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E-Rechnung und ihre Pflicht: Was Unternehmen jetzt wissen müssen

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Inhaltsverzeichnis

Die Einführung elektronischer Rechnungen (E-Rechnung) wird in Deutschland und der EU zunehmend verpflichtend. Was als Maßnahme zur Effizienzsteigerung begann, ist nun ein entscheidender Schritt zur Bekämpfung von Steuerhinterziehung und zur Sicherung von Steuereinnahmen geworden. Unternehmen stehen vor der Herausforderung, sich rechtzeitig auf die verpflichtende Nutzung elektronischer Rechnungen vorzubereiten.  

In diesem Blogpost geben wir Ihnen einen Überblick über die aktuellen gesetzlichen Anforderungen, die Vorteile der E-Rechnung und praktische Tipps zur Umstellung in Ihrem Unternehmen.

Was ist eine E-Rechnung?

Gemäß der E-Rechnungsverordnung (ERechV) besteht eine E-Rechnung aus einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz mit allen Rechnungsinformationen. Der Datensatz sorgt dafür, dass E-Rechnungen elektronisch übermittelt, empfangen und weiterverarbeitet werden können.  

Ein Stapel Papierdokumente liegt neben einem Laptop mit leerem Bildschirm. Der Umstieg auf die E-Rechnung könnte diesen Papierberg reduzieren.
Die E-Rechnung kann Papierakten reduzieren.

Anders als bei Papierrechnungen oder Bilddateien im PDF-Format liegen die Daten strukturiert vor und können medienbruchfrei und automatisiert bearbeitet werden. Eine bildhafte Rechnung erfüllt demnach nicht die Anforderungen an eine E-Rechnung. E-Rechnungen müssen den europäischen Rechnungsstandard EN16931 erfüllen.

Digitale Rechnungen: Was sind die Vorteile?  

Rechnungen sind im allgemeinen Geschäftsverkehr unabdingbar. Sie dokumentieren steuerliche und zivilrechtliche Ansprüche und stellen sicher, dass Unternehmen für ihre Dienstleistungen oder Waren entlohnt werden. Wenn Unternehmen diese Prozesse digitalisieren, sparen Sie Ressourcen und etablieren zudem effizientere Workflows.

Ganz konkret bringt die E-Rechnung folgende Vorteile mit sich:

  • E-Rechnungen sind ressourcenschonend und ökologisch: Kein Verbrauch von Papier, Druckertoner usw.
  • Rechnungen werden medienbruchfrei verarbeitet, wodurch fehlerhafte Angaben vermieden werden.  
  • Die Durchlaufzeiten werden durch automatisierte Prozesse verkürzt.
  • Geldeingänge können schneller gewährleistet werden, womit die Liquidität steigt.  
  • Papier- und Druckerkosten sowie -verbrauch werden minimiert.  
  • Portokosten entfallen.  
  • Eine höhere Transparenz liegt vor, was abteilungsübergreifende, interne Prüfungen erleichtert.  

E-Rechnung wird zur Pflicht: Das müssen Sie wissen und beachten  

Bereits seit dem 27. November 2018 sind öffentliche Auftraggeber dazu verpflichtet, elektronische Rechnung zu empfangen und zu verarbeiten. Zunächst waren nur die obersten Bundesbehörden betroffen. Seit 2020 sind nun auch die Bundesverwaltung, Bundesländer sowie Kommunen betroffen. Unternehmen, die für öffentliche Einrichtungen tätig sind, müssen daher schon jetzt auf die E-Rechnung setzen.  

Für grenzüberschreitende B2B-Transaktionen soll es künftig ebenfalls eine Pflicht zur Nutzung von E-Rechnungen geben. Das geht aus einem aktuellen Vorschlag zur Überarbeitung der Mehrwertsteuer (VAT in the Digital Age - ViDA) hervor. Der VAT Gap Report 2022 zeigt nämlich, dass die Mitgliedstaaten der EU 2020 93 Milliarden Euro an Mehrwertsteuereinnahmen verloren haben. Zurückzuführen sind die Verluste vor allem auf Steuer-Betrug. E-Rechnungen in Verbindung mit einem Meldesystem schränken Steuerhinterziehungen ein und sichern somit wichtige Steuereinnahmen.  

Mit dem Wachstumschancengesetz hat die Regierung auch eine Grundlage für die verpflichtende, inländische Nutzung von E-Rechnungen geschaffen. Ab dem 1. Januar 2025 sind demnach alle deutschen B2B-Unternehmen dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.

Ein Ordner voller alphabetisch sortierter Hängeregister füllt den Raum. Mit E-Abrechnung können solche physischen Akten effizient digitalisiert werden.
Achten Sie darauf, dass Sie trotz E-Abrechnung dennoch einige Akten auf Papier sichern müssen.

Folgende Aspekte müssen Sie bei der Nutzung der E-Rechnung beachten:  

Zustimmung zur elektronischen Übermittlung

Um den rechtlichen Anforderungen zu genügen, muss der Empfänger einer E-Rechnung ausdrücklich der elektronischen Übermittlung zustimmen. Diese Zustimmung sollte dokumentiert und für eine rechtskonforme Verarbeitung archiviert werden.

Echtheit der E-Rechnung

Der Rechnungsaussteller trägt die Verantwortung, dass die E-Rechnung eindeutig und sicher ist. Dass schließt Maßnahmen zur Authentifizierung ein, um sicherzustellen, dass die Rechnung tatsächlich vom angegebenen Absender stammt und nicht manipuliert wurde.

Unversehrtheit des Inhalts sicherstellen

Eine E-Rechnung muss unveränderbar und manipulationssicher übermittelt und gespeichert werden. Alle erforderlichen Angaben dürfen nicht nachträglich geändert werden, um die Integrität der Rechnungsinhalte zu gewährleisten. Es ist wichtig, dass die Rechnung nur mit elektronischen Mitteln gelesen und verarbeitet werden kann, um Missbrauch zu vermeiden.

Archivierung und Aufbewahrungspflicht von E-Rechnungen

Sowohl Papier- als auch elektronische Rechnungen müssen gemäß gesetzlichen Vorgaben für mindestens zehn Jahre archiviert werden. Während dieser Zeit müssen sie im Originalformat und in einem Zustand aufbewahrt werden, der die Lesbarkeit und den Originalzustand gewährleistet. Eine einfache Sicherung auf der Festplatte reicht nicht aus. Stattdessen sollte ein spezielles Softwarearchivierungssystem genutzt werden, das den rechtlichen Anforderungen entspricht und meldepflichtige Prozesse ermöglicht.

Welche Angaben sind in einer E-Rechnung Pflicht?

Eine Rechnung ist steuer- und zivilrechtlich von Bedeutung. Deshalb sind sowohl für Rechnungssteller als auch für den Rechnungsempfänger verpflichtende Angaben wichtig. Nur so werden Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes eingehalten und die Rechnung dient als ordnungsgemäßer Beleg für den Vorsteuerabzug. Der Rechnungssteller muss sicherstellen, dass alle wichtigen Inhalte auf der Rechnung stehen. Ansonsten kann das auf Seite des Kunden dazu führen, dass das Finanzamt die Rechnung für Umsatzsteuerzwecke nicht anerkennt.  

Gemäß § 14 Abs. 4 i.V.m. § 14a Abs. 5 UStG muss eine Rechnung folgende Informationen enthalten:  

  • vollständigen Namen und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,
  • die dem leistenden Unternehmer erteilte Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
  • das Ausstellungsdatum,
  • eine fortlaufende Rechnungsnummer  
  • die Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
  • den Zeitpunkt der Lieferung
  • das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung
  • den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag
Ein Buchhalter arbeitet mit einem Taschenrechner und einem Laptop an einem Schreibtisch. Die E-Rechnung Pflicht erleichtert den digitalen Rechnungsprozess.
Die E-Rechnung wird Pflicht. Damit Sie den Umstieg schaffen, sollten Sie über eine geeignete Software nachdenken.

Darüber hinaus sieht § 5 der ERechV weitere Angaben vor:  

  • Leitweg-Identifikationsnummer (für den öffentlichen Sektor) oder eine Käuferreferenz (beispielsweise Bestellnummer, Kundennummer oder Projektnummer)
  • Fälligkeitsdatum des Rechnungsbetrags
  • Zahlungsbedingungen
  • Bankverbindung des Zahlungsempfängers
  • E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers

Wann wird die E-Rechnung zur Pflicht?  

Ab dem 1. Januar 2025 werden gemäß dem Wachstumschancengesetz alle deutschen B2B-Unternehmen verpflichtet, E-Rechnungen zu nutzen. Es gibt jedoch einen Übergangszeitraum für die Implementierung. Dieser ist auf die Jahre 2025 bis 2027 angelegt. Ab 2028 müssen alle neuen Anforderungen vollständig umgesetzt sein.  

Wichtig: Beachten Sie jedoch, dass ab dem 01. Januar 2025 bereits alle inländischen Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen und archivieren können müssen. Weitere Informationen lesen Sie auf der Website des Bundesministeriums des Inneren und für Heimat.

Welche Formate der E-Rechnung gibt es?  

Als allgemeiner Standard für die Einhaltung EU-konformer E-Rechnungen hat sich das Format XRechnung in Deutschland durchgesetzt. XRechnung folgt den verbindlichen nationalen Normen der Core Invoice Usage Spezifikation (CIUS), die sicherstellen, dass Rechnungsdaten strukturiert und maschinenlesbar übermittelt werden können.

Ein Mann hält ein Tablet, von dem digitale Dokumente übertragen werden. Die elektronische Rechnungen Pflicht vereinfacht den Austausch von Rechnungen.
Elektronische Rechnungen sind Pflicht; Sie müssen jedoch sicherstellen, dass dieser Prozess bei Ihnen im Unternehmen den erforderlichen Standards entspricht.

Eine XRechnung ist so konzipiert, dass sie eine effiziente und fehlerfreie Verarbeitung in elektronischen Systemen ermöglicht, was zu schnelleren Geschäftsabläufen und geringeren Verwaltungskosten führt.

XRechnung und ZUGFeRD sind zwei wichtige Formate für elektronische Rechnungen, die beide den europäischen Standard EN16931 erfüllen. Eine XRechnung wird in den Formaten CII (Cross-Industry Invoice) oder UBL (Universal Business Language) verschickt.

ZUGFeRD ist ein PDF-Dokument, das eine CII-Datei enthält. Diese Formate sorgen dafür, dass elektronische Rechnungen den erforderlichen Standards entsprechen und korrekt übermittelt werden können.

Gemäß den gesetzlichen Vorschriften werden alle anderen Rechnungsformate, einschließlich traditioneller Papierrechnungen und digital erstellter PDF-Rechnungen, als "sonstige Rechnungen" klassifiziert.

Unternehmen und öffentliche Einrichtungen müssen sicherstellen, dass sie ab dem festgelegten Stichtag alle elektronischen Rechnungen in einem der vorgesehenen standardisierten Formate ausstellen und empfangen, um den rechtlichen Anforderungen zu genügen.

Umstellung zur E-Rechnung: 5 Tipps für Ihr Unternehmen

Eine gezielte Umstellung auf E-Rechnungen erfordert nicht nur technologische Anpassungen, sondern auch eine ganzheitliche Strategie zur Integration und Schulung aller Beteiligten.  

Wir haben Ihnen fünf wichtige Tipps für die Implementierung von E-Rechnung zusammengefasst:  

  1. Implementieren Sie eine leistungsfähige Rechnungsmanagement-Software, die E-Rechnungen automatisch auslesen und verarbeiten kann. Dies optimiert nicht nur Ihre Arbeitsabläufe, sondern minimiert auch Fehler und erhöht die Effizienz. Tipps für die richtige Software, um digital Rechnungen zu schreiben, lesen Sie an anderer Stelle.
  1. Digitalisieren Sie Ihre Papierrechnungen, um den Übergang zur elektronischen Rechnungsstellung zu erleichtern und Papierkosten zu reduzieren.  
  1. Binden Sie Ihre Mitarbeiter, Lieferanten und Kunden frühzeitig in den Prozess ein und schulen Sie diese intensiv im korrekten Umgang mit E-Rechnungen. Dadurch stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten die neuen Prozesse verstehen und effektiv nutzen können.
  1. Achten Sie auf eine revisionssichere Archivierung aller E-Rechnungen. Der Prozess ist gesetzlich vorgeschrieben und gewährleistet, dass Sie auch langfristig den Überblick über Ihre Finanzdaten behalten.
  1. Bieten Sie regelmäßige Trainings und Schulungen zum Thema E-Rechnung an. Das hilft nicht nur dabei, das Verständnis und die Compliance innerhalb Ihres Unternehmens zu erhöhen, sondern ermöglicht es auch, mögliche Stolpersteine bei der Umstellung frühzeitig zu identifizieren und zu beheben.
Eine Frau hält eine Präsentation vor einer Gruppe von Menschen. Sie erläutert die Vorteile der E-Invoice für Unternehmen.
Mit regelmäßigen Weiterbildungen und Schulungen helfen Sie Ihren Mitarbeitern, die E-Invoice im Unternehmen zu verankern.

Fazit: Bereiten Sie Ihr Unternehmen jetzt auf die E-Rechnungspflicht vor

Die Einführung der E-Rechnung ist nicht nur gesetzliche Pflicht, sondern bietet Unternehmen die Chance, ihre Prozesse effizienter zu gestalten und Kosten zu senken. Durch die Nutzung standardisierter Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD können Arbeitsabläufe optimiert und Liquiditätsvorteile durch schnellere Zahlungseingänge realisiert werden. Eine sorgfältige Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen sowie Schulungen für Mitarbeiter sind entscheidend für den erfolgreichen Übergang zur digitalen Rechnungsstellung.

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