HR-Digitalisierung: Warum und wie Sie Ihre HR-Prozesse digitalisieren sollten
Die Digitalisierung schreitet in Deutschland rasant vorbei. In vielen Geschäftsbereichen werden Prozesse digitalisiert – so auch bei Human Resources (HR). Besonders hier ist die Digitalisierung von großem Vorteil.
Allerdings ist dieser Prozess kein einfacher. Wollen Sie Ihre HR-Prozesse digitalisieren, müssen Sie nicht nur einige Vorüberlegungen anstellen, sondern auch einige Mitarbeiter mit ins Boot holen und gemeinsam entscheiden. Das kann den Prozess verlängern - aber er lohnt sich: Mehr Effizienz und weniger Kosten warten am Ende auf Sie.
Warum die HR-Digitalisierung unerlässlich ist
Sie wären sicher nicht hier und würden diesen Artikel lesen, wenn Sie nicht wüssten, dass digitale Prozesse wichtig sind. Um Ihnen allerdings noch mehr Vorteile zu nennen und Sie vollends von einer HR-Digitalisierung zu überzeugen, haben wir 5 Vorteile für Sie gesammelt.
Vorteil 1: Effizienzsteigerung und Zeitersparnis
Mit der richtigen HR-Software können Sie dank Automatisierungen zeitaufwändige Aufgaben wie Urlaubsverwaltung oder Bewerbermanagement erheblich reduzieren. Damit sparen Sie sich Zeit und den Verwaltungsaufwand. Wollen Sie HR-Prozesse digitalisieren, ist das ein wichtiges Argument für die Anschaffung einer Software.
Aber auch schnellere Prozesse sind ein großer Vorteil bei der HR-Digitalisierung. Digitale Workflows und elektronische Dokumentenverwaltung helfen dabei. Mit effizienten Genehmigungsprozessen werden Anträge schneller bearbeitet.
Vorteil 2: Kostenreduktion
Die Digitalisierung im HR-Bereich reduziert nicht nur manuelle Aufgaben, sondern auch Kosten. Das liegt zum einen daran, dass Sie Druck-, Lager- und Versandkosten sparen. Die papierlosen Prozesse senken die Kosten erheblich.
Zum anderen müssen Sie weniger manuelle Handgriffe tätigen und können dadurch Ihre Ressourcen effizienter nutzen. Haben Sie zudem Probleme, gutes Personal zu finden, können Sie sich mit einer guten HR-Software die Stelle sparen und Ihre Mitarbeiter haben mehr Zeit für andere Aufgaben.
Vorteil 3: Bessere Datenverwaltung und -analyse
Die HR-Digitalisierung sorgt dafür, dass Sie einen zentralen Speicherplatz für all Ihre Daten und Dokumente haben. Die Suche nach Papierakten und das Faxen von Urlaubsanträgen haben damit ein Ende. Zudem sind die Daten jederzeit zugänglich für alle, die Zugriff haben sollten und vor allem aktuell.
Aber vor allem die Analyse-Funktionen sind bei der HR-Digitalisierung nicht zu verachten. Mit spezieller Datenanalyse erhalten Sie wertvolle Einblicke in Ihre Daten, erkennen Trends und treffen fundierte Entscheidungen.
Vorteil 4: Verbesserte Mitarbeiterzufriedenheit
Eine gute HR-Software sorgt für Transparenz und schnellere HR-Prozesse. Das Digitalisieren macht Ihre Mitarbeiter damit zufriedener. Durch besondere Funktionen wie den sogenannten “Self-Service” können Ihre Mitarbeiter Daten wie ihre Adresse selbstständig ändern. Zudem können sie selbst Anträge stellen und einsehen, wann ihre Kollegen im Team arbeiten. Das verringert auch den Verwaltungsaufwand für Sie.
Ihre Angestellten fühlen sich mit einer inklusiven HR-Digitalisierung gesehen und eingebunden. Noch mehr Informationen dazu, wie Ihre HR-Software die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen kann, lesen Sie an anderer Stelle.
Vorteil 5: Erhöhte Sicherheit und Compliance
Setzen Sie auf eine HR-Lösung in der Cloud, um Ihre Digitalisierung voranzutreiben, können Sie auf umfangreiche Sicherheitsfunktionen zurückgreifen. Zahlreiche Verschlüsselungen, Zugriffskontrollen und regelmäßige Back-ups helfen dabei, sensible Mitarbeiterdaten zu schützen.
Aber auch gesetzliche und regulatorische Anforderungen sind leichter zu erfüllen, wenn die Digitalisierung von HR-Prozessen mit einer Software vorantreiben. Alle notwendigen Daten werden damit korrekt und vollständig erfasst und aufbewahrt. Mit regelmäßigen Updates der Software können Sie sich sicher sein, dass alle Aufbewahrungsfristen und Gesetze eingehalten werden.
Das sind die Herausforderungen bei der Digitalisierung im HR-Bereich
Doch neben den zahlreichen Vorteilen gibt es auch Herausforderungen, die Sie kennen sollten. Mit diesem Wissen können Sie Ihnen vorbeugen oder stärker darauf achten, diese besser überwinden zu können.
Herausforderung 1: Zu hohe Kosten
Viele Unternehmen haben große Bedenken, was die Kosten bei der Digitalisierung der HR-Prozesse angeht. Oft haben sie nur ein begrenztes Budget zur Verfügung oder befürchten hohe Investitionskosten für die Anschaffung von neuer Software, Geräten und IT-Infrastruktur.
So überwinden Sie diese Herausforderung:
- Schrittweise Implementierung: Beginnen Sie mit den grundlegendsten HR-Prozessen und erweitern Sie schrittweise.
- Kosten-Nutzen-Analyse: Führen Sie eine detaillierte Analyse durch, um den ROI (Return on Investment) zu berechnen und die langfristigen Einsparungen aufzuzeigen.
- Cloud-basierte Lösungen: Nutzen Sie SaaS (Software as a Service)-Modelle, die oft flexiblere und kosteneffizientere Zahlungspläne bieten.
Herausforderung 2: Zu langer Implementierungszeitraum
Oft haben Unternehmen Angst, dass die HR-Digitalisierung zu lange dauert und zu viele Ressourcen benötigt. In der Zeit können einige Mitarbeiter, die eh oftmals schon überlastet sind, keine anderen Aufgaben übernehmen. Dauert das Projekt zu lange, bleiben wichtige Projekte bzw. Anliegen auf der Strecke.
So überwinden Sie diese Herausforderung:
- Projektmanagement: Setzen Sie klare Ziele und Zeitpläne, und verwenden Sie Projektmanagement-Tools.
- Pilotprojekte: Starten Sie mit einem kleinen Pilotprojekt, um Prozesse zu testen und anzupassen, bevor Sie die vollständige Implementierung durchführen.
- Externe Unterstützung: Ziehen Sie externe Berater hinzu, die Erfahrung mit der Implementierung von HR-Systemen haben.
Herausforderung 3: Zu wenig Mitarbeiterakzeptanz
Viele Mitarbeiter sträuben sich vor Veränderungen. Sie sind manuelle Prozesse gewohnt und wollen nicht auf digitale wechseln. Vor allem ältere Mitarbeiter, die kaum mit technischen Geräten arbeiten, nehmen die HR-Digitalisierung nicht so gut an wie ihre jüngeren Kollegen.
Akzeptieren Ihre Mitarbeiter die Digitalisierung im HR-Bereich nicht, nutzen sie diese auch nicht und die Einführung kann sich schwierig gestalten.
So überwinden Sie diese Herausforderung:
- Schulungen und Unterstützung: Bieten Sie umfassende Schulungen und kontinuierliche Unterstützung an, um die Mitarbeiter mit dem neuen System vertraut zu machen.
- Einbindung der Mitarbeiter: Involvieren Sie Mitarbeiter frühzeitig in den Auswahl- und Implementierungsprozess, um Akzeptanz zu fördern.
- Kommunikation der Vorteile: Erklären Sie klar die Vorteile der Digitalisierung, wie verbesserte Effizienz und weniger administrative Aufgaben.
Herausforderung 4: Zu wenig Datensicherheit und Datenschutz
Gesetzliche Aufbewahrungsfristen und Vorbehalte gegen Digitalisierung sorgen dafür, dass viele Unternehmen noch auf Papierakten setzen. Dabei ist es so einfach, Personalakten zu digitalisieren.
Zwar müssen einige Dokumente noch auf Papier gesichert werden, jedoch steht das der HR-Digitalisierung nicht im Weg.
Setzen Sie auf HR-Lösungen, die ihre Daten in der Cloud absichern, können Sie nicht nur von überall auf Ihre Daten zugreifen, sondern profitieren auch von Sicherheitszertifikaten. Achten Sie allerdings darauf, dass die Server in Europa stehen, sodass Ihre Daten jederzeit nach DSGVO-Maßnahmen geschützt sind.
So überwinden Sie diese Herausforderung:
- Compliance: Stellen Sie sicher, dass die verwendeten HR-Systeme den gesetzlichen Anforderungen und Datenschutzbestimmungen entsprechen.
- Sicherheitsmaßnahmen: Implementieren Sie robuste Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung und Zugriffskontrollen.
- Schulungen zum Datenschutz: Schulen Sie Mitarbeiter regelmäßig im sicheren Umgang mit Daten.
Herausforderung 5: Zu komplex für die Mitarbeiter
Die Digitalisierung von HR-Prozessen ist nur dann auch wirklich erfolgreich, wenn die Mitarbeiter die neuen Workflows auch wirklich anwenden. Jedoch wehren sich einige Angestellte gegen Veränderungen, vor allem digitaler Natur. Aus diesem Grund sind Vorsicht und ein sensibles Vorgehen geboten bei der HR-Digitalisierung.
Es ist eine Sache, wenn die Mitarbeiter die neue Software nicht akzeptieren, aber eine völlig andere, wenn sie das neue Programm nicht verstehen. Die Folge: Ihre HR-Manager müssen mehr Fragen beantworten und haben damit wieder mehr auf dem Schreibtisch. Im schlimmsten Fall müssen Sie sich mit dem technischen Support der Software auseinandersetzen.
So überwinden Sie diese Herausforderung:
- Einfache, benutzerfreundliche Lösungen: Wählen Sie Software, die einfach zu bedienen und zu implementieren ist.
- Externe Dienstleister: Nutzen Sie externe IT-Dienstleister, um den technischen Aspekt der Implementierung zu übernehmen.
- Kontinuierliche Weiterbildung: Investieren Sie in die Weiterbildung Ihrer Mitarbeiter, um technisches Wissen intern aufzubauen.
Schritt für Schritt HR-Prozesse digitalisieren: eine Anleitung
Die Digitalisierung der gesamten Personalabteilung oder auch nur einzelner Schritte kostet Zeit. Vor allem die Vorarbeit ist wichtig, damit das Projekt langfristig erfolgreich sein kann.
Planen Sie also etwas Zeit ein, um wirklich effizient zu sein und alle HR-Prozesse erfolgreich zu digitalisieren. Diese Zeit verkürzt sich natürlich mit dem Einsatz einer auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittenen HR-Software.
Schritt 1: Ist-Analyse und Zielsetzung
Bevor Sie mit der richtigen HR-Digitalisierung beginnen, müssen Sie – wie bereits erwähnt – einige Vorüberlegungen starten. Je mehr Zeit Sie sich hier nehmen, desto besser vorbereitet sind Sie für die anderen Schritte.
- Führen Sie eine Ist-Analyse durch: Hierbei ist es wichtig, dass Sie alle aktuellen HR-Prozesse (und nicht nur die, die Sie digitalisieren wollen!) aufschreiben. Markieren Sie diese, die ineffizient sind bzw. manuell erledigt werden müssen. Schreiben Sie außerdem alle genutzten Softwares und Systeme auf, die Sie bereits nutzen und ergänzen Sie deren Vor- und Nachteile. Als letztes sollten Sie Ihre Mitarbeiter ins Boot holen und deren Herausforderungen bzw. Bedürfnisse verstehen und aufschreiben.
- Legen Sie Ziele fest: Natürlich wollen Sie bei der HR-Digitalisierung auch herausfinden, ob Sie erfolgreich waren. Das erkennen Sie anhand von Zielen. Definieren Sie klare und messbare Ziele. Was möchten Sie mit der Digitalisierung der HR-Prozesse erreichen? Möchten Sie eine gewisse Stundenanzahl im Arbeitsalltag mit der Reduzierung von manuellen Prozessen sparen? Wollen Sie die Daten für alle zugänglicher machen?
- Priorisieren Sie die Ziele und HR-Prozesse: Bevor Sie jetzt das große Digitalisieren anfangen, sollten Sie Ihre Aufgaben priorisieren. Das ist ganz einfach: Legen Sie am besten eine Tabelle an, listen Sie hier alle Prozesse auf und fügen Sie rechts eine Spalte mit “Wichtigkeit”, “Aufwand” und “Erwartetes Ergebnis” ein. Priorisieren Sie die Aufgabe nach diesen Kriterien.
Schritt 2: Auswahl der richtigen HR-Software
Nachdem Sie sich jetzt darüber im Klaren sind, was genau Ihre Anforderungen sind, können Sie mit der HR-Digitalisierung weitermachen. Jetzt geht es auf die Suche nach der richtigen HR-Software für Ihr Unternehmen.
- Spezifizieren Sie Ihre Anforderungen: Was sind Ihre Anwendungsfälle, die die HR-Software abdecken soll? Welche Funktionen benötigen Sie? Welche technischen Anforderungen haben Sie an ein HR-Tool?
- Wählen Sie nicht die erstbeste Software: Suchen Sie nach verschiedenen Software-Anbietern und nutzen Sie das persönliche Gespräch, um all Ihre Fragen loszuwerden. Lesen Sie sich auch Kundenbewertungen und Erfahrungsberichte durch.
- Treffen Sie eine Wahl: Wählen Sie jetzt den Anbieter mit der passenden Lösung für Ihre HR-Digitalisierung aus. Fragen Sie unbedingt nach allen Kosten, die auf Sie zukommen. Einige Anbieter erheben Gebühren für Schulungen oder den Wechsel zum neuen Programm.
Schritt 3: Vorbereitung zur Implementierung und Pilotphase
In dieser Phase der Digitalisierung in der Human-Resources-Abteilung geht es schon bald ans Eingemachte. Bevor Sie jedoch alle Mitarbeiter ins Boot holen, sollten Sie eine kleine Gruppe an Menschen auswählen, die die HR-Software auf Herz und Nieren testen.
- Erstellen Sie einen Projektplan: Um wirklich effizient HR-Prozesse zu digitalisieren, sollten Sie einen Plan für die kommende Implementierung erstellen. Definieren Sie alle Zeiten und Meilensteine: Wann soll was fertig sein? Vergessen Sie auch nicht, Ressourcen und Budget einzuplanen sowie Mitarbeiter zu benennen, die in einem dedizierten Projektteam zusammenarbeiten und die Implementierung begleiten.
- Bereiten Sie alles Notwendige vor: Haben Sie bereits eine HR-Software vorher genutzt, geht es jetzt darum, die Daten entsprechend vorzubereiten. Schauen Sie, wie Sie die Daten exportiert bekommen. Haben Sie vorher mit Papierdokumenten gearbeitet, sollten Sie einen Plan erstellen, wie Sie diese am besten digitalisiert bekommen. Sortieren Sie auch aus und beachten Sie dabei die Aufbewahrungsfristen.
- Richten Sie die Software ein: Bevor andere Mitarbeiter mit der Software arbeiten, sollten Ihre HR-Manager bzw. Geschäftsführer sie konfigurieren. Oftmals können Sie spezielle Arbeitszeitmodelle, Gehaltssysteme und Abwesenheitsarten einstellen. Richten Sie zudem verschiedene Rollen und deren Berechtigungen ein.
- Bereiten Sie die Schulungsmaterialien vor: Damit Ihre Mitarbeiter von Anfang an abgeholt werden, sollten Sie bereits über einen anstehenden Wechsel der Software informieren. Zeigen Sie bestimmte Anwendungen und erklären Sie zudem die Vorteile für Ihr Team, damit die Mitarbeiterakzeptanz im Prozess der HR-Digitalisierung steigt. Bereiten Sie auch ein FAQ oder eine Wissensdatenbank vor, damit Ihre Mitarbeiter bei Fragen immer wieder darauf zugreifen können.
- Führen Sie eine Pilotphase durch: Stellen Sie eine kleine Auswahl an Mitarbeitern aus verschiedenen Hierarchieleveln und Abteilungen zusammen und lassen Sie diese die neue HR-Software testen. Vergessen Sie nicht, unbedingt das Feedback einzusammeln, um auf mögliche Herausforderungen vorbereitet zu sein. Analysieren Sie die Rückmeldungen der Pilotgruppe und nehmen Sie notwendige Anpassungen vor, damit die HR-Digitalisierung langfristig effizient sein kann.
Schritt 4: Richtige und vollständige Einführung
Hat alles mit der Pilotgruppe geklappt, können Sie sich jetzt der Implementierung im gesamten Unternehmen widmen. Kommunizieren Sie alle Änderungen, die Ihren Mitarbeitern jetzt bevorstehen und sprechen Sie unbedingt auch über die Vorteile, die Ihr Team mit dem neuen digitalen HR-Prozess hat.
Wichtig ist außerdem, dass Sie Ihren Mitarbeitern Unterstützung bei der Arbeit mit der HR-Software geben. Auch weitere Schulungen bzw. Frage-und-Antwort-Runden helfen bei der Akzeptanz innerhalb des Unternehmens. Nehmen Sie das Feedback ernst und arbeiten Sie kontinuierlich daran, die HR-Prozesse nicht nur weiter zu digitalisieren, sondern auch zu optimieren.
Schritt 5: Erfolgsmessung und Skalierung
Dieser Schritt ist besonders wichtig – immerhin wollen Sie ja auch wissen, ob sich der gesamte Prozess der HR-Digitalisierung auch gelohnt hat. Überprüfen Sie also regelmäßig die Ziele, die Sie im ersten Schritt definiert haben.
Gibt es noch weitere HR-Prozesse, die Sie noch nicht beachtet haben, die Sie allerdings auch digitalisieren können? Halten Sie Ausschau nach weiteren Workflows, die Sie effizienter gestalten können.
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Bauen Sie genau das, was Sie brauchen - nicht mehr und nicht weniger
