe effizienter und gezielter durchzuführen. Aufgrund der weitreichenden Umstrukturierung durch die Digitalisierung in der Wirtschaft wird häufig von einer Industrie 4.0 gesprochen.
Warum ist es wichtig, Prozesse zu digitalisieren?
Ein Brief braucht gerne mal bis zu einer Woche, bis er beim Empfänger eintritt. Eine E-Mail hingegen landet binnen Sekunden im Postfach der Kontaktperson. Digitale Daten bieten nicht nur den Vorteil, dass sie wesentlich schneller übermittelt werden können, sie schaffen gleichzeitig Ressourcen für andere Aufgaben.
Prozesse im Unternehmen zu digitalisieren, ist wichtig, um:
- Abläufe schneller und effizienter zu gestalten,
- Kosten zu senken und
- wettbewerbsfähig zu bleiben.
Unternehmen, die in der heutigen Zeit noch nicht mit der Digitalisierung ihrer Prozesse gestartet haben, werden ihren Wettbewerbsvorteil verlieren. Stellen Sie sich vor, ein Unternehmen besitzt keine Website, ist nicht per E-Mail-Support erreichbar oder liefert keine inspirierenden Inhalte auf Social Media. Es ist nur eine Frage der Zeit, bis Kunden zur Konkurrenz abwandern. Ganz davon abgesehen, dass auch moderne Analysen ohne digitale Datengrundlage kaum mehr möglich sind.
Die Nachteile von manuellen Prozessen
Das wohl einfachste Beispiel, um die Effizienz von digitalisierten gegenüber manuellen Prozessen aufzuzeigen, ist die Rechnungsstellung. Wurden Rechnungen noch vor wenigen Jahren hauptsächlich per Brief verschickt, verläuft der Prozess heute beinahe überall digital.
Die manuelle Rechnungsstellung ist nicht nur wesentlich zeitaufwendiger, sondern zudem auch teurer, wenn Sie keine Prozesse digitalisieren. Mit einer Buchhaltungssoftware können Rechnungen heute vollständig automatisiert empfangen, geprüft und ausgezahlt werden. Somit fällt nicht nur das Porto für den Rechnungsversand weg, sondern auch die Arbeitszeit der Bürokraft. Anstatt sich mit administrativen Aufgaben herumzuschlagen, bleibt somit mehr Zeit für strategische Aufgaben.
Ein weiterer Nachteil, den manuelle Prozesse mit sich bringen, ist die fehlende Transparenz und Nachverfolgbarkeit – ganz gleich ob im Dokumentenmanagement, der Produktion oder bei anderen Geschäftsabläufen. Während der Eingang einer E-Mail schnell überprüft ist, kann ein Brief physisch abhandenkommen. Digitale Transparenz sorgt nicht nur intern, sondern auch bei externen Kundenbeziehungen für Klarheit.
Selbst in Bezug aufs Personalmanagement können analoge Prozesse einen Nachteil darstellen. Gerade in der jüngeren Generation werden digitale Strukturen vorausgesetzt.
Manuelle Prozesse, die Sie nicht digitalisieren, lassen sich außerdem nur äußerst schwer automatisieren. Im modernen Sinne fehlt es schlichtweg an Flexibilität. Unternehmen, die weiterhin auf Aktenordner setzen, können nicht agil auf Herausforderungen reagieren.
Herausforderungen bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen
Digitalisierte Prozesse zu etablieren, bedeutet auch in die richtige Technik zu investieren. Für Unternehmen birgt die Umstrukturierung jedoch auch eine Reihe von Herausforderungen.
Diese betreffen vor allem die drei Ebenen:
- regulatorische Herausforderungen,
- Sicherheitsbedenken und
- fehlende, unternehmensinterne Ressourcen.
Datenschutz und Branchen-Standards stellen für Unternehmen ein enormes Hindernis zu digitalisierten Prozessen dar. Wer nicht auf datenschutzkonforme Software setzt, der riskiert Abmahnungen und das Vertrauen der eigenen Kunden zu verlieren. Damit einher gehen Sicherheitsbedenken, die vor allem sensible sowie personenbezogene Daten betreffen, wenn Sie Prozesse digitalisieren. Die hohen Anforderungen an die IT-Sicherheit stellen gerade für kleinere Unternehmen eine große Herausforderung dar. Nicht zuletzt müssen auch Zeit und Aufwand einkalkuliert werden. Eine sichere IT-Infrastruktur aufzubauen, benötigt interne Ressourcen.
Welche Vorteile bieten digitalisierte Prozesse?
Die Umstrukturierung der Arbeitswelt zwingt Firmen regelrecht dazu, ihre Prozesse zu digitalisieren. Gerade während der Coronapandemie ist die Bedeutung der Digitalisierung weitergewachsen – das zeigt auch eine Umfrage von Bitkom aus dem Jahr 2021. Egal ob im Homeoffice oder auf der Baustelle: Die digitale Verwaltung von Prozessen schafft in jeder Branche Vorteile.
Dazu gehören:
- Nachverfolgbarkeit von Abläufen: Gewährleistung einer transparenten und lückenlosen Verfolgung von Prozessen.
- Krisensicherheit digitaler Systeme: Robuste digitale Infrastrukturen bieten Widerstandsfähigkeit, insbesondere in herausfordernden Zeiten wie der Coronapandemie.
- Anwenderfreundlichkeit durch Standardisierung: Standardisierte digitale Prozesse erleichtern die Bedienung und Integration für Anwender, unabhängig vom Standort.
- Grundlage für Optimierung durch Datenvisualisierung: Analyse von Daten ermöglicht die Identifizierung von Optimierungspotenzialen, unterstützt durch übersichtliche Datenvisualisierungen.
- Effizienzsteigerung: Automatisierung und Digitalisierung führen zu einer insgesamt effizienteren Arbeitsweise und beschleunigen Prozesse durch das Digitalisieren.
- Kostenreduzierung: Durch die Minimierung manueller Aufgaben und Optimierung von Ressourcen können Kosten effektiv gesenkt werden.
- Erhöhung der Kundenzufriedenheit: Schnellere, präzisere und kundenorientierte Abläufe tragen zur Steigerung der Kundenzufriedenheit bei.
- Attraktivität für neue Mitarbeiter: Die Implementierung moderner Arbeitsmethoden macht Unternehmen für neue Mitarbeiter, insbesondere aus der Generation Z, attraktiver.
Worauf Sie bei der Prozessdigitalisierung achten sollten
Bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen stehen mehrere Schlüsselfaktoren im Fokus. Zunächst spielt die Automatisierung eine zentrale Rolle. Sie rationalisiert nicht nur repetitive Aufgaben, sondern minimiert auch Fehlerquoten und steigert die Arbeitsproduktivität erheblich.
Durch die nahtlose Integration digitaler Systeme wird ein effizienter Datenfluss zwischen verschiedenen Abteilungen gewährleistet, was wiederum die Entscheidungsfindung beschleunigt und die Zusammenarbeit verbessert.
Ein weiterer entscheidender Aspekt, wenn Sie auf digitalisierte Prozesse setzen, ist die Anpassungsfähigkeit. Die Digitalisierung der Geschäftsprozesse sollte darauf abzielen, Abläufe flexibel zu gestalten, um schnell auf Veränderungen in der Technologie und den Marktbedingungen reagieren zu können. Eine skalierbare Ausrichtung der Prozesse ist ebenfalls unerlässlich. Dies ermöglicht es Unternehmen, mit ihrem Wachstum Schritt zu halten, ohne dabei Ressourcen übermäßig zu beanspruchen.
Wie die Ninox-Datenbank Sie unterstützen kann
Egal, welchen Geschäftsbereich Sie digitalisieren möchten, mit der Ninox-Datenbank gelingt Ihnen die Umsetzung. Das Beste ist, dass Sie keinerlei IT-Kenntnisse dazu benötigen. Dank dem Low-Code-Ansatz können selbst Nicht-Entwickler Lösungen entwickeln, um Prozesse zu digitalisieren.
Möchten Sie nicht von neu starten, dann bietet Ninox Ihnen zahlreiche Vorlagen. Mit nur einem Klick haben Sie das Template installiert und können beginnen, Ihre Datenbank mit Informationen zu befüllen. Der visuelle Baukasten ermöglicht es Ihnen, individuelle Felder einzufügen und Prozesse so ganz nach Ihrem Belieben anzupassen. Workflows wie Freigaben, Rechnungsstellung oder Angebote können vollständig automatisiert werden. Für einen noch größeren Funktionsumfang bietet die Ninox-Datenbank außerdem zahllose Schnittstellen und Integrationen an.
Die datenschutzkonforme Lösung ist jedoch nicht nur ein Produkt für die moderne Bürolandschaft. Selbst Fertigungsunternehmen wie thyssenkrupp System Engineering GmbH und Bauunternehmer wie die keiltec GmbH digitalisieren Ihre Prozesse mit Ninox. Die hohe Flexibilität des Tools bietet die Möglichkeit, genau die Software zusammenzustellen, die zu Ihren Geschäftsprozessen passt.
Fazit: Ohne digitale Prozesse sind Unternehmen nicht mehr wettbewerbsfähig
Geschäftsprozesse zu digitalisieren, ist schon längst keine Ja-oder-Nein-Entscheidung mehr. Die Frage, die sich Unternehmen jedoch nach wie vor stellen müssen, ist, wie sie am besten vorgehen, um ihre Prozesse zu digitalisieren. Low-Code-Software schafft die Möglichkeit, Systemanforderungen an die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens anzupassen und somit individuelle Geschäftsprozesse zu digitalisieren.
Ohne digitalisierte Abläufe werden Unternehmen auf kurz oder lang nicht mehr wettbewerbsfähig sein, weshalb es genau jetzt an der Zeit ist, nach der richtigen Software zu suchen.
