Virginie Taborowski
Content-Spezialistin
Zuletzt aktualisiert am
20.8.24
Best Practice
Richtige Software für Kleinunternehmen und Mittelstand finden
7
min
Inhaltsverzeichnis
- Was ist KMU-Software?
- Die Herausforderungen: Ohne effiziente Software keine Digitalisierung
- Wieso brauchen Kleinunternehmen Software?
- Welche Software brauchen KMUs und wofür?
- Kriterien, um die richtige Software für Kleinunternehmen und den Mittelstand auszuwählen
- Diese Chancen bietet eine Low-Code-Anwendung
- Fazit: Vermeiden Sie Silo-Lösungen
Vom ERP über CRM bis hin zu Projektmanagement-Tools – die richtige Software kann für Kleinunternehmen und den Mittelstand dazu beitragen, Arbeitsabläufe zu optimieren und Ressourcen effizient zu nutzen. Doch gerade für KMUs, deren Budget oft begrenzt ist, spielen neben dem Funktionsumfang auch der Preis und die Benutzerfreundlichkeit eine entscheidende Rolle.
In diesem Blogpost zeigen wir Ihnen, auf was es bei einer Software für Kleinunternehmen, Start-ups und den Mittelstand ankommt und welche Tools Sie wirklich benötigen.
Was ist KMU-Software?
Eine Software bzw. Eine ERP-Software für den Mittelstand und kleine Unternehmen ist ein digitales Tool für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU). Sie wird auch als Unternehmenssoftware oder Business Software bezeichnet.
Je nach Anwendungsbereich kann KMU-Software dabei helfen, Kunden sowie Bewerber zu akquirieren, Ressourcen zu planen, Prozesse zu automatisieren oder Daten zu verwalten. Gängige Software für KMUs sind beispielsweise ERP- oder CRM- Systeme, Projektmanagement-Tools, Dokumenten-, HR- sowie Risiko-Management. Ziel für den Einsatz von KMU-Software ist es, Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten.
Da das Budget für die Systemlandschaft bei KMUs häufig geringer ausfällt als bei großen Unternehmen, ist ein Merkmal für Software für Kleinunternehmen und den Mittelstand auch der geringere Preis. Typisch sind Software-as-a-Service-Anbieter, bei der Nutzer gegen eine monatliche Bezahlung das Abonnement für die Software erhalten.
Die Herausforderungen: Ohne effiziente Software keine Digitalisierung
Die Herausforderungen bei der Digitalisierung sind vielschichtig und verdeutlichen die zentrale Rolle effizienter Softwarelösungen. Unternehmen, die ohne solche Lösungen agieren, stehen vor verschiedenen Hindernissen:
- Keine effizienten Prozesse: Ohne geeignete Software kann für Kleinunternehmen und den Mittelstand bleiben Arbeitsabläufe manuell und ineffizient, was die Umsetzung digitaler Strategien behindert.
- Hohe Kosten: Manuelle Tätigkeiten und der Einsatz nicht integrierter Einzellösungen können zu erhöhten Kosten führen, die durch automatisierte Prozesse vermieden werden könnten.
- Schlechte Zusammenarbeit und Kommunikation: Fehlende Tools für die interne Kommunikation und Zusammenarbeit beeinträchtigen den Informationsfluss und die Effektivität im Unternehmen.
- Hoher Zeitaufwand: Manuelle Arbeitsprozesse erfordern mehr Zeit, was zu Verzögerungen und ineffizienten Abläufen führen kann.
- Mangelnde Datensicherheit: Ohne spezielle Kleinunternehmen-Software für Datensicherheit besteht ein erhöhtes Risiko für Datenverluste und Sicherheitslücken.
- Keine Flexibilität: Ohne flexible Software für Kleinunternehmen und den Mittelstand fehlt die Anpassungsfähigkeit an sich ändernde Marktbedingungen und Geschäftsanforderungen.
- Keine Digitalisierung oder Automatisierung: Unternehmen ohne digitale Tools und Automatisierungsmöglichkeiten verpassen den Anschluss an moderne Geschäftspraktiken und verlieren dadurch ihre Wettbewerbsfähigkeit.
Wieso brauchen Kleinunternehmen Software?
Es ist ein Irrglauben, dass nur große Konzerne oder aufstrebende Mittelständler Software brauchen. Die Digitalisierung macht deutlich, dass selbst Kleinunternehmen von Softwarelösungen profitieren. Sie hilft nicht nur Prozesse zu digitalisieren und zu automatisieren, sondern auch Ressourcen einzusparen.
Jedoch ist auch klar, dass KMUs andere Ansprüche an eine Software haben als Konzerne. Sie verfügen selten über eine große IT-Abteilungen, sondern müssen mit einfach anwendbaren Lösungen auskommen. Somit sind kleine und mittelständische Unternehmen darauf angewiesen, dass Lösungen einfach zu installieren und intuitiv zu bedienen sind.
Welche Software brauchen KMUs und wofür?
Die Auswahl geeigneter Software für Kleinunternehmen und den Mittelstand ist von zentraler Bedeutung, um ihre betrieblichen Abläufe zu optimieren. Ein umfassendes Enterprise Resource Planning (ERP)-System fungiert dabei als All-in-One-Lösung, die verschiedene Bereiche abdeckt. Das Customer Relationship Management (CRM) innerhalb des ERP gewährt einen detaillierten Überblick über Kundendaten, was essentiell für eine effektive Kundenbindung und maßgeschneiderte Marketingstrategien ist.
Das ERP-System selbst ermöglicht für kleine Unternehmen und für den Mittelstand die nahtlose Integration von verschiedenen Geschäftsbereichen, von Finanzwesen bis zur Produktion. Es umfasst somit das gesamte Ressourcenmanagement eines Unternehmens.
Ein integriertes Projektmanagement-Tool innerhalb der ERP-Software unterstützt kleine Unternehmen zusätzlich bei der effizienten Planung, Ressourcenoptimierung und Teamzusammenarbeit. Zudem erleichtert die Integration von HR-Software innerhalb des ERP die Verwaltung von Personalprozessen, einschließlich Gehaltsabrechnung und Personalverwaltung.
Die Konzentration auf eine umfassende Softwarelösung ermöglicht es KMUs, ihre Geschäftsprozesse effektiv zu steuern, Ressourcen zu schonen und sich auf ihr Kerngeschäft zu fokussieren.
Kriterien, um die richtige Software für Kleinunternehmen und den Mittelstand auszuwählen
Wenn jede Abteilung ein eigenes Tool verwendet, sind Chaos und Ineffizienz nicht weit. Bei der Auswahl der richtigen Software für Ihr Unternehmen sollten Sie Silo-Lösungen vermeiden. Denken Sie ganzheitlich und suchen Sie nach einer Lösung, die so viele Geschäftsanforderungen wie möglich erfüllt.
Funktionsumfang
Definieren Sie im ersten Schritt einen Anforderungskatalog. Nur so stellen Sie fest, welche Funktionen Sie für Ihr Unternehmen brauchen. Machen Sie dabei jedoch nicht den Fehler, jede Abteilung gesondert zu betrachten.
Silo-Lösungen führen dazu, dass Prozesse ineffizient werden. Mit einer ERP-Softare für kleine Unternehmen und den Mittelstand, die möglichst alle Ihre Anforderungen abdeckt, schaffen Sie hingegen eine Synergie. Ihre gesamte Organisation kann so auf ein zentrales Ziel hinarbeiten.
Cloud-Lösung
Cloud-Software ist heute keine Seltenheit mehr. SaaS-Anbieter stellen Abonnements bereit, bei denen Unternehmen Cloud-Services gegen eine monatliche Gebühr nutzen können. Der große Vorteil von Cloud-Software ist, dass Mitarbeiter orts- sowie geräteunabhängig arbeiten können.
Daten werden in der Cloud in Echtzeit aktualisiert, sodass ein Mitarbeiter im Büro simultan in einer Tabelle arbeiten kann wie der Mitarbeiter auf der Baustelle. Gleichzeitig werden Arbeitsschritte in der Cloud automatisch gespeichert und alle Änderungen sind in der Historie nachvollziehbar. Dadurch werden Dateninkonsistenzen vermieden.
Workflow-Automatisierung
Routineaufgaben sind echte Zeitfresser und gilt es aus dem Alltag zu eliminieren. Stellen Sie sich vor, Sie könnten Erstkontakt-E-Mails automatisch aus Ihrem CRM verschicken oder Paychecks direkt aus der HR-Software versenden.
Diese Workflow-Automatisierungen sind wichtige Funktionen bei Software für kleine Unternehmen. KMUs müssen mit begrenzten Ressourcen auskommen, weshalb es von großem Vorteil ist, wenn die richtige Software diese freischaufeln kann.
Integrationsmöglichkeit und Kompatibilität
Nicht immer gibt es die eine Lösung, die alle Anliegen abdeckt. Vielleicht haben Sie auch bereits Systeme in Ihrem Kleinunternehmen etabliert, auf die Sie nicht verzichten wollen.
Entscheiden Sie sich für eine neue Software, müssen Sie jedoch immer darauf achten, dass diese mit anderen Systemen kompatibel ist. Schnittstellen zu anderen Tools ermöglichen einen nahtlosen Datentransfer und fließende Prozesse.
Benutzerfreundlichkeit
Ist eine Software benutzerfreundlich, trägt das zur Zufriedenheit der Mitarbeiter bei. Konfrontieren Sie Ihr Team hingegen mit einem Tool, das nur schwer zugänglich ist, dann verlangsamen Sie den Prozess, anstatt ihn zu optimieren.
Achten Sie deshalb darauf, dass Ihre Software für Kleinunternehmen und den Mittelstand mitarbeiterfreundlich ist und sich nahtlos in den Geschäftsalltag einbinden lässt. Ein guter Customer Support sowie ein Hilfebereich (wie Blogbeiträge, Video-Tutorials oder How-to-Anleitungen) sind ein Zeichen dafür, dass Sie sich für die richtige Software entscheiden.
Diese Chancen bietet eine Low-Code-Anwendung
Die beste Software für Kleinunternehmen ist eine individuelle Lösung. Jede Organisation hat unterschiedliche Anforderungen und umso mehr dieser Anforderungen erfüllt werden, umso mehr Effizienz kann durch die Software erreicht werden. Low-Code-Lösungen bieten hier einen besonderen Ansatz. Mit wenig Entwicklungsaufwand, der selbst von Laien durchgeführt werden kann, entstehen Systeme, die genau auf die Prozesslandschaft des Unternehmens zutreffen.
In Ninox haben kleine Unternehmen die Möglichkeit, auf eine Vielzahl von Vorlagen zurückzugreifen. Mit nur einem Klick entsteht Ihr eigenes ERP-, CRM- oder HR-Tool. Sie haben unzählige Integrationsmöglichkeiten, um Daten zu transferieren und die Datenbank in Ihren gewohnten Prozess zu integrieren.
Für KMUs, die eine noch speziellere Lösung benötigen, kann Ninox dank des Low-Code-Ansatzes vollkommen individualisiert werden. Entwickeln Sie eine eigene Lösung, die nicht nur zu ihrem Status-Quo passt, sondern auch ausreichend Flexibilität bietet. Mit Ninox passen Sie Ihr Unternehmenswachstum nicht der Software an, sondern Sie skalieren dank der Software.
Fazit: Vermeiden Sie Silo-Lösungen
Die Suche nach der richtigen Software für Kleinunternehmen und den Mittelstand erfordert eine sorgfältige Analyse der Anforderungen und die Vermeidung von Silo-Lösungen. Eine umfassende, integrierte Lösung, die Flexibilität, Benutzerfreundlichkeit und Skalierbarkeit bietet, ist entscheidend, um die Chancen der Digitalisierung bestmöglich zu nutzen. Low-Code-Plattformen wie Ninox vereinen all diese Parameter und helfen KMUs langfristig und nachhaltig zum Erfolg.
