Dogscan GmbH hat die Verarbeitungszeit für Testdaten von zwei Stunden auf fünf Minuten verkürzt, alle HR- und Trainingsunterlagen digitalisiert und ein komplett individuelles ERP-System gebaut, ganz ohne externen Entwickler. Soweit die Kurzversion. Das deutsche Health-Startup trainiert Hunde darauf, Lungenkrebs durch Atemanalyse zu erkennen. Mit Ninox ging es sofort richtig los, und zurückgeschaut hat das Team seitdem nicht mehr.
Die Methode von Dogscan ist einzigartig. Speziell trainierte Hunde analysieren Atemproben und erkennen Krebszellen schon im frühesten Stadium, lange bevor die meisten anderen Verfahren überhaupt etwas finden würden. Kunden, sowohl Privatpersonen als auch immer mehr Unternehmen, bekommen ein Testkit per Post, tragen fünf Minuten lang eine Maske und schicken es zurück, zur Analyse durch das Dogscan-Team und seine fünf Spürhunde. Mit nur neun Mitarbeitern stand dem Unternehmen eine große Aufgabe bevor: jeden Prozess und jedes System von Grund auf aufbauen, ganz ohne bestehende Software und ohne etablierte Abläufe.
Gründer Alexander Maßen hat sich hohe Ziele gesetzt. Er wollte ein System, das jeden Teil des Unternehmens abdeckt, echtes Automatisierungspotenzial bietet und ihm die Freiheit gibt, neue Funktionen selbst zu erstellen, ohne bei jeder Kleinigkeit auf einen externen Anbieter zu warten. Nach einem Plattformvergleich, unter anderem mit FileMaker, hat sich Dogscan für Ninox entschieden: intuitiver, mobiler, und besser zum Budget eines Startups passend. Die Lernkurve beim Scripting brauchte anfangs etwas Zeit. Aber sobald sich das Team eingearbeitet hatte, baute es eigene Funktionen im Handumdrehen selbst.
Ninox ist heute das Rückgrat von fast allem, was Dogscan tut. Kundendaten, inklusive Bestelldetails und gescannter Rückversandkarten, brauchten früher bis zu zwei Stunden Handarbeit. Heute dauert das fünf Minuten. Ninox erstellt Testergebnisse automatisch als PDF und verschickt sie direkt per Mail an die getestete Person, ganz ohne manuelle Schritte.
Präzises Training, lückenlos dokumentiert
Auch das Training läuft über Ninox, und hier steht besonders viel auf dem Spiel. Jeder Hund durchläuft ein anspruchsvolles, systematisches Trainingsprogramm, Ninox protokolliert dabei automatisch jeden Schritt. Ein Zufallssystem entscheidet, welche Maske, echte Probe oder Attrappe, auf welchen Platz am Suchboard kommt, und weder Hund noch Trainer kennen den Aufbau vorher. Jede Kundenprobe prüfen mindestens fünf Hunde unabhängig voneinander, und nur die Person, die den Aufbau erstellt, weiß, wo was liegt, die Trainer nie. Diese Trennung hält den Prozess ehrlich und die Ergebnisse sauber. Dogscan führt sogar eine laufende Leistungsstudie auf Basis echter Kundenbestellungen durch, und Ninox macht diese Daten leicht nachverfolgbar und vertrauenswürdig, für jede interne oder externe Qualitätsprüfung.
Alexander Maßen, Geschäftsführer von Dogscan, bringt es auf den Punkt:
Mit Ninox konnten wir ein ERP-System bauen, das genau auf unsere Bedürfnisse zugeschnitten ist, und das ganz ohne großen Aufwand.
HR und Datenschutz, digital gelöst
Auch die Personalabteilung läuft über Ninox. Mitarbeiter erfassen Arbeitszeiten und Pausen direkt in der Kalenderansicht, egal ob im Büro oder unterwegs, und das Unternehmen erfüllt seine gesetzliche Zeiterfassungspflicht, ohne ins Schwitzen zu kommen. Wie Franziska Schumacher es beschreibt, ist ihre HR-Lösung in Ninox der ideale Aufbau für ein Unternehmen ohne eigene Personalabteilung, einfach, sicher und flexibel. Zeiterfassung bedeutete früher den Kampf mit sperrigen Excel-Tabellen. Heute ist dieses Kopfzerbrechen Geschichte.
Dogscan hat Datenschutz von Anfang an mitgedacht, aus gutem Grund. Dogscan geht täglich mit sensiblen Gesundheitsdaten um, deshalb erhält immer nur die getestete Person das Kit und die Ergebnisse, egal wer die Bestellung aufgegeben hat. Jeder Schritt bei Datenverarbeitung und Ergebnisversand läuft über sichere, geprüfte Prozesse in Ninox, das hält die Vertraulichkeit lückenlos.
Der Erfolg ist kaum zu übersehen. Die Zeit für die Dateneingabe sank von zwei bis drei Stunden auf fünf Minuten. Die Trainingsdokumentation spart dem Team heute 30 bis 45 Minuten pro Sitzung. Und die HR-Prozesse laufen zu hundert Prozent digital und DSGVO-konform, ganz ohne Lücken.
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