Virginie Taborowski
Content-Spezialistin
Zuletzt aktualisiert am
20.8.24
Best Practice
Was Sie bei einer Alternative zu Excel beachten sollten
6
min
Inhaltsverzeichnis
- Was ist Microsoft Excel?
- Wozu ist Microsoft Excel geeignet?
- Nachteile: Welche Herausforderungen Microsoft Excel für Unternehmen mit sich bringt
- Welche Vorteile hat der Wechsel zu einer Alternative zu Excel
- Worauf Sie bei einer Excel-Alternative achten müssen
- Diese Vorteile biete eine Low-Code-Lösung in der Cloud
- Fazit: Nutzen Sie endlich eine richtige Datenbank
Microsoft Excel ist zweifellos ein bekanntes und weitverbreitetes Tabellenkalkulationsprogramm, jedoch stößt es bei komplexen Datenmanagement-Aufgaben schnell an seine Grenzen.
In diesem Blogpost untersuchen wir, worauf Unternehmen bei der Suche nach einer Alternative zu Excel achten sollten und welche Lösungen sich für ihre spezifischen Anforderungen am besten eignen.
Was ist Microsoft Excel?
Microsoft Excel ist ein Tabellenkalkulationsprogramm aus dem Microsoft-Kosmos. Nutzer können das Programm als Desktop-Version oder als mobile App nutzen. Mit Microsoft Excel lassen sich Daten berechnen, analysieren und visualisieren. Dazu werden die Daten in Zeilen und Spalten eingetragen und mithilfe von Formeln verknüpft. Unternehmen müssen ein Microsoft 365 Business-Abonnement erwerben, um Excel nutzen zu können.
Wozu ist Microsoft Excel geeignet?
Excel wird im Unternehmenskontext häufig zur Buchhaltung, als CRM, ERP – also allgemein fürs Datenmanagement genutzt – doch dafür ist das Tool eigentlich nicht geeignet.
Microsoft Excel ist schlichtweg ein Tabellenkalkulationsprogramm. Es lassen sich zwar Datenbanken im kleinen Stil erstellen, doch den Anspruch an ein Datenmanagement-System erfüllt Excel nicht.
Für kleine Unternehmen bietet Excel oftmals einen guten Einstieg. Die Möglichkeiten sind jedoch schnell erschöpft. Excel eignet sich, um
- Daten zu importieren,
- Daten zu bearbeiten,
- Daten zu sortieren,
- Daten zu filtern,
- Daten zu analysieren,
- Daten grafisch darzustellen und
- Muster in Daten zu erkennen.
Um Lagerbestände zu verfolgen, Budgets zu verwalten und Kundenbestellungen zu verfolgen, können Sie Excel also durchaus verwenden. Allerdings werden Sie aufgrund mangelnder Datenbank- und Automatisierungsfunktionen schnell an ihre Grenzen stoßen und eine Alternative zu Excel suchen müssen.
Für kleine Projekte können Sie auf Excel zurückgreifen. Suchen Sie hingegen nach einer vollwertigen Datenbank zum Management von Kunden, Warenwirtschaft und Finanzbuchhaltung, sollten Sie sich nach einer Alternative für Excel umschauen.
Nachteile: Welche Herausforderungen Microsoft Excel für Unternehmen mit sich bringt
Microsoft Excel scheint für Unternehmen eine kostengünstige und einfache Variante. Doch um das Programm in seinem vollen Umfang zu nutzen, braucht es sehr viel Übungszeit. Die Anwendung ist alles andere als benutzerfreundlich und nur, wer sich mit grundlegenden mathematischen Berechnungen auskennt, wird mit Microsoft Excel komplexe Kalkulationen erstellen können.
Automatisierungsfunktionen sind in Excel nicht vorgesehen. Möchten Sie Aufgaben automatisieren, müssen Sie zusätzlich Visual Basic for Applications (VBA) lernen.
Microsoft Excel ist zwar ein leistungsfähiges Programm, doch bringt es für Unternehmen viele Nachteile mit sich:
- begrenzte Programmiermöglichkeiten
- mangelnde Integrationsfähigkeit
- ineffiziente Verarbeitung großer Datenmengen
- fehlendes Datenbankmanagement
- Komplexität der Benutzeroberfläche
- Leistungsprobleme bei komplexen Berechnungen
- fehlender Zugang zu APIs
Microsoft Excel sollte nicht mit einer vollwertigen Datenbank-Software verwechselt werden.
Welche Vorteile hat der Wechsel zu einer Alternative zu Excel
Der Unternehmensalltag sieht in der Realität noch immer so aus: Daten werden in unzähligen Excel-Tabellen abgespeichert, an verschiedenen Orten abgelegt und per E-Mail geteilt. Ein digitaler, datenschutz-konformer Prozess sieht eindeutig anders aus.
Eine relationale Datenbank hingegen kann große Datenmengen dauerhaft und sicher speichern. Anders als in Excel werden Datentypen nicht fälschlich interpretiert. Geben Sie in eine Zeile beispielsweise MARCH1 ein, wird Excel diesen Wert als Datum erkennen. Diese Funktion fiel einer medizinischen Studie 2016 auf die Füße, denn bei dem Wert handelt es sich auch um einen Code in der Genforschung.
Beim Umstieg auf eine Alternative zu Excel, nämlich einer wirklichen Datenbank, werden Sie von diesen Vorteilen profitieren:
- Skalierbarkeit: Datenbanken können große Datenmengen effizient verwalten und skalieren.
- Datenintegrität und Sicherheit: Datenbanken bieten fortgeschrittene Sicherheitsfunktionen und Mechanismen zur Gewährleistung der Datenintegrität.
- Leistungsfähigkeit: Datenbanken sind als Alternative zu Excel für komplexe Abfragen und Analysen optimiert, was schnellere Antwortzeiten ermöglicht.
- Mehrbenutzerfähigkeit: Datenbanken unterstützen gleichzeitige Zugriffe von mehreren Benutzern, was die Zusammenarbeit fördert.
- Automatisierung: Datenbanken ermöglichen als echte Excel-Alternative die Automatisierung von Prozessen und Workflows zur Steigerung der Effizienz.
- Integration mit anderen Systemen: Datenbanken bieten als Alternative zu Excel umfangreiche Integrationsmöglichkeiten mit anderen Unternehmensanwendungen und Systemen.
- Flexibilität: Datenbanken erlauben die Anpassung an sich ändernde Geschäftsanforderungen im Laufe der Zeit.
- Datenkonsistenz: Datenbanken gewährleisten als Excel-Ersatz die Konsistenz der Daten durch Transaktionsmechanismen.
Worauf Sie bei einer Excel-Alternative achten müssen
Bei der Auswahl einer Excel-Alternative ist es wichtig, mehrere Faktoren zu berücksichtigen:
- Benutzerfreundlichkeit: Ist die Benutzeroberfläche intuitiv und für Ihre Mitarbeiter einfach zu erlernen?
- Integrationsmöglichkeiten: Bietet die Alternative die Möglichkeit zur nahtlosen Integration mit anderen Unternehmensanwendungen und Datenquellen?
- Datenschutzkonform: Erfüllt die Excel-Alternative die erforderlichen Datenschutzstandards und bietet Mechanismen zur Sicherung personenbezogener und unternehmenskritischer Daten?
- Mobile Nutzung: Ist die Alternative mobilfreundlich und ermöglicht eine reibungslose Nutzung auf verschiedenen Geräten und Betriebssystemen?
- Offline-Funktion: Können Daten auch offline bearbeitet werden und synchronisieren sich die Änderungen automatisch, sobald eine Internetverbindung verfügbar ist?
- Daten-Import/Export: Ermöglicht die Alternative für Excel einen einfachen Import und Export von Daten aus verschiedenen Quellen?
- Zusammenarbeit: Unterstützt die Excel-Alternative die gleichzeitige Bearbeitung von Dateien durch mehrere Benutzer?
- Anpassungsfähigkeit: Kann der Ersatz für Excel an die spezifischen Anforderungen und Workflows des Unternehmens angepasst werden?
- Rollenmanagement: Gibt es Mechanismen zur Verwaltung von Benutzerrollen und Zugriffsrechten?
- Echtzeitdaten: Bietet die Alternative zu Excel die Möglichkeit, Echtzeitdaten zu erfassen, anzuzeigen und zu analysieren?
- Skalierbarkeit: Ist die Excel-Alternative in der Lage, mit dem Wachstum des Unternehmens und der Datenmengen zu skalieren, ohne dabei Leistungseinbußen zu erleiden?
- Cloud-Speicherung: Werden Daten sicher in der Cloud gespeichert und bietet die Alternative ausreichend Speicherplatz und Sicherheitsmaßnahmen?
Die Berücksichtigung dieser Punkte bei der Evaluierung von Alternativen zu Excel kann dabei helfen, die bestmögliche Lösung für die individuellen Anforderungen und Ziele Ihres Unternehmens zu finden.
Diese Vorteile biete eine Low-Code-Lösung in der Cloud
Low-Code-Lösungen in der Cloud bieten Unternehmen eine agile und effiziente Alternative zu Excel. Ohne umfangreiche Programmierkenntnisse erstellen Sie Ihre maßgeschneiderte Datenbank. Die Kombination aus Cloud-Software und Low-Code-Entwicklung ermöglicht eine schnelle Bereitstellung und Skalierbarkeit von Anwendungen, während gleichzeitig die Kosten und der Wartungsaufwand reduziert werden.
Mit Ninox können die verschiedenen Benutzer Ihres Teams in Echtzeit in den Tabellen arbeiten. Durch ein integriertes Rollenmanagement erhalten Mitarbeiter nur Zugriff auf die Daten, die für Sie relevant sind. Neben der Cloud-Anwendung bietet Ninox auch mobile Apps sowie eine stabile Offline-Funktionalität. Sobald eine Internetverbindung besteht, werden alle Daten synchronisiert und gespeichert – selbstverständlich DSGVO-konform.
Als Alternative zu Excel bietet Ihnen Ninox alle Funktionen, die Unternehmen in einem Datenbankmanagement-System suchen. Darüber hinaus können Sie dank dem Low-Code-Ansatz Anpassungen und Automatisierungen vornehmen, um die Datenbank ideal auf Ihre Unternehmensprozesse abzustimmen.
Fazit: Nutzen Sie endlich eine richtige Datenbank
Diesen Zahn müssen wir Ihnen ziehen: Obwohl Microsoft Excel von vielen Unternehmen als Datenbank-Ersatz verwendet wird, ist die Software dafür nicht vorhergesehen. Mangelnde Funktionalität und Dateninkonsistenten sind die Folge. Steigen Sie auf eine echte Datenbank wie Ninox als Alternative zu Excel um, profitieren Sie von effizientem Datenmanagement und digitalen Prozessen.
