Virginie Taborowski
Content-Spezialistin
Zuletzt aktualisiert am
20.8.24
Best Practice
So legen Sie eine Mitarbeiterdatenbank an und arbeiten effizienter
6
min
Inhaltsverzeichnis
- Was ist eine Mitarbeiterdatenbank?
- Wie kann ein Mitarbeiterverzeichnis erstellt werden?
- Warum ist die Mitarbeiterdatenbank wichtig für Unternehmen?
- Die Herausforderungen ohne eine zentrale Mitarbeiterdatenbank
- Welche Vorteile bietet eine Mitarbeiterdatenbank?
- Mitarbeiterdatenbank anlegen: Diese Punkte sind besonders wichtig
- Mitarbeiterdatenbank erstellen: So unterstützt Ninox
- Fazit: Dank Datenbank Mitarbeiterverwaltung effizient und flexibel gestalten
Die wichtigste Ressource für Personalverantwortliche sind die Daten der eigenen Mitarbeiter. Ohne eine geordnete Struktur werden Lohnabrechnung, Urlaubsgenehmigung oder Einsatzplanungen zum wirren Unterfangen. Eine strukturierte Mitarbeiterdatenbank dient hierbei als zentrales Instrument und gewährleistet obendrein die datenschutzkonforme Speicherung von Mitarbeiterinformationen.
Welche Daten eine Mitarbeiterdatenbank enthält, welche Vorteile sie bietet und wie Ihnen Ninox dabei hilft, ein Mitarbeiterverzeichnis zu erstellen, erfahren Sie in diesem Blogpost.
Was ist eine Mitarbeiterdatenbank?
In einer Mitarbeiterdatenbank (auch: Mitarbeiterverzeichnis) werden alle notwendigen Informationen über die Mitarbeiter eines Unternehmens zusammengetragen, gespeichert und verwaltet. Sie ist oftmals Teil einer HR-Software und dient daher verschiedenen Aufgabenbereichen wie etwa dem Bewerbungsmanagement, Lohn- oder Gehaltsabrechnungen, Urlaubsplanung oder der Spesen-Verwaltung. Erfasst werden in der Mitarbeiterdatendank Informationen wie beispielsweise:
- Name, Vorname
- Personal-Nummer
- Adresse, E-Mail und Telefonnummer
- Abteilung
- Position
- Gehalt
- Einstiegsdatum (eventuell Kündigung)
- Sozialversicherungsnummer
- Steuernummer
Die Daten variieren von Unternehmen zu Unternehmen je nach Branche, Größe und Unternehmensstruktur. Wichtig ist, dass die Informationen für die Personalverwaltung relevant sind. Durch Zusatzfelder können außerdem besondere Informationen festgehalten werden – wie beispielsweise spezielle Fähigkeiten, Beeinträchtigungen oder Arbeitsgeschehnisse.
Wichtig zu wissen: Alle erfassten Daten einer Mitarbeiterdatenbank unterliegen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).
Wie kann ein Mitarbeiterverzeichnis erstellt werden?
Mitarbeiterdatenbanken können entweder als physische Liste oder als digitale Datenbank (idealerweise mithilfe einer Cloud-Software) realisiert werden. In Zeiten der Digitalisierung sind physische Listen in Personalakten heute weniger gängig und nicht empfehlenswert.
Mithilfe von digitalen Mitarbeiterverzeichnissen können Personalverantwortliche hingegen schnell reagieren, da alle Informationen an einer zentralen Stelle abgespeichert sind. Nachträgliche Änderungen oder Zusätze können ohne großen Zeitaufwand in die digitale Mitarbeiterdatenbank übernommen werden.
Warum ist die Mitarbeiterdatenbank wichtig für Unternehmen?
Gerade mittelständische und große Unternehmen haben es schwer, den Überblick über sämtliche Daten der Mitarbeiter zu behalten. Veraltete Systeme wie handgeschriebene Personalakten sind weder zeitgemäß, noch haben sie einen positiven Einfluss auf die Effizienz im Personalmanagement.
Eine digitale, zentrale Mitarbeiterdatenbank sorgt hingegen für eine strukturierte Übersicht und vereinfacht Personalern somit den Arbeitsalltag. Die Einsatzplanung kann mithilfe der Datenbank digital erfolgen und ist zudem für jeden zugänglich. Spontane Einsätze sind leichter zu managen, da die Verfügbarkeit ganz einfach auf der Mitarbeiterdatenbank abgerufen werden kann. In Zusatzfeldern können Spezialfähigkeiten von Mitarbeitern hinzugefügt werden. Sind diese speziellen Fähigkeiten bei einem Einsatz gefragt, können Personaler die Mitarbeiter gezielt einsetzen. Das steigert die gesamte Produktivität des Unternehmens.
Besonders wichtig ist die Mitarbeiterdatenbank auch, wenn es um Lohnabrechnungen geht. Indem beispielsweise Arbeitszeitkonten geführt werden, lassen sich Abrechnungen per Knopfdruck erstellen. Auch Prozesse wie Urlaubsanträge oder Krankmeldungen können automatisiert werden. Mitarbeiter erhalten selbstständig Zugriff zu ihren Anträgen, was die Kommunikation vereinfacht. Die Mitarbeiterdatenbank schafft somit auch Transparenz in der Kommunikation zwischen Arbeitgeber und Personal bei sämtlichen bürokratischen Prozessen.
Die Herausforderungen ohne eine zentrale Mitarbeiterdatenbank
Eine der größten Herausforderungen bei losem Personalmanagement ist die fehlende Struktur. Während die Daten in einer zentralen Mitarbeiterdatenbank sortiert vorliegen, fehlt Unternehmen ohne System eine solche Organisation. Arbeitszeiten können nicht effektiv ausgewertet werden, weil Stundenzettel per Hand geschrieben werden und von jedem einzelnen Mitarbeiter ausgewertet werden müssen. Das führt zu einem hohen Aufwand an Papierkram.
Eine weitere Herausforderung sind ineffiziente Prozesse. Da nicht alle Informationen über die eigenen Mitarbeiter zentral abgefragt werden, kennen Personaler ihre Angestellten häufig gar nicht richtig. Ohne diese Informationen existiert kein Wissen über die Fähigkeiten des Personals, was wiederum zu einer schlechten Einsatzplanung führt, aus der unnötige Kosten entstehen.
Unternehmen, die Mitarbeiterdaten in Listen wie Microsoft Excel hinterlegen, sind bereits einen Schritt weiter. Jedoch besteht auch hier die Gefahr von inkonsistenten Datensätzen, da Informationen schnell verloren gehen können. Es gibt keine spezifischen Zugriffsrechte, die den Daten die notwendige Sicherheit verschaffen. Eine noch wesentlichere Herausford
Welche Vorteile bietet eine Mitarbeiterdatenbank?
In der modernen Arbeitswelt spielt die Nutzung einer Mitarbeiterdatenbank eine entscheidende Rolle, um Arbeitsabläufe zu optimieren und eine effektive Zusammenarbeit im Unternehmen zu fördern. Im Folgenden zeigen wir Ihnen die vielfältigen Vorteile einer solchen Datenbank:
- Effektive Zusammenarbeit: Mit einer Mitarbeiterdatenbank lassen sich Teams leichter zusammenstellen und Projekte gezielter mit passendem Personal besetzen. Das fördert eine effektive Zusammenarbeit.
- Transparente Kommunikation: Die Datenbank bietet einen 360-Grad-Blick über das gesamte Personal, erleichtert den Zugriff auf Informationen wie Projektzuordnungen und Kontaktdaten. Dadurch wird die Kommunikation im Unternehmen transparenter.
- 360-Grad Blick über das Personal: Die zentrale Speicherung von Mitarbeiterdaten ermöglicht eine umfassende Übersicht. Das vereinfacht die systematische Personalplanung und erleichtert die Identifizierung ideal passender Teammitglieder für Projekte.
- Effiziente Personalplanung: Durch die vereinfachte Personalplanung auf Basis von hinterlegten Verfügbarkeiten können Projekte effizienter gesteuert werden. Das fördert eine gezielte Ressourcennutzung und optimale Arbeitslastverteilung.
- Automatisiertes Personalmanagement: Die Mitarbeiterdatenbank automatisiert den Zugriff auf relevante Informationen, gewährleistet, dass alle Personalverantwortlichen stets die gleichen Daten vorliegen haben. Das erleichtert die Abstimmung innerhalb von Teams und fördert eine reibungslose Zusammenarbeit.
- Sicherheit und Datenschutz: Die sichere Speicherung und Verwaltung von Mitarbeiterdaten in der Datenbank gewährleisten Datenschutzkonformität. Daten werden nur an berechtigte Dritte weitergegeben wie beispielsweise Auftragsgeber. Gleichzeitig werden Datenverluste vermieden.
- Flexibilität: Mitarbeiter können ihre Verfügbarkeiten in der Datenbank hinterlegen, was eine nahtlose Personalplanung ermöglicht. Diese Flexibilität trägt dazu bei, sich schnell an Veränderungen anzupassen und die Arbeitsabläufe effektiv zu gestalten.
Mitarbeiterdatenbank anlegen: Diese Punkte sind besonders wichtig
Um eine effiziente Nutzung der Mitarbeiterdatenbank sicherzustellen, sind bei der Einrichtung einige entscheidende Punkte zu beachten:
- Integration in bestehendes System: Es ist essenziell, dass die Datenbank nahtlos in bestehende Systeme integriert werden kann. Um einen reibungslosen digitalen Datenfluss zu gewährleisten, insbesondere im Hinblick auf Prozesse wie Lohnabrechnungen, müssen Systeme miteinander synchronisiert werden können. Schnittstellen sind deshalb ein wichtiger Bestandteil von Mitarbeiterdatenbanken.
- Anpassungsfähigkeit an Prozesse: Prozesse müssen in Zeiten der Digitalisierung anpassungsfähig und agil sein. Daher ist die Echtzeitsynchronisation von Mitarbeiterdaten unerlässlich, um stets aktuelle Informationen bei sich schnell ändernden Projekten oder Aufträgen zu gewährleisten.
- Datensicherheit: Ein nicht verhandelbarer Aspekt ist die Datensicherheit. Mitarbeiterdatenbanken beinhalten sensible Informationen und diese müssen geschützt werden. DSGVO-konforme Lösungen mit Serverstandorten innerhalb der EU sind für DACH-Unternehmen deshalb die beste Wahl.
Tipp: Durch die Kennzeichnung bestimmter Felder in der Mitarbeiterdatenbank als "verpflichtend" stellen Sie zudem sicher, dass vollständige Datensätze vorliegen, was die Effektivität der Personalverwaltung weiter steigert.
Mitarbeiterdatenbank erstellen: So unterstützt Ninox
Die Erstellung einer Mitarbeiterdatenbank ist entscheidend für die effiziente Verwaltung von Informationen innerhalb eines Unternehmens. Während eine einfache Excel-Vorlage eine mögliche Option darstellt, birgt sie jedoch einige Nachteile. Excel-Sheets neigen dazu, schnell unübersichtlich zu werden. Außerdem kann jede Person Änderungen am Datensatz vornehmen. Das schmälert den Sicherheitsstandard der sensiblen Mitarbeiterdaten.
Um die Integrität und Sicherheit der Mitarbeiterdaten zu gewährleisten, empfiehlt es sich, auf eine sichere und zentrale Datenbanklösung zu setzen. Ninox ist ideal auf die Organisation des Personalmanagements ausgerichtet. Die Implementierung ist schnell und einfach umsetzbar. Vorgefertigte Vorlagen für viele Prozesse ermöglichen eine effiziente Zusammenarbeit und geben einen visuellen Überblick zu Workflows, Bewerbungsprozessen und Urlaubsanträgen.
In Ninox können Sie verschiedene Rollen und Rechte vergeben. So haben Mitarbeiter die Möglichkeit, ihre Daten eigenständig zu ändern. Das erleichtert Personalern den Zeitaufwand und sorgt für eine transparente Kommunikation. Ganz gleich, ob aus dem Büro oder vom Handy aus: Die standortsunabhängige Ninox-Datenbank kann geräteübergreifend genutzt werden.
Da sich alle Server innerhalb der EU befinden, ist die Datensicherheit bei Ninox auf einem sehr hohen Niveau. Außerdem werden sämtliche DSGVO-Richtlinien eingehalten. Dadurch gewährleisten Sie nicht nur eine effiziente Verwaltung, sondern auch den Schutz vertraulicher Informationen.
Fazit: Dank Datenbank Mitarbeiterverwaltung effizient und flexibel gestalten
Physische Personalakten oder Excellisten sind kein effektives Mittel zur Personalverwaltung. Mit einer digitalen und zentralen Mitarbeiterdatenbank arbeiten Personalverantwortliche effizienter und können flexibel auf Änderungen reagieren. Mitarbeiter können ihre Daten eigenständig anpassen und erhalten einen einfachen Zugriff zu Urlaubsanträgen oder Lohnabrechnungen. Eine Mitarbeiterdatenbank ist deshalb ein unerlässliches Tool für eine transparente Kommunikation und mehr Produktivität. Zusätzlich sichert sie vertrauliche Informationen datenschutzkonform ab.
