Virginie Taborowski
Content-Spezialistin
Zuletzt aktualisiert am
20.8.24
Best Practice
Tipps für die eigene Dokumentendatenbank für Unternehmen
6
min
Inhaltsverzeichnis
- Was gehört alles zu einer Datenbank?
- Welche verschiedenen Datenbank-Arten gibt es?
- Was ist eine Dokumentendatenbank?
- Die Funktionen einer Dokumentendatenbank
- Vorteile einer Dokumentendatenbank
- 5 Tipps, um die richtige Dokumentendatenbank auszuwählen
- Ninox vereint klassische Datenbank und Dokumentenmanagement
- Fazit: Effektive Dokumentenverwaltung für Unternehmen mit Ninox
Mit der richtigen Dokumentendatenbank verwalten und organisieren Unternehmen Informationen gekonnt. Das steigert die Produktivität und gewährleistet zudem die Sicherheit sensibler Daten. Doch vor der Auswahl einer geeigneten Lösung ist es wichtig, die spezifischen Anforderungen und Funktionen zu berücksichtigen, um die bestmögliche Entscheidung zu treffen.
In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen, welche Funktionen eine Dokumentendatenbank unbedingt mitbringen sollte und geben Ihnen Tipps mit an die Hand, damit Sie sich für die richtige Lösung entscheiden.
Was gehört alles zu einer Datenbank?
Zu einer digitalen Datenbank gehört zum einen das Datenbankmanagementsystem (DBMS), in dem Daten und Funktionen verwaltet werden, sowie die Datenbasis an sich. Eine Datenbank besteht aus Tabellen, in der die Daten in Zeilen und Spalten organisiert werden. Um Daten abzufragen, nutzt jede Datenbank eine Datenbanksprache.
Welche verschiedenen Datenbank-Arten gibt es?
Wie die Daten in einer Datenbank organisiert und abgefragt werden, ist abhängig von der Art der Datenbank. Unterschieden wird dabei in:
- Hierarchische Datenbanken: Organisiert Daten in Baumstruktur mit über- und untergeordneten Beziehungen.
- Netzwerk-Datenbanken: Erlauben bidirektionale Beziehungen durch Netzwerkstruktur.
- Relationale Datenbanken: Speichert Daten in Tabellen mit Beziehungen über einen Schlüssel.
- Objektorientierte Datenbanken: Speichert Daten als Objekte mit Methoden.
- Dokumentenorientierte Datenbanken: Speichert strukturierte und unstrukturierte Daten in Dokumentenformat und gehört zu den nicht relationalen Datenbanken (auch No SQL-Datenbank).
Hinweis: In diesem Blogartikel geht es nicht um dokumentenorientierte Datenbanken, sondern um ein Datenbankmanagementsystem mit Funktionen für das Dokumentenmanagement.
Was ist eine Dokumentendatenbank?
Eine Dokumentendatenbank ist ein spezialisiertes Datenbanksystem, das darauf ausgerichtet ist, Dokumente und Dateien zu speichern, zu organisieren und zu verwalten. Für Unternehmen ermöglichen sie eine effiziente Organisation und Verwaltung von Dokumenten.
Indem Dokumente zentral in einer Datenbank gespeichert und verwaltet werden, können Mitarbeiter leichter auf benötigte Informationen zugreifen.
Die Funktionen einer Dokumentendatenbank
Eine Dokumentendatenbank verbessert die Informationsverfügbarkeit in Unternehmen. Möchten Sie beispielsweise einem Kontakt in Ihrer Datenbank die dazugehörigen Verträge und Angebote anhängen, ist das mit einer Dokumentendatenbank kein Problem. Eine Dokumentendatenbank bietet folgende wichtige Funktionen:
- Dokumente erstellen: Eine Dokumentendatenbank ermöglicht es Ihnen, ein Dokument zu erstellen und zu bearbeiten.
- Dokumente speichern: Sie ermöglicht verschiedene Arten von Dokumenten und Dateien, einschließlich Textdokumenten, Bildern und anderen Dateiformaten, sicher zu speichern.
- Dokumente organisieren: Dokumentendatenbanken ermöglichen Dokumente in logischen Strukturen zu organisieren und gewährleisten somit eine einfache Navigation und Verwaltung in einer Datenbank.
- Dokumente suchen und filtern: Sie bieten leistungsfähige Suchfunktionen, um schnell und effizient nach benötigten Dokumenten zu suchen.
- Zugriffsrecht festlegen: Eine Datenbank für Dokumente ermöglicht die Verwaltung von Zugriffsrechten, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Benutzer auf bestimmte Dokumente zugreifen.
- Integration: Sie bieten oft Integrationen mit anderen Systemen und Anwendungen, um nahtlose Workflows und Datenaustausch zu ermöglichen.
Vorteile einer Dokumentendatenbank
Eine Dokumentendatenbank bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen. Durch die Speicherung und zentrale Verwaltung verschiedener Dokumente und Dateien ermöglicht sie eine effiziente Organisation und einen einfachen Zugriff auf Informationen. Dadurch können Mitarbeiter benötigte Dokumente schnell finden, was die Produktivität steigert und die Entscheidungsfindung beschleunigt.
Unternehmen können in einer Dokumentendatenbank unendlich viele Dokumente ablegen und speichern. Diese Flexibilität sorgt dafür, dass die Softwarelösung mit dem Unternehmen skaliert. Darüber hinaus bieten sie umfassende Zugriffs- und Benutzerrechte. Administratoren können den Zugriff auf sensible Dokumente kontrollieren und somit die Sicherheit von sensiblen Daten in der Datenbank gewährleisten.
Wenn Sie eine eigene Online-Datenbank erstellen möchten, haben wir an anderer Stelle Tipps für Sie.
5 Tipps, um die richtige Dokumentendatenbank auszuwählen
Die Suche nach der richtigen Dokumentendatenbank stellt Unternehmen vor eine Vielzahl von Herausforderungen. Setzen Sie auf die falsche Lösung drohen schwerwiegende Folgen wie Zeitverlust, Compliance-Risiken und ein unübersichtliches Datei-Chaos.
Wir geben Ihnen fünf Tipps, worauf Sie bei der Auswahl einer Datenbank für Ihre Dokumente achten sollten:
Tipp 1: Integrierte Suchfunktion
Eine leistungsstarke Suchfunktion ist entscheidend, um Dokumente schnell und effizient zu finden. Achten Sie darauf, dass Ihre gewählte Dokumentendatenbank eine integrierte Suchfunktion bietet, die sowohl Volltextsuche als auch Filteroptionen unterstützt.
Tipp 2: Zusammenarbeit in Echtzeit
Wenn Mitarbeiter in der Dokumentendatenbank in Echtzeit miteinander arbeiten, fördert das die Effizienz Ihrer Unternehmensprozesse. Stellen Sie daher sicher, dass ihre Mitarbeiter gleichzeitig in der Datenbank arbeiten und Änderungen vornehmen können. Das erleichtert die Kommunikation und schafft eine bessere Produktivität.
Ein weiterer Pluspunkt ist, wenn Sie die Dokumentendatenbank mobil verwenden können. Ninox bietet beispielsweise eine App-Version, mit der Sie auch von unterwegs auf Ihre Dateien zugreifen.
Tipp 3: PDF-Datei-Upload
PDF-Dateien sind weit verbreitet. Daher ist es wichtig, dass Ihre Dokumentendatenbank die Möglichkeit bietet, PDFs einfach hochzuladen und zu verwalten. Achten Sie darauf, dass die Datenbank für PDF-Dokumente eine nahtlose Unterstützung für den Upload und die Anzeige bietet.
Tipp 4: Integration verschiedener Tools und Systeme
Eine effektive Dokumentendatenbank sollte sich nahtlos in andere Tools und Systeme integrieren lassen, die Ihr Unternehmen bereits verwendet. Überprüfen Sie, ob die gewählte Plattform Integrationen mit gängigen Tools wie Zapier, DATEV oder Make bietet.
In Ninox sind alle diese Integrationsplattformen vorhanden. Darüber hinaus können Sie Dienste über die Ninox REST API verbinden.
Tipp 5: Sicherheit der Datenbankstruktur
Die Sicherheit Ihrer Daten ist von größter Bedeutung. Wählen Sie eine Dokumentendatenbank, die robuste Sicherheitsfunktionen bietet, einschließlich Verschlüsselung, Zugriffskontrollen, Audit-Logs und regelmäßiger Sicherheitsupdates. Stellen Sie sicher, dass die Datenbankstruktur den geltenden Datenschutzbestimmungen und Compliance-Anforderungen entspricht.
In Ninox müssen Sie sich um die Sicherheit Ihrer Dokumente keine Sorgen machen. Unsere Datenbank arbeitet datenschutzkonform und erfüllt höchste Sicherheitsstandards.
Ninox vereint klassische Datenbank und Dokumentenmanagement
Ninox vereint auf innovative Weise die Funktionalität einer klassischen Datenbank mit leistungsstarkem Dokumentenmanagement. Mit dieser integrierten Lösung können Unternehmen nicht nur strukturierte Daten effizient verwalten, sondern auch eine Vielzahl von Dokumenten und Dateien nahtlos in die Datenbank integrieren und organisieren.
Nutzen Sie Ninox beispielsweise als Kontaktmanagement, dann erstellen Sie im Handumdrehen Angebote und Rechnungen in der Datenbank. Dank der E-Mail-Integration können Sie die Dateien auch direkt aus Ninox heraus verschicken. Die zentrale Verwaltung aller Informationen macht es besonders leicht, Ihre Kontakte mit personalisierten Angeboten anzusprechen.
Darüber hinaus bietet Ninox eine intuitive Benutzeroberfläche, Zusammenarbeit in Echtzeit und eine leistungsstarke Suchfunktion und ist damit mehr als eine Dokumentendatenbank. Dank dem Baukasten-Editor entwerfen selbst Nicht-Programmierer eigene Datenbanken nach ihren individuellen Ansprüchen.
Fazit: Effektive Dokumentenverwaltung für Unternehmen mit Ninox
Mit der richtigen Dokumentendatenbank verwalten Unternehmen ihre Daten effizient und optimieren dabei ihre Geschäftsprozesse. Eine effektive Lösung durch die Implementierung einer Lösung wie Ninox, die klassische Datenbankfunktionalitäten mit leistungsstarkem Dokumentenmanagement vereint, verbessern Unternehmen ihre Arbeitsabläufe, fördern die Zusammenarbeit und erleichtern den Zugriff auf Informationen.
