Virginie Taborowski
Content-Spezialistin
Zuletzt aktualisiert am
6.9.24
Best Practice
Buchhaltung effizient mit Rechnungsprogramm mit DATEV-Schnittstelle lösen
5
min
Inhaltsverzeichnis
- Was ist eine DATEV-Schnittstelle?
- Wie funktioniert eine DATEV-Schnittstelle?
- Warum ist ein Rechnungsprogramm mit DATEV-Schnittstelle wichtig?
- Herausforderungen: Belege manuell hin und herschicken war gestern
- Die Vorteile einer Buchhaltungssoftware mit DATEV-Schnittstelle
- Lohnabrechnungen und Kassenbuch mit DATEV-Schnittstelle lösen
- Mit Ninox zur datenschutzkonformen und effizienten Buchhaltung
- Fazit: Digitalisieren Sie Ihre Buchhaltung
Dank der heutigen technologischen Fortschritte können Unternehmen ihre Buchhaltung effizienter denn je lösen, insbesondere durch ein Rechnungsprogramm mit einer DATEV-Schnittstelle. Doch was genau verbirgt sich hinter dieser Schnittstelle und warum ist sie von so großer Bedeutung?
In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen, welche Herausforderung durch die manuelle Buchung von Belegen entsteht und warum eine Anbindung zu DATEV von großem Vorteil ist.
Was ist eine DATEV-Schnittstelle?
Eine DATEV-Schnittstelle ist eine Verbindung zwischen einer Software und dem DATEV-System. DATEV (Datenverarbeitung für Steuern und Wirtschaftsprüfung) bietet Dienstleistungen für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Unternehmen in Deutschland an.
Die Schnittstelle ermöglicht eine reibungslose Integration und den Austausch von Daten wie Buchungssätzen und Lohnabrechnungen für steuerliche und buchhalterische Zwecke.
Wie funktioniert eine DATEV-Schnittstelle?
Die Funktionsweise einer DATEV-Schnittstelle ist recht simpel. Sie ermöglicht die bidirektionale Kommunikation zwischen einer Softwareanwendung und dem DATEV-System.
Ein manueller Export sowie Import sind durch die Schnittstelle nicht mehr notwendig. Mithilfe der DATEVconnect-Schnittstelle werden alle Informationen im richtigen Format vom Rechnungsprogramm an die DATEV-Software übertragen.
Warum ist ein Rechnungsprogramm mit DATEV-Schnittstelle wichtig?
Ein Rechnungsprogramm mit DATEV-Schnittstelle bietet Unternehmen die Möglichkeit, Rechnungen sowie Lohnabrechnungen automatisiert an die Buchhaltung zu übertragen und dadurch nahtlos mit ihrem Steuerbüro zu kommunizieren.
DATEV selbst ist kein Rechnungsprogramm, sondern ein Buchhaltungsprogramm. Es ermöglicht eine digitale Buchhaltung. Durch die Schnittstelle zu anderen Softwarelösungen werden Rechnungsstellung und Buchhaltung miteinander verknüpft. Anstatt Daten manuell zu übertragen, automatisiert die DATEV-Schnittstelle diesen Prozess.
Herausforderungen: Belege manuell hin und herschicken war gestern
Eine der größten Herausforderungen, die Unternehmen ohne eine solche DATEV-Schnittstelle bewältigen müssen, ist der manuelle Austausch von Belegen. Erstellen Unternehmen ihre Rechnungen manuell per Excel- oder Word-Vorlage, müssen diese anschließend ins DATEV-Format umgewandelt werden.
Jede einzelne Ausgangrechnung muss in der Buchhaltung umgewandelt und auf das entsprechende Konto gebucht werden. Das erzeugt einen enormen Verwaltungsaufwand. Ordner müssen hin- und hergeschickt werden, worunter auch der Datenschutz leidet.
Die manuelle Buchung von Rechnungen birgt zusätzlich die Gefahr, dass Fehler entstehen. Anders als durch eine geeignete Buchhaltungssoftware mit DATEV-Schnittstelle gewährleistet die manuelle Buchhaltung nämlich keine einwandfreie Datenkonsistenz.
Die Vorteile einer Buchhaltungssoftware mit DATEV-Schnittstelle
Moderne Buchhaltungssoftware mit einer DATEV-Schnittstelle bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen und Steuerberater:
- Zeitersparnis durch automatisierte Workflows: Die Automatisierung von Routineaufgaben wie der Rechnungserstellung, Buchführung und Berichterstattung ermöglicht es, Zeit zu sparen und sich auf strategische Aufgaben zu konzentrieren. Tipps für eine gute Software, um digital Rechnungen zu schreiben, finden Sie an anderer Stelle.
- Sicherer Datentransfer, der potenzielle Risiken minimiert: Die DATEV-Schnittstelle gewährleistet einen sicheren Austausch von sensiblen Finanzdaten zwischen der Buchhaltungssoftware und dem DATEV-System, wodurch das Risiko von Datenverlust oder -manipulation minimiert wird.
- Eliminierung der Notwendigkeit von Pendelordnern: Durch die Digitalisierung von Belegen und Dokumenten werden physische Pendelordner überflüssig, was den Verwaltungsaufwand drastisch reduziert.
- Effizientes Rechnungs- und Mahnwesen dank Automatisierung: Ein automatisches Rechnungs- und Mahnwesen sorgen für einen reibungslosen Ablauf von Zahlungsprozessen.
- Direkte Übernahme von Daten: Die direkte Übernahme von Daten zwischen der Buchhaltungssoftware und dem DATEV-System minimiert die Möglichkeit menschlicher Fehler und gewährleistet eine hohe Datenintegrität.
- Nahtlose Kommunikation mit dem Steuerbüro: Die DATEV-Schnittstelle ermöglicht eine nahtlose Kommunikation und effiziente Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Steuerbüro.
Lohnabrechnungen und Kassenbuch mit DATEV-Schnittstelle lösen
Nutzen Unternehmen ein Rechnungsprogramm wie Ninox mit DATEV-Schnittstelle profitieren sie von einer besseren Effizienz der Finanzbuchhaltungsprozesse. Die nahtlose Anbindung mittels API macht das manuelle Übertragen von Dateien überflüssig.
Das sichere Zugriffskonzept sorgt zusätzlich für eine hohe Datensicherheit. Grundsätzlich erfüllt die DATEV-Schnittstelle für zwei wichtige Funktionen:
- Sie ermöglicht, in Ninox erstellte Ausgangsrechnungen an DATEV zu übergeben.
- Sie schafft eine effizientere Kommunikation zur Buchhaltung oder zum Steuerbüro.
Die DATEV-Schnittstelle sorgt dafür, dass Rechnungen ganz leicht ins Kassenbuch übertragen werden. Adressen sowie Bankverbindungen, die in Ninox zu Ihren Geschäftspartnern hinterlegt sind, werden über die Schnittstelle transferiert.
Gleiches gilt für den Fall, dass Sie Ninox als HR-Plattform nutzen. Hier verwalten Sie alle Lohnabrechnungen in Ninox und übertragen sie per Schnittstelle an DATEV. Neben den richtigen Kontodaten übermittelt die Schnittstelle auch weitere wichtige Angaben zu Ihren Mitarbeitern, beispielsweise sozialversicherungspflichtige Angaben, Arbeitszeiten und Entlohnungsform.
Wie Sie Personalakten am besten digitalisieren können und was Sie beachten sollten, lesen Sie in einem anderen Blogartikel.
Mit Ninox zur datenschutzkonformen und effizienten Buchhaltung
Im integrierten Rechnungsprogramm mit DATEV-Schnittstelle in Ninox stehen Unternehmen eine intuitive Benutzeroberfläche, automatisierte Prozesse und eine Rechnungsnachverfolgung zur Verfügung. Noch viel entscheidender ist jedoch die Datensicherheit.
Über die DATEV-Schnittstelle werden sensible Finanz- und Buchhaltungsdaten ausgetauscht. Daher ist es unerlässlich, sicherzustellen, dass diese Daten vor unbefugtem Zugriff und Missbrauch geschützt sind.
DATEV hat hohe Standards für Datenschutz und Datensicherheit und stellt sicher, dass alle Daten gemäß den geltenden gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), behandelt werden. Ninox wurde in einem mehrstufigen Prozess als DSGVO-konforme Schnittstelle von DATEV selbst zertifiziert. Das bedeutet, dass Ninox Kunden- sowie Personaldaten sicher speichert, verwaltet und an DATEV überträgt.
Unternehmen sollten darauf achten, dass die von ihnen verwendete Buchhaltungssoftware und die damit verbundene DATEV-Schnittstelle den höchsten Standards für Datenschutz und Datensicherheit entsprechen. Durch die Beachtung dieser Standards können Unternehmen sicherstellen, dass ihre sensiblen Finanzdaten jederzeit geschützt sind und dass die Nutzung der DATEV-Schnittstelle den geltenden gesetzlichen Anforderungen entspricht.
Mehr über die DATEV-Integration in Ninox erfahre Sie in diesem Abschnitt aus einem Webinar zum Thema:
Fazit: Digitalisieren Sie Ihre Buchhaltung
Buchhaltung und Rechnungsstellung sind zweierlei Paar Schuhe. Durch die DATEV-Schnittstelle in Ninox verbinden Unternehmen die Prozesse jedoch und profitieren von einem automatisierten Prozess.
Erstellen Sie in Ninox ganz einfach eine Rechnung aus den gespeicherten Kunden- oder Personaldaten. Die DATEV-Schnittstelle sorgt für eine reibungslose Übertragung und erleichtert die Kommunikation mit der Steuerprüfung.
