Virginie Taborowski
Content-Spezialistin
Zuletzt aktualisiert am
20.8.24
Best Practice
Projektmanagement-Software: So wählen Sie die richtige aus
6
min
Inhaltsverzeichnis
- Was ist eine Projektmanagement-Software?
- Warum ist eine Software fürs Projektmanagement wichtig?
- Die Vorteile von einem Projektmanagement-Tool
- Die verschiedenen Funktionen einer Projektmanagement-Software
- Hohe Flexibilität dank Ninox Low-Code-Plattform
- Fazit: Steigern Sie Ihre Produktivität mit einem flexiblen Projektmanagement-Tool
Eine flexible Projektmanagement-Software ist ein entscheidendes Werkzeug für die effiziente Teamarbeit, unabhängig von der Projektgröße. Von der klaren Zielsetzung über transparente Ressourcenplanung bis zur effizienten Kommunikation – entdecken Sie, worauf es bei der Wahl einer passenden Software für Projektmanagement ankommt.
Dieser Blogbeitrag beleuchtet die essenziellen Aspekte bei der Auswahl einer solchen Software, betont ihre Bedeutung und bietet Ihnen einen Überblick über die vielfältigen Funktionen moderner Tools.
Was ist eine Projektmanagement-Software?
Als Projektmanagement-Software werden Tools bezeichnet, die Teams dabei helfen, effizienter und transparenter miteinander zu arbeiten. In einem interaktiven, visuellen Arbeitsbereich können Aufgaben angelegt, Projekte koordiniert und Ressourcen bestimmt werden.
Der Funktionsumfang von Projektmanagement-Software reicht von einfachen To-Do-Listen bis hin zu komplexen Arbeitsabläufen, die digital koordiniert werden. Der große Vorteil einer Projektmanagement-Software liegt in ihrer Transparenz, die dafür sorgt, dass jedes Teammitglied effizient arbeiten kann. Ein weiterer Vorteil der digitalen Zusammenarbeit ist, dass Teams ortsunabhängig gemeinsame Ziele erreichen können.
Warum ist eine Software fürs Projektmanagement wichtig?
Das Projektmanagement erfordert ein hohes Maß an Organisation und Struktur. Die verschiedenen Ebenen der Ressourcenplanung sowie Aufgabenverteilung machen es schier unmöglich, alles im Überblick zu behalten. Eine Projektmanagement-Software legt jedoch den Grundstein für eine visuelle Übersicht. Durch die Zentralisierung der einzelnen Prozessschritte wird eine Synergie zwischen Team, Zielen, Aufgaben und Ressourcen geschaffen.
Zwar ist es auch möglich, das Projektmanagement manuell umzusetzen – beispielsweise durch Tabellen, Flipcharts, Pinnwände oder Notizzettel – jedoch sind die Kapazitäten hierbei begrenzt. Vor allem Änderungen lassen sich schlecht nachvollziehen, weshalb gerade agiles Projektmanagement auf entsprechende Software zurückgreift. Große Projekte werden schnell unübersichtlich. Ein weiterer Nachteil, wenn Teams auf eine Projektmanagement-Software verzichten, ist, dass sie an einen bestimmten Ort gebunden sind.
Die Vorteile von einem Projektmanagement-Tool
Egal wie groß das Projekt ist, ein Projektmanagement-Tool sorgt für mehr Übersichtlichkeit und schafft eine effektive Ressourcenplanung. Selbst kleine Unternehmen profitieren von einer Projektmanagement-Software, da sie dadurch ihre Ressourcen besser planen können und somit weniger finanziellen Aufwand haben.
Nachfolgend haben wir Ihnen die Vorteile zusammengestellt, die entstehen, wenn Sie eine Projektmanagement-Software verwenden:
- Beschleunigte Prozessumsetzung: Durch die zentrale Steuerung und Organisation erhalten alle Teammitglieder klare Handlungsanweisungen, was zu einer schnelleren Umsetzung der Projektablaufpläne führt.
- Visueller Überblick zur Zielrichtung: Projektmitglieder können von jedem Ort und Gerät aus auf relevante Informationen zugreifen, was eine flexible und effektive Arbeitsweise schafft.
- Zentrale Team-Kommunikation und klare Aufgabenverteilung: Teammitglieder können simultan im Tool arbeiten – im Gegensatz zu herkömmlichen Tabellen-Tools. Eine klare Aufgabenverteilung erleichtert die Struktur und steigert die Produktivität sowie Effizienz.
- Identifikation von Risiken und Hindernissen: Die schnelle Fehleridentifikation und klare Zuordnung von Verantwortlichkeiten verbessert die Nachvollziehbarkeit bei der Umsetzung des Projekts.
- Effektive Ressourcenplanung: Die Verfolgung des Fortschritts gewährleistet, dass alles nach Plan verläuft. Zudem bietet eine Projektmanagement-Software einen genauen Überblick über die effiziente Planung aller Projektressourcen, einschließlich der Kosten.
- Automatisierung und Standardisierung: Abläufe lassen sich einfacher standardisieren. Durch Funktionen wie Workflow-Automatisierungen wird eine erhebliche Zeitersparnis erzielt.
- Datengestützte Berichterstattung für fundierte Entscheidungen: Das Echtzeit-Monitoring des Workflows bietet wichtiges Feedback zur kontinuierlichen Prozessoptimierung bei einer Software für Projektmanagement.
- Agilität und Flexibilität: Teams sind nicht an einen festen Ort gebunden, sondern können flexibel von überall aus arbeiten. Das sorgt für mehr Agilität und stärkt die Anpassungsfähigkeit des Teams.
Die verschiedenen Funktionen einer Projektmanagement-Software
Moderne Projektmanagement-Software eröffnet eine Fülle von Funktionen, die die gesamte Projektsteuerung effektiver und transparenter gestalten. Die facettenreichen Merkmale dieser Software tragen maßgeblich dazu bei, Projekte optimal zu planen, zu überwachen und erfolgreich umzusetzen. Einige der entscheidenden Features sind:
Berichte
Projektmanagement-Software ermöglicht nicht nur eine lückenlose Überwachung des Projektfortschritts, sondern liefert auch detaillierte Berichte zur Budgetplanung und zur Auslastung personeller Ressourcen. So ein Online-Tool sorgt dafür, dass Sie fundierte Entscheidungen treffen können.
Visuelle Übersicht (Projektplan)
Durch verschiedene Ansichten wie Listen, Kanban-Boards oder Gantt-Diagramme wird die visuelle Projektplanung erleichtert. Einige Tools bieten auch die Möglichkeit, mehrere Projekte gleichzeitig im Projektportfolio zu betrachten oder die Planung von Meilensteinen zu integrieren. Dies schafft eine klare Struktur und fördert das Verständnis für den Zusammenhang verschiedener Projekte.
Ressourcenplanung
Die Ressourcenplanung ist ein wesentlicher Bestandteil im Projektmanagement. Durch integrierte ERP-Funktionen im Projektmanagement-Tool können Sie eine effiziente Ressourcenplanung gewährleisten. Ninox bietet Ihnen hierfür eine ERP-Datenbank. Außerdem tragen Funktionen wie die präzise Zuordnung von Aufgaben, die Verfügbarkeitsprüfung und die Zeiterfassung zur Optimierung der Ressourcennutzung bei und erhöhen die Effizienz in der Projektumsetzung mit einer Projektmanagement-Software.
Controlling
Controlling-Funktionen schaffen im Projektmanagement umfassende Kontrolle über die Ressourcennutzung. Detaillierte Reporting-Funktionen ermöglichen zudem eine gründliche Analyse des Projektverlaufs, was eine kontinuierliche Verbesserung und Anpassung gewährleistet.
Workflow-Automatisierungen
Die Automatisierung von wiederkehrenden Aufgaben verbessert nicht nur die Effizienz, sondern minimiert auch das Risiko menschlicher Fehler. Somit bleibt mit einer Software für Projektmanagement mehr Zeit, sich auf strategische Aspekte des Projekts zu konzentrieren.
Dokumentenmanagement
Eine Projektmanagement-Software sollte auch einfache Funktionen wie die Erstellung von Checklisten und To-dos zur effektiven Aufgabenverwaltung beinhalten. Ein strukturiertes Dokumentenmanagement sorgt außerdem dafür, dass Projektinhalte sicher aufbewahrt und schnell gefunden werden können.
Rechnungsstellung
Funktionen zur Rechnungsstellung erleichtern die transparente Abwicklung von Projektkosten und Angebotserstellung für Auftraggeber.
Ticketsystem
Ein integriertes Ticketsystem im Projektmanagement-Tool verbessert nicht nur die allgemeine Arbeitsorganisation, sondern ermöglicht auch eine direkte Ansprache von Teammitgliedern und die einfache Delegation von Aufgaben.
Integrationsmöglichkeiten
Durch die Integration von Kommunikationstools – wie beispielsweise Slack – wird die Teamkommunikation gebündelt. Dies fördert eine effektive und reibungslose Zusammenarbeit, da alle relevanten Informationen an einem Ort zugänglich sind.
Es ist von entscheidender Bedeutung, vor der Auswahl einer Projektmanagement-Software einen klaren Anforderungskatalog zu erstellen. Jedes Projekt ist einzigartig, und eine umfassende Bedarfsanalyse gewährleistet die Auswahl einer Software, die exakt auf Ihre individuellen Anforderungen und Arbeitsabläufe zugeschnitten ist.
Hohe Flexibilität dank Ninox Low-Code-Plattform
Mit Ninox müssen Sie sich nicht zwischen verschiedenen Funktionen entscheiden, sondern besitzen die Flexibilität eine Plattform zu erarbeiten, die alle Ihre Probleme löst. Kleine Unternehmen können ohne großen Aufwand die Vorlagen in Ninox nutzen. Mit nur einem Klick erstellen Sie eine visuelle Datenbank zu „Projekten“, „Task-Management“ oder „Arbeitszeiterfassung“. Weisen Sie Aufgaben zu, planen Sie Teilprojekte oder berechnen Sie Zeitaufwand sowie Kosten für Ihr Projekt.
Große Unternehmen, die nach einer individuelleren Lösung suchen, können dank dem Low-Code-Ansatz von Ninox ganz eigene Funktionen entwickeln. Das Beste ist, dass Sie wenig bis keine Programmierungskenntnisse benötigen, um in Ninox individuelle Übersichten zu erstellen. Dieser Ansatz ermöglicht es Unternehmen, ihre Projektmanagement-Software nach ihren spezifischen Bedürfnissen zu formen und dabei eine hohe Flexibilität beizubehalten. Von der Anpassung von Formularen bis zur Integration spezifischer Workflows bietet die Ninox Low-Code-Plattform die Agilität, die notwendig ist, um den sich ständig ändernden Anforderungen moderner Projekte gerecht zu werden.
Fazit: Steigern Sie Ihre Produktivität mit einem flexiblen Projektmanagement-Tool
Zusammenfassend unterstreicht die Wahl der passenden Projektmanagement-Software die Schlüsselrolle für den Projekterfolg. Von klaren Zielen über transparente Ressourcenplanung bis hin zur effizienten Kommunikation bietet moderne Software vielfältige Funktionen. Digitale Lösungen wie Ninox’ Low-Code-Plattform unterstreichen die Wichtigkeit von Flexibilität und Anpassungsfähigkeit. Steigern Sie Ihre Produktivität und führen Sie Projekte erfolgreich mit einem flexiblen Projektmanagement-Tool wie Ninox.
