Bauprojekte digital managen: 3 Möglichkeiten, Ihre Baustelle schnell zu digitalisieren

Viele Bauunternehmer, Architekten, Handwerker und Planer arbeiten noch mit Stift und Papier auf den Baustellen – oder nutzen Insellösungen, die nicht miteinander kompatibel sind. Lose Abnahmeprotokolle und chaotische Bautagebücher haben ihre letzte Stunde gezählt. Die Zettelwirtschaft verhüllt das Potenzial der Baubranche und raubt Unternehmen wertvolle Zeit und Nerven. Mithilfe digitaler Datenbanken können Mängelprotokoll, Baudokumentation und Abnahmeprotokolle jetzt zum Glück einfach und zentral verwaltet werden.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie erfolgreiche Unternehmen aus der Baubranche Ihre Bauprojekte mit Ninox effizient und digital managen.

Die Herausforderung, Baustellen digital zu managen

Sie sind auf der Baustelle und notieren auf einem losen Zettel alle Aufgaben für den nächsten Tag. Den Mangel an der Treppenkonstruktion fotografieren Sie ab und schicken es eben per WhatsApp an einen Kollegen. Zurück im Büro tippen Sie alle Informationen ab, um eine E-Mail ans gesamte Bau-Team zu schicken.

Kommt Ihnen diese Szene bekannt vor? Ein solcher manueller Prozess ist auf den meisten Baustellen nach wie vor Alltag – aber das ist nicht nur fehleranfällig, sondern vor allem zeitaufwendig. Effizienz sieht anders aus. Doch verlangsamen manuelle Prozesse nicht nur den Ablauf von Bauprojekten, darüber hinaus sind sie auch nicht sonderlich rechtssicher. Schlecht dokumentierte Notizen, ungesicherte Chatverläufe oder Excel-Tabellen haben nicht den Anspruch einer ordentlichen Projektdokumentation und eignen sich daher auch nicht für die Digitalisierung von Bauabläufen.

Welche Vorteile bringt die digitale Baustelle mit sich?

Digitale Baustellen vereinen alle Bauabläufe von der Baustelle bis zum Büro in einem digitalen und zentralen Management-System. Dazu gehören Software sowie Apps, die auf Laptop und mobilen Endgeräten genutzt werden.

Die Dokumentation in einem digitalen System ermöglicht einen regen Informationsaustausch. Somit sind alle Projektbeteiligten stets auf dem neusten Stand. Drei wesentliche Aspekte, die ein solches digitales Baumanagement leistet, sind eine verbesserte Zusammenarbeit, erhöhte Sicherheit von Abläufen sowie Baudaten und eine Arbeitserleichterung für alle Baubeteiligten.

Ein weiterer enormer Vorteil ist das ortsunabhängige Arbeiten. Somit wird aus dem Wunschdenken einer nahtlosen Bauüberwachung zu jeder Zeit und an jedem beliebigen Ort Wirklichkeit.

Lückenlose Baudokumentation – mit Ninox

Eine lückenlose Baudokumentation ist für erfolgreiche Bauprojekte unabdingbar. Um alle Vorgänge auf der Baustelle nachvollziehen zu können, muss die Information auf der Baustelle mit dem Baubüro synchronisiert werden. Architekten, Bauleiter, sowie Bauarbeiter müssen zu jedem Zeitpunkt Zugriff auf die Baudokumentation haben, um effizient arbeiten zu können. Die wichtigsten Bausteine eines Baumanagement-Systems sind daher ein lückenloses Bautagebuch, rechtssichere Abnahmeprotokolle und detaillierte Mängelprotokolle. Mit der Low-Code-Plattform Ninox bilden namhafte Baugeneralunternehmer wie Kampa und Valeres all diese Abläufe durchgängig digital und in einem zentralen System ab.

Mit Ninox ist die Digitalisierung Ihrer Bauprojekte ganz einfach:

# Bautagebuch – Baufortschritt lückenlos dokumentieren

Noch immer wird der Fortschritt auf der Baustelle in Excel-Tabellen oder sogar nur mündlich festgehalten und abgesprochen. Das verzögert die Bauplanung ungemein, da kein System existiert, auf das zu jeder Zeit zurückgegriffen werden kann. Treffen die Baubeteiligten zur Besprechung zusammen, herrscht Uneinigkeit über ausgetauschte Informationen. Der Baufortschritt gerät ins Stocken.

Mit Ninox machen Sie dem Excel-Chaos und fehlendem Austausch ein Ende. Greifen Sie dank der mobilen App von überall auf die Baudaten zurück. Legen Sie einen neuen Eintrag im Bautagebuch samt Datum, Uhrzeit, Projektnummer, Projektnamen und Bemerkungen an. Heften Sie Bilder und PDF-Dateien an den Eintrag, um einen nahtlosen Informationsaustausch in Ihrer gesamten Baufirma zu erzielen. Die zentrale Dokumentation in Ninox sorgt für mehr Effizienz und hilft Ihnen, Ihre Baustellen digital zu managen.

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# Abnahmeprotokolle – Status Quo dokumentieren und rechtssicher aufbewahren

Das wohl häufigste Konfliktpotential bei Bauprojekten birgt das Abnahmeprotokoll. Ist eine Bauleistung nämlich einmal abgenommen, kann das nicht so leicht rückgängig gemacht werden. Werden Bauschäden erst im Nachhinein gemeldet, so liegt das Risiko nicht mehr bei der Baufirma, sondern beim Auftraggeber. Sowohl Bauleiter als auch Bauherr profitieren daher von einer digitalen Abnahme nach VOB. Die rechtssichere Speicherung in einer zentralen Datenbank schützt vor ungewollten Auseinandersetzungen.

Mit nur wenigen Klicks erstellen Sie in Ninox Ihr digitales Abnahmeprotokoll. Fügen Sie wichtige Informationen wie Projektname, Datum, Mitarbeiter, Teilnehmer, Mängel mit Bildern sowie einen Abnahmetext hinzu. Das Beste ist, dass die Unterschriften vom Auftragnehmer sowie vom Auftraggeber direkt mit hinterlegt sind. So wissen sich beide Parteien auf der sicheren Seite.

# Mängelprotokoll – Aufgaben und offene Mängel sauber abarbeiten

Sie entdecken einen Mangel auf der Baustelle und kramen nach Zettel und Stift in Ihrer Tasche, um den Fehler zu notieren. Sie haben beides nicht parat und schicken ein Foto per Chat an Ihren Chef. Im Büro angekommen, prasseln unzählige Fragen auf Sie ein: Von welchem Bauobjekt stammt das Foto? Was genau muss repariert werden? Sind weitere Räume von dem Problem betroffen? Und schon beginnt das Chaos.  

Mit der Ninox-App können Sie Mängel in Windeseile im System hinterlegen – und das direkt, während Sie sich auf der Baustelle befinden. Nehmen Sie ein Foto des Schadens auf und notieren Sie genau, worum es sich handelt. Fügen Sie außerdem einen Raum hinzu. So müssen die Bauarbeiter nicht lange nach dem Mangel suchen, sondern können direkt mit der Ausbesserung loslegen. In einem vollständigen Mängelprotokoll können Sie alle Mängel einer Baustelle zusammenfassen und behalten stets den Überblick. Sind alle Ausbesserungen erledigt, wählen Sie über das Dropdown-Menü den Status „Beseitigt“ aus und können das Mängelprotokoll anschließend archivieren.

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Fazit: Digitale Baustellen steigern Effizienz und Rechtssicherheit

Zettel und Stift haben auf digitalen Baustellen eindeutig ausgedient. Mit einer zentralen Datenbank wie Ninox lassen sich Abnahmeprotokoll, Mängeldokumentation und Bautagebuch an einem Ort digital abbilden. Das Beste daran ist, dass die Informationen an jedem Ort zugänglich sind und bearbeitet werden können. Baustellen digital managen, bedeutet nämlich nicht Mehraufwand und Umstrukturierung, sondern Effizienz und Rechtssicherheit.

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