Wie Sie Ihre eigene Kundendatenbank erstellen und pflegen

Machen Sie Schluss mit Zettelwirtschaft und Excel-Chaos. Eine sorgfältig dokumentierte Kundendatenbank erleichtert KMUs nicht nur das Kontaktmanagement, sondern auch die Zusammenarbeit im Team. Lassen Sie sich keine Verkäufe mehr durch die Lappen gehen, weil es an Durchblick fehlt, sondern verwalten Sie Ihre Kundenhistorien in einer zentralen Datenbank. 

Was ist eine Kundendatenbank?

In einer Kundendatenbank werden Kontaktdaten und weitere Informationen von Kunden eines Unternehmens zentral abgespeichert. Neben Kontaktdaten werden auch Gesprächsprotokolle, Verträge, Anfragen und Kundenwünsche notiert. Sie ist somit ein wesentlicher Bestandteil des Customer-Relationship-Managements (kurz: CRM). Mithilfe der Daten lassen sich Kennzahlen und Abschlusschancen bewerten.

Kundendaten in Excel zu verwalten, ist zu fehleranfällig

Obwohl die meisten Vertriebsteams bei einer Kundendatenbank heute an ein vollwertiges CRM-System denken, wird das Kundenmanagement teilweise noch immer mit physischen Aktenordnern oder in Excel-Tabellen geführt. Für einen sehr kleinen Kundenstamm ist das zwar möglich, jedoch nicht empfehlenswert. 

Speichern Sie Ihre Kontaktinformationen in einer Excel-Tabelle ab, so können wichtige Daten verloren gehen. Durch fehlende Nutzungsrechte hat jeder Vertriebsmitarbeiter Zugriff auf die Daten und kann ungewollte Änderungen vornehmen. Bei steigender Kundenzahl wird es zudem schnell unübersichtlich. Darüber hinaus sind Spreadsheets nicht für alle Anwender intuitiv zu bedienen und schwer miteinander sowie mit anderen Daten zu verknüpfen. Das birgt eine hohe Fehleranfälligkeit. 

Diese Vorteile bietet eine Kundendatenbank 

Kundendaten sind ein hohes Gut und sollten auch als solches behandelt werden. Eine unsorgfältige Verwaltung und Speicherung sorgen nicht nur dafür, dass Ihnen wertvolle Deals verloren gehen, sondern verärgern mitunter auch Ihre Kontakte. Mithilfe einer Kundendatenbank: 

  • Speichern Sie Kundendaten digital, zentral und DSGVO-konform ab. 
  • Arbeitet Ihr Team kollaborativ zusammen und wird mit entsprechenden Nutzungsrechten ausgestattet.
  • Können Aufgaben effizient gesteuert und verteilt werden. 
  • Profitieren Sie von einem produktiven Vertriebsprozess. 
  • Fallen Kundenanfragen oder -wünsche nie mehr unter den Tisch und können individuell bearbeitet werden. 
  • Stärken Sie die Kundenbindung und somit gleichzeitig das Umsatzpotential. 
  • Haben Sie stets Einblick in die Kundenhistorie und können jeden Kunden ideal beraten. 

Standardsoftware vs. Low-Code-CRM: Welche Lösung passt zu Ihnen?

Um das Kundenmanagement nutzerfreundlich und sicher zu verwalten, greifen die meisten Unternehmen auf Standard-CRM-Software zurück. Das hat den Vorteil, dass Sie Kontakte in eine Maske eintragen, mit Aufgaben verknüpfen und sogar Automationen implementieren können. Der große Nachteil eines solchen Tools ist jedoch, dass es für die Standard-Nutzung einer Vielzahl von Unternehmen entwickelt wurde – sprich: Die Lösung ist universell nutzbar, somit jedoch nicht auf spezielle Arbeitsprozesse oder Bedürfnisse zugeschnitten. 

Mit einer Low-Code-Plattform wie Ninox hingegen ist Ihre CRM-Lösung vollständig anpassbar. Per Mausklick erstellen Sie eine Kundendatenbank aus einer Ninox-Vorlage für Kundenmanagement, können diese jedoch ohne Mühe an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen. Benutzerdefinierte Felder, eigene Kategorien und bestimmte Automatisierungsfunktionen setzen Sie ganz allein um – und zwar ohne Programmierkenntnisse. Der Drag-and-Drop-Editor macht es selbst für Anfänger spielend leicht, ein Kontaktmanagement ganz nach Ihren individuellen Bedürfnissen zu gestalten. 

Screenshot Ninox Software CRM-Template mit informationen wie Kontakte, Angebote, Aktivitäten
Ninox CRM-Template (Screenshot): Kontakte, Angebote, Aktivitäten

Kundendatenbank erstellen: CRM genau nach meinen Bedürfnissen 

Welche Informationen Sie in Ihrer Kundendatenbank abbilden möchten, hängt maßgeblich von der Branche ab, in der Ihr Unternehmen tätig ist. Während Baufirmen nicht auf ein Abnahmeprotokoll oder Bautagebuch verzichten können, benötigen Anwaltskanzleien zusätzlich ein Zeiterfassungsmodul. Damit Sie Ihre Kundendatenbank also gewinnbringend einsetzen, sollten Sie sich zunächst die folgenden drei Fragen beantworten: 

  • Welche Daten möchten Sie sammeln? (Kontaktdaten, demografische Daten, Kaufdaten, branchenspezifische Daten)
  • Wie möchten Sie die Daten sammeln? (Messe, Kontaktformular, Bestellungen, Kaltakquise)
  • Welche CRM-Lösung passt zu Ihren Bedürfnissen? (fertiges CRM-Tool oder flexibles Kontaktmanagement)
1. Benutzerdefiniertes CRM auswählen 

Im ersten Schritt müssen Sie sich für eine CRM-Lösung entscheiden. Mit Ninox haben Sie beispielsweise die Wahl zwischen fertigen Templates, die Sie direkt nutzen können oder einer leeren Datenbank, die Sie ganz nach Ihrem individuellen Vertriebsprozess aufsetzen. 

2. Kontaktdaten anlegen und verwalten

Sobald Sie in Kontakt zu einem potenziellen Kunden stehen, tragen Sie alle relevanten Daten in Ihr CRM-System ein. Mithilfe von Schnittstellen können Sie die Daten auch automatisch in die Datenbank eintragen lassen – beispielsweise, sobald ein Kunde das Kontaktformular auf Ihrer Website ausgefüllt hat. 

3. Kontaktmanagement erweitern und individualisieren

Je ausgereifter Ihre Vertriebs- und Marketingprozesse sind, umso umfassender können Sie Ihre Kundendatenbank gestalten. Fügen Sie Ihrer Datenbank ganz intuitiv neue Datenfelder hinzu und bestimmen Sie selbst, welche Informationen Sie erfassen möchten. Teilweise kristallisieren sich im Workflow Erkenntnisse heraus, oder Sie merken während der Kundeninteraktion, dass Ihnen wichtige Felder für die Kontakthistorie fehlen. Fügen Sie diese ganz einfach hinzu und gestalten Sie so ein CRM-Tool, das zu 100 Prozent zu Ihrem Unternehmen passt. 

Fazit: Mit einer Kundendatenbank zu mehr Vertriebschancen

Mit einer digitalen Kundendatenbank speichern und verwalten Sie wichtige Kundeninformationen an einem zentralen Ort. Somit stärken Sie zum einen die Bindung zu Ihrer Kundschaft und steigern gleichzeitig die Anzahl Ihrer Vertriebschancen. Um keine Kompromisse machen zu müssen, ist eine flexible CRM-Datenbank die beste Lösung. 

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