Suchst du wegen der Kosten eine Alternative zu Airtable, ist der Preis pro Lizenz der falsche Ausgangspunkt. Was die Rechnung einer Datenbankplattform treibt, ist alles rund um die Lizenz: das Datensatzlimit, das ein Upgrade erzwingt, die zusätzliche Software für Dokumente und E-Mails und die Konnektoren, mit denen du Lücken füllst. Rechnest du das mit ein, erzählen die Gesamtbetriebskosten eine ganz andere Geschichte als die Schlagzeile auf der Preisseite.
Airtable gewinnt die erste Rechnung
Airtable hat eine der freundlichsten Oberflächen seiner Kategorie und ein großes Ökosystem an Integrationen. Den Team-Tarif listet Airtable mit 20 US-Dollar pro Lizenz und Monat bei jährlicher Abrechnung. Nutzer mit reinem Lesezugriff sind in Team und Business kostenlos. Für ein kleines Team, das Daten vor allem ansieht und weit unter seinen Limits bleibt, ist das ein starkes Angebot, und es ist schwer zu schlagen.
Der Haken: Der Einstiegspreis gilt nur, solange deine Nutzung klein bleibt. Airtable zählt Datensätze pro Base, mit einer Obergrenze von 50.000 im Team- und 125.000 im Business-Tarif. Auch die Tarife haben sich schon geändert: 2023 hat Airtable seine Plus- und Pro-Tarife eingestellt und Kunden in die heutige Struktur aus Team und Business überführt. Entscheidend ist der Unterschied zwischen Listenpreis und Gesamtkosten. Und Letztere stehen in einem Jahr in deinem Budget.
Hinter den Datensatzlimits verstecken sich die Preissprünge
Nimm ein Team aus zehn Personen, in dem alle Daten bearbeiten. Mit Airtable Team kostet das 200 US-Dollar im Monat. Mit Ninox Team sind es 25 Euro pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, also 250 Euro. Beim reinen Listenpreis gewinnt Airtable.
Jetzt drückt das Unternehmen aufs Gas. Sobald eine Airtable-Base die Grenze von 50.000 Datensätzen überschreitet, steht für das Team der Wechsel zu Business an, für 45 US-Dollar pro Lizenz. Die Monatsrechnung springt für dieselben zehn Personen auf 450 US-Dollar. Manche Teams umgehen das, indem sie Daten auf mehrere Bases verteilen oder archivieren. Das funktioniert, kostet aber selbst Aufwand.
Ninox geht mit Datensatzlimits anders um: Dein Kontingent wächst mit deinem Team, im Team-Tarif um 50.000 Datensätze pro Nutzer. Dieselben zehn Lizenzen tragen 500.000 Datensätze, bevor überhaupt jemand über ein Upgrade spricht. Im Business-Tarif steigt das auf 250.000 pro Nutzer. Die beiden Anbieter rechnen in unterschiedlichen Währungen ab und zählen Kapazität in unterschiedlichen Einheiten. Sieh das also als Vergleich der Struktur, nicht der exakten Summen.
Die Lehre bleibt trotzdem. Wachsende Teams, die eine Airtable-Alternative suchen, sollten ihr Datenvolumen zwölf Monate im Voraus durchrechnen, nicht nur die heutige Teamgröße. Die günstigere Lizenz kann zur teureren Plattform werden, sobald deine Daten aus ihr herauswachsen.
Die Software rund um deine Datenbank gehört in die Rechnung
Der zweite Kostenpunkt, den Preisseiten verstecken, ist die zusätzliche Software rund um deine Datenbank. Die meisten Teams müssen aus ihren Daten Angebote, Rechnungen oder Berichte erstellen, aus ihren Prozessen heraus E-Mails verschicken und die Schritte dazwischen automatisieren. Jeder dieser Punkte kann ein weiteres Abo bedeuten oder einen weiteren Konnektor, den jemand pflegen muss.
Airtable enthält Automatisierungen in seinen Tarifen, und das ist eine echte Stärke. Bei Dokumenten sieht es anders aus. PDFs entstehen über die Page-Designer-Erweiterung und einen Druckdialog. Automatisch erstellen und ablegen lassen sie sich nicht. Skripte laufen in den kostenpflichtigen Tarifen über eine Scripting-Erweiterung.
Ninox packt mehr davon direkt in den Tarif. Jeder Nutzer im Team-Tarif bekommt pro Monat 1.000 generierte Dokumente, 1.000 versendete E-Mails und 10.000 API-Aufrufe, dazu 30 Tage Änderungshistorie. Ninox Business verfünffacht diese Limits auf 5.000 Dokumente, 5.000 E-Mails und 50.000 API-Aufrufe pro Nutzer und Monat und speichert deine Änderungshistorie ohne zeitliche Begrenzung. Beide Tarife enthalten KI-Prompts: Basis-Prompts im Team-Tarif, erweiterte im Business-Tarif.
Skripte und Event-Trigger sind in jedem Tarif enthalten, sogar im Free-Tarif. So automatisiert dein Team, was passiert, wenn jemand einen Datensatz anlegt, ändert oder löscht. Für eine Low-Code-Plattform liegt genau hier der Wert: Die Logik sitzt direkt neben den Daten statt in einem separaten Abo.
Auch Compliance steckt im Tarif. Jeden Ninox-Tarif, auch Free, hosten wir in Deutschland, DSGVO-konform und mit Verschlüsselung bei der Übertragung und im Ruhezustand. Für europäische Unternehmen fällt damit ein Kostenpunkt weg, der selten auf einer Preisseite steht: die Zeit, die du brauchst, um deinen Datenschutzbeauftragten von der Plattform zu überzeugen. Diese Seite beleuchtet der erste Beitrag dieser Reihe ausführlich.
Starte kostenlos und lass die Zahlen entscheiden
Am fairsten vergleichst du jede Airtable-Alternative, wenn du sie mit deinen eigenen Daten testest. Der Free-Tarif von Ninox läuft nie ab, braucht keine Kreditkarte und deckt bis zu fünf Nutzer und 5.000 Datensätze ab. So baust du eine funktionierende Version deines Prozesses auf der Low-Code-Plattform, bevor du einen Cent ausgibst.
Zähl deine Lizenzen, schätz dein Datenwachstum und liste die zusätzliche Software auf, für die du heute zahlst. Dann vergleich das Gesamtbild, nicht nur die erste Zeile der Preisseite. Steht deine Airtable-Verlängerung bevor? Dann buch einen 30-minütigen Wechsel-Check, und wir rechnen das gemeinsam mit dir durch.
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