Dein CMMS ist nur so gut wie die Anlagendaten, mit denen du es fütterst. Bei den meisten FM-Dienstleistern liegt die Schwachstelle nicht in Maximo oder SFG20, sondern im manuellen Schritt dazwischen. Techniker nehmen die Anlagen vor Ort auf. Danach baut jemand die Daten in einer Tabelle nach und tippt sie Wartungszeile für Wartungszeile ins CMMS.
Setz genau dort an. Eine Erfassungsebene strukturiert deine Anlagendaten schon an der Quelle und bereitet sie für den Upload vor. Dann arbeitet dein CMMS so, wie du es dir bei der Investition versprochen hast.
Maximo und SFG20 halten, was sie versprechen
Ein CMMS wie Maximo, Planon oder Corrigo gibt deinem technischen Team einen zentralen Ort für geplante Wartung, Arbeitsaufträge und Compliance. Dort weist du deinem Kunden auch nach, dass die Arbeit erledigt ist. Wenn du technische Instandhaltung für Dutzende Kundenliegenschaften lieferst, kommst du ohne CMMS nicht aus.
SFG20 kümmert sich um die Wartung selbst. Als Branchenstandard für Wartungsspezifikationen in Gebäuden legt es fest, welche Aufgaben jeder Anlagentyp braucht und wie oft. So hast du eine belastbare Antwort auf die Frage, die jeder Auditor stellt: Warum wartest du diese Anlage genau in diesem Intervall?
Beide brauchen aber etwas, das keiner von beiden liefert: die Anlagendaten selbst. Das CMMS speichert diese Daten, plant damit und berichtet darüber. SFG20 greift nur bei Anlagen, die bereits erfasst sind. Beide setzen voraus, dass die Daten vollständig, strukturiert und korrekt ankommen.
Die eigene Studie von SFG20 zeigt, wie selten das zutrifft. Im State of FM Report 2026 sagten nur 15 Prozent von fast 200 FM-Profis, dass ihr Anlagenregister vollständig korrekt ist. Die Hälfte führt ihr Register zumindest teilweise noch in Tabellen.
Die teure Arbeit passiert zwischen Standort und System
Anlagendaten speichern und Anlagendaten erfassen sind zwei verschiedene Aufgaben. CMMS-Plattformen beherrschen das Speichern. Das Erfassen läuft dagegen noch immer über Tabellen, E-Mail-Anhänge und die Feierabende von irgendjemandem.
Stell dir vor, wie das bei einer CMMS-Einführung aussieht. Ein Techniker geht durch einen Technikraum und nimmt jede Anlage auf. Zurück im Büro zieht der Verantwortliche für Anlagendaten diese Daten heraus. Er baut sie in einer Tabelle nach, passend zu den Pflichtspalten des CMMS. Dann ergänzt er von Hand 30 bis 40 Wartungszeilen pro Anlage. Ein britisches Team für technische Dienstleistungen brauchte Wochen, um drei Standorte so weit zu bringen. Drei weitere Einführungsphasen standen da noch bevor.
Dieser Prozess wächst nicht mit dir. Jeder neue Standort bringt denselben manuellen Aufwand mit, und jede Zeile von Hand ist eine Fehlerquelle, die später jemand finden muss. Meist stemmt eine einzige Person diese Arbeit neben ihrem Tagesgeschäft. So wird sie zum Engpass für die gesamte Einführung.
Diese Fehler sind keine Eigenheit des FM. Für eine Studie in Business Horizons haben Forscher 75 Datenbestände aus ganz unterschiedlichen Organisationen untersucht. Das Ergebnis: 47 Prozent der neu angelegten Datensätze enthielten mindestens einen kritischen Fehler. Nur drei Prozent der Datenbestände erreichten einen akzeptablen Qualitätsstandard.
Fünf Anzeichen zeigen dir, ob dein FM-Team ein Erfassungsproblem hat
Kommt dir eins davon bekannt vor? Dann liegt das Problem nicht in deinem CMMS, sondern in der Ebene davor.
Du hast dein Anlagenregister aus Wartungsaufgaben zurückgerechnet
Viele Dienstleister übernehmen Verträge ohne verlässliche Anlagenliste. Also arbeiten sie sich vom Wartungsplan rückwärts vor. Am Ende hast du eine Liste mit Aufgaben, aber kein Register deiner Anlagen. Und jeder neue Vertrag fängt wieder bei null an.
Deine Wartungsintervalle passen nicht zu SFG20
Hast du Intervalle aus Gewohnheit festgelegt oder vom Vorgänger übernommen? Dann passen sie nicht zum Branchenstandard. Das ist eine Auditfrage mit Ansage, und je länger die Lücke offen bleibt, desto schwerer fällt die Antwort.
Jede Formatänderung im CMMS zwingt dich, deine Exporte neu zuzuordnen
CMMS-Plattformen entwickeln sich weiter, und mit ihnen ändern sich Spaltenüberschriften und Begriffe. Läuft deine Erfassung über eine Tabelle, baust du bei jeder Änderung den Export von Hand neu.
Eine Person verantwortet den Upload und prüft jede Zeile doppelt
Liegt der gesamte CMMS-Upload bei einer einzigen Person, prüft sie am Ende ihre eigene Arbeit Zeile für Zeile. Das dauert, ist fehleranfällig und macht die ganze Einführung vom Kalender dieser einen Person abhängig.
In der Harvard Business Review nennt Datenqualitätsexperte Thomas C. Redman diese Arbeit eine versteckte Datenfabrik. Gemeint ist das ständige Prüfen und Korrigieren, das Menschen leisten, weil sie ihren Daten nicht trauen. Es bringt keinen Mehrwert. Redman verweist dabei auf eine Schätzung von IBM, nach der schlechte Daten die US-Wirtschaft jährlich 3,1 Billionen US-Dollar kosten.
Dein Vertrieb verkauft Reports, die du noch nicht liefern kannst
Kunden fragen immer öfter nach Lebenszyklus- und CapEx-Berichten. Verkauft dein Vertrieb diese Berichte, obwohl die Anlagendaten darunter lückenhaft sind? Dann erwischt es dich kalt, sobald ein Kunde zum ersten Mal den Report sehen will.
Bring deine Erfassung in Ordnung, dann zahlt sich dein CMMS aus
Ninox ersetzt dein CMMS nicht. Ninox ist die Ebene, die deine Anlagendaten erfasst und prüft, damit sich deine CMMS-Investition auszahlt. Weil Ninox eine AI-native Low-Code-Plattform ist, erstellt dein technisches Team diese Ebene passend zu seinen Begehungen. Es muss seine Arbeit also nicht länger um eine Tabelle herumbiegen.
In der Praxis sieht das so aus: Techniker erfassen Anlagen auf dem Tablet direkt im Browser, inklusive Fotos und Unterschriftsfeld im Formular. Kollegen im Büro öffnen denselben Datensatz, prüfen Foto oder Typenschild aus der Ferne und ergänzen die Details. SFG20-Codes, Lebenserwartungen nach CIBSE Guide M und NRM-Codes liegen in verknüpften Tabellen in deiner eigenen Datenbank. Wählt jemand einen Anlagentyp aus, füllen Trigger sofort die passenden Wartungsdaten ein. Die Wartungszeilen pro Anlage kommen dann aus dem Standard und nicht mehr aus der Tastatur.
Sind die Daten fertig, bringt dein Team sie über die Ninox REST API oder den XLSX-Export in genau das Format, das dein CMMS erwartet. Diese Verbindung baut dein Team individuell auf der API auf, einen fertigen Connector gibt es dafür nicht. Ändert dein CMMS seine Spaltenüberschriften, passt dein Team die Zuordnung einmal an und baut nicht für jeden Standort eine Tabelle neu.
Teams arbeiten schon heute so. Ein britisches Team für Facility Services hat seine Anlagenerfassung auf Ninox umgestellt. Vom ersten Entwurf bis zu bezahlten Lizenzen vergingen nur vier Wochen. Ein britisches Ingenieurbüro für Gebäudetechnik erfasst seit 2020 Tausende Zähler als Anlagen, mit Fotos und Einstellungen. Seit 2022 erweitert es jedes Jahr seine Lizenzen. Beide haben ihre Software mit eigenen Ingenieuren auf einer Low-Code-Plattform erstellt, ganz ohne externes Entwicklerteam.
Jeder neue Vertrag macht die Lücke in der Erfassung größer
Der Druck auf deine Anlagendaten wächst weiter. Laut Tussell hat die britische Regierung im Geschäftsjahr 2024/25 18 Milliarden Pfund bei FM-Unternehmen ausgegeben. Real sind das neun Prozent mehr als 2020/21. Jeder neue Vertrag bedeutet eine weitere Mobilisierung, eine weitere Liegenschaft zur Begehung und ein weiteres Anlagenregister fürs CMMS.
Im SFG20 Report 2026 nannten 72 Prozent der FM-Profis Asset Management und Instandhaltung ihre wichtigste Investitionspriorität für die nächsten drei Jahre. Dienstleister, die ihre Erfassung jetzt in den Griff bekommen, wachsen mit, ohne für jede Einführung einen weiteren Datenverantwortlichen einzustellen. Alle anderen stecken weiter Stunden in manuelle Uploads, die nichts voranbringen.
Starte mit einem Standort. Erstelle die Erfassungsdatenbank, die deine Techniker brauchen, auf einer Low-Code-Plattform, die dein eigenes Team pflegen kann. Und sieh selbst, wie viel Upload-Arbeit einfach verschwindet.
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