Virginie Taborowski
Content-Spezialistin
Zuletzt aktualisiert am
3.12.24
Best Practice
Digitalizar los procesos: ventajas, procedimientos y consejos
6
min
Inhaltsverzeichnis
- ¿Qué es la digitalización?
- ¿Por qué es importante digitalizar los procesos?
- Los inconvenientes de los procesos manuales
- Desafíos en la digitalización de los procesos empresariales
- ¿Cuáles son los beneficios de los procesos digitalizados?
- A qué debe prestar atención al digitalizar los procesos
- Cómo puede ayudar la base de datos de Ninox
- Conclusión: Sin procesos digitales, las empresas ya no son competitivas
Los procesos digitalizados ya no se pueden detener en el mundo del trabajo. Las empresas que aún dependen del papeleo en lugar de las bases de datos digitales perderán el contacto tarde o temprano.
Le mostraremos cómo digitalizar sus procesos, por qué es tan importante la digitalización de los procesos y cuáles son los beneficios más importantes.
¿Qué es la digitalización?
La digitalización es el proceso mediante el cual los documentos, datos y otros medios se convierten en archivos digitales que se almacenan en una computadora o en una base de datos. Sin embargo, en un contexto corporativo, el término digitalización también se entiende en relación con la optimización de los procesos digitalizados o los procesos comerciales.
Los posibles campos de aplicación son:
- gestión de documentos
- gestión de recursos humanos
- Presentación de informes
- Procesos de adquisición
- Procesamiento de pedidos
- servicio al cliente
- gestión de proyectos
Los datos digitales y los procesos digitalizados ayudan a llevar a cabo los procesos empresariales de manera más eficiente y específica. Debido a la profunda reestructuración resultante de la digitalización en la economía, a menudo se habla de la Industria 4.0.
¿Por qué es importante digitalizar los procesos?
La carta puede tardar hasta una semana en llegar al destinatario. Un correo electrónico, por otro lado, termina en la bandeja de entrada de la persona de contacto en cuestión de segundos. Los datos digitales no solo ofrecen la ventaja de que se pueden transmitir mucho más rápido, sino que también crean recursos para otras tareas.
La digitalización de los procesos en las empresas es importante con el fin de:
- para hacer que los procesos sean más rápidos y eficientes
- para reducir los costos y
- para seguir siendo competitivos.
Las empresas que aún no hayan empezado a digitalizar sus procesos en la actualidad perderán su ventaja competitiva. Imagina que una empresa no tiene un sitio web, no está disponible a través del soporte por correo electrónico o no ofrece contenido inspirador en las redes sociales. Es solo cuestión de tiempo que los clientes migren a la competencia. Además del hecho de que incluso los análisis modernos ya no son posibles sin una base de datos digital.
Los inconvenientes de los procesos manuales
Probablemente el ejemplo más simple de mostrar la eficiencia de los procesos digitalizados en comparación con los procesos manuales es la facturación. Si bien las facturas se enviaban principalmente por carta hace unos años, el proceso ahora es digital en casi todas partes.
La facturación manual no solo lleva mucho más tiempo, pero también es más caro si no se digitalizan los procesos. Con el software de contabilidad, las facturas ahora se pueden recibir, comprobar y pagar de forma totalmente automática. Esto no solo elimina el franqueo para enviar las facturas, sino también el tiempo de trabajo del empleado de oficina. En lugar de ocuparse de las tareas administrativas, esto deja más tiempo para las tareas estratégicas.
Otra desventaja que tienen los procesos manuales es que falta de transparencia y trazabilidad, ya sea en la gestión de documentos, la producción u otros procesos empresariales. Si bien la recepción de un correo electrónico se comprueba rápidamente, una carta puede perderse físicamente. La transparencia digital proporciona claridad no solo a nivel interno sino también a las relaciones con los clientes externos.
Los procesos analógicos pueden ser incluso una desventaja en términos de gestión de personal. Las estructuras digitales son un requisito indispensable, sobre todo entre las generaciones más jóvenes.
Los procesos manuales que no se digitalizan también son extremadamente difíciles de automatizar. En el sentido moderno, simplemente falta flexibilidad. Las empresas que siguen confiando en las carpetas de archivos no pueden responder a los retos de forma ágil.
Desafíos en la digitalización de los procesos empresariales
Establecer procesos digitalizados también significa invertir en la tecnología adecuada. Sin embargo, la reestructuración también plantea una serie de desafíos para las empresas.
Se refieren en particular a los tres niveles:
- desafíos regulatorios,
- problemas de seguridad, y
- falta de recursos internos de la empresa.
La protección de datos y los estándares de la industria representan un enorme obstáculo para que las empresas digitalicen los procesos. Cualquier persona que no confíe en un software que cumpla con las normas de protección de datos corre el riesgo de perder las advertencias y la confianza de sus propios clientes. Esto va acompañado de problemas de seguridad, que se refieren principalmente a los datos sensibles y personales cuando se digitalizan los procesos. Los altos requisitos de seguridad de TI representan un desafío importante, especialmente para las empresas más pequeñas.
Por último, pero no por ello menos importante, también hay que tener en cuenta el tiempo y el esfuerzo. La creación de una infraestructura de TI segura requiere recursos internos.
¿Cuáles son los beneficios de los procesos digitalizados?
La reestructuración del mundo laboral está obligando literalmente a las empresas a digitalizar sus procesos. Especialmente durante la pandemia de la corona, la importancia de la digitalización no ha dejado de crecer; esto también lo demuestra un Encuesta de Bitkom de 2021. Ya sea que trabaje desde casa o en una obra de construcción: la gestión digital de los procesos crea ventajas en todos los sectores.
Esto incluye:
- Trazabilidad de los procesos: Garantizar una supervisión transparente y fluida de los procesos.
- Seguridad en caso de crisis de los sistemas digitales: Las infraestructuras digitales sólidas ofrecen resiliencia, especialmente en tiempos difíciles como la pandemia de la corona.
- Facilidad de uso mediante la estandarización: Los procesos digitales estandarizados facilitan la operación y la integración a los usuarios, independientemente de su ubicación.
- Base para la optimización mediante la visualización de datos: El análisis de los datos permite identificar el potencial de optimización, respaldado por visualizaciones de datos claras.
- Aumentar la eficiencia: La automatización y la digitalización conducen a una forma de trabajar más eficiente en general y aceleran los procesos mediante la digitalización.
- Reducción de costos: Al minimizar las tareas manuales y optimizar los recursos, los costos se pueden reducir de manera efectiva.
- Aumentar la satisfacción del cliente: Los procesos más rápidos, precisos y orientados al cliente ayudan a aumentar la satisfacción del cliente.
- Atractivo para nuevos empleados: La implementación de métodos de trabajo modernos hace que las empresas sean más atractivas para nuevos empleados, especialmente los más jóvenes.
A qué debe prestar atención al digitalizar los procesos
Al digitalizar los procesos empresariales, la atención se centra en varios factores clave. En primer lugar, juega automatización un papel central. No solo agiliza las tareas repetitivas, sino que también minimiza las tasas de error y aumenta significativamente la productividad del trabajo.
A través del integración perfecta los sistemas digitales garantizan un flujo eficiente de datos entre los diferentes departamentos, lo que a su vez acelera la toma de decisiones y mejora la colaboración.
Otro aspecto crucial cuando se confía en los procesos digitalizados es adaptabilidad. La digitalización de los procesos empresariales debe tener como objetivo flexibilizar los procesos para poder reaccionar rápidamente a los cambios en la tecnología y las condiciones del mercado. ¿Uno orientación escalable Los procesos también son esenciales. Esto permite a las empresas mantener el ritmo de su crecimiento sin abusar de los recursos.
Cómo puede ayudar la base de datos de Ninox
No importa qué área de negocio desee digitalizar, puede hacerlo con la base de datos Ninox. Lo mejor es que no se necesitan conocimientos informáticos. Gracias a la tecnología de bajo código, incluso los no desarrolladores pueden desarrollar soluciones para digitalizar procesos.
Si no quiere empezar desde cero, Ninox le ofrece numerosas plantillas. Con un solo clic, habrá instalado la plantilla y podrá empezar a rellenar su base de datos con información. El kit de construcción visual le permite insertar campos individuales y personalizar los procesos como desee. Flujos de trabajo como aprobaciones, facturación o presupuestos pueden automatizarse por completo. La base de datos Ninox también ofrece innumerables interfaces e integraciones para una gama aún mayor de funciones.
La solución, que cumple las normas de protección de datos, no es sólo un producto para el entorno de oficina moderno: empresas de fabricación como thyssenkrupp System Engineering GmbH y contratistas de edificios como keiltec GmbH digitalizan sus procesos con Ninox. La alta flexibilidad de la herramienta permite crear exactamente el software que se adapte a sus procesos empresariales.
Conclusión: Sin procesos digitales, las empresas ya no son competitivas
La digitalización de los procesos empresariales ya no es una decisión de sí o no. La pregunta que las empresas aún deben hacerse es cuál es la mejor manera de proceder para digitalizar sus procesos. El software de bajo código permite adaptar los requisitos del sistema a las necesidades específicas de la empresa y, por lo tanto, digitalizar los procesos comerciales individuales.
Sin procesos digitalizados, las empresas tarde o temprano dejarán de ser competitivas, por lo que es hora de buscar el software adecuado ahora mismo.
