Ohne strukturiertes Onboarding und Offboarding entstehen Prozesslücken

Ob beim Eintritt oder Austritt eines Mitarbeiters – ohne klare Prozesse entstehen schnell Lücken. Neue Kollegen starten ohne Struktur, oder wichtige Übergaben fehlen. Unternehmen, die keinen Einarbeitungsplan erstellen, verlieren so wertvolle Zeit und hinterlassen einen unprofessionellen Eindruck – intern wie extern.

Das Offboarding ist noch häufiger komplett unstrukturiert. Dabei sind gerade hier Fehler besonders kritisch: Sicherheitslücken, verlorenes Know-how oder unerledigte Rückgaben können hohe Folgekosten verursachen. Eine digitale Lösung schafft hier klare Vorteile.

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Einarbeitungsplan erstellen, Offboarding verwalten – für Onboarding & Offboarding mit System

Das Ninox-Modul ermöglicht es Ihnen, das Onboarding und Offboarding von Mitarbeitern klar und strukturiert durchzuführen. Alle Aufgaben, Fristen und Zuständigkeiten werden zentral verwaltet – flexibel anpassbar für verschiedene Rollen, Standorte oder Abteilungen.

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Funktionen, die beide Seiten abdecken

Übersichtliches Dashboard

Im Dashboard sehen Sie genau, welche Onboardings laufen, welche Offboardings anstehen und welche Aufgaben noch offen sind. Alle Informationen sind zentral verfügbar, wodurch der gesamte HR Onboarding Plan und Offboarding-Prozess transparent gesteuert werden kann.

Vorlagen für Einarbeitung und Austritt

Erstellen Sie eigene Vorlagen für verschiedene Rollen. Dabei lassen sich auch Prozesse für das Offboarding definieren: Geräte zurückgeben, Kontozugänge sperren, Wissen dokumentieren. So behalten Sie jederzeit die Kontrolle über sensible Aufgaben beim Austritt.

Klare Aufgabenverteilung

Das Modul hilft Ihnen, jeden Schritt im Onboarding Plan und Offboarding detailliert zu planen: Wer ist wofür verantwortlich? Was muss bis wann erledigt werden? Aufgaben können manuell oder automatisch zugewiesen werden – inklusive Deadlines.

Automatisierungen für wiederkehrende Abläufe

Standardisierte Aufgaben wie das Versenden von Willkommens- oder Abschieds-Mails, das Anfordern von Equipment oder das Abschalten von Zugängen lassen sich automatisieren. Das spart Zeit, vermeidet Fehler und sorgt für einen konsistenten Ablauf.

Flexibel anpassbar für verschiedene Rollen

Ob Onboarding oder Offboarding – Sie können für jede Personengruppe individuelle Abläufe definieren. So werden Prozesse nicht nur schneller, sondern auch zielgerichteter. Der Einarbeitungsplan passt sich flexibel an Ihre Unternehmensstruktur an.

Sicherer Wissenstransfer beim Offboarding

Wissen geht oft verloren, wenn Offboarding nicht gut organisiert ist. Mit dem Modul legen Sie Aufgaben an, um z. B. Übergaben, Dokumentationen oder Schulungen sicherzustellen. Damit bleibt das Know-how im Unternehmen – auch wenn MItarbeiter gehen.

Compliance und Dokumentation

Besonders beim Austritt sind rechtliche Vorgaben zu beachten. Mit dem Modul dokumentieren Sie alle Schritte sauber und nachvollziehbar – ideal für HR, Datenschutz und interne Audits.

Teamübergreifende Zusammenarbeit

HR, IT, Fachabteilungen – alle sehen, was zu tun ist. Die Transparenz im Modul erleichtert die Zusammenarbeit und minimiert Abstimmungsaufwand. Sowohl Onboarding Plan als auch Offboarding werden so effizient umgesetzt.

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So starten Sie mit dem Onbording und Offboarding Modul

Das Modul lässt sich nahtlos mit dem Ninox HR Modul verbinden – für durchgängige, automatisierte HR-Prozesse.

So funktioniert die Verknüpfung:

1. Modul auswählen: Gehen Sie auf die Startseite von Ninox Onboarding und klicken Sie auf „Modul verknüpfen“.
2. Zielmodul wählen: Wählen Sie „ninoxHrEmployees“ aus der Liste aus.
3. Verbindung einrichten: Klicken Sie auf „Weiter“, die Felder werden in der Regel automatisch zugeordnet. In diesem Schritt können Sie auswählen, welche Daten an das Onboarding-Modul übertragen werden sollen.
4. Verbindung abschließen: Bestätigen Sie mit „Verbinden“.
5. Integration prüfen: Unter „Mitarbeitende“ sehen Sie, ob die HR-Daten korrekt übernommen wurden.

Hinweis: Diese Integration ermöglicht es Ihnen, neue Mitarbeitende aus dem HR-Modul direkt im Onboarding-Prozess zu übernehmen – ohne doppelte Dateneingabe oder Medienbrüche.

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Warum Sie mit dem Onboarding-Modul spürbar Zeit sparen

Wiederkehrende Aufgaben werden automatisiert, Verantwortlichkeiten klar zugewiesen und alle Informationen zentral verwaltet – das reduziert Rückfragen und manuelle Abstimmung.

Statt bei jedem Mitarbeitereintritt oder -austritt neu zu starten, greifen Sie auf bewährte, anpassbare Workflows zurück. So läuft jeder Prozess effizient, einheitlich und fehlerfrei ab.

Auch die Zusammenarbeit zwischen HR, IT und Fachabteilungen verbessert sich messbar: Alle Beteiligten arbeiten am selben Prozess – mit vollständiger Transparenz. Ob Einarbeitungsplan oder Offboarding – alle Schritte sind klar definiert, dokumentiert und jederzeit nachvollziehbar. Das spart Zeit, erhöht die Prozesssicherheit und verbessert die Erfahrung für alle Beteiligten.