Die Biofisch GmbH verarbeitet und vermarktet mit einer eigenen Manufaktur fangfrische Fischprodukte aus nachhaltiger und biologischer Fischzucht. Das Unternehmen hat seinen Sitz in Wien und beschäftigt 10 Mitarbeiter*innen. Verkauft werden die hochwertigen Produkte direkt ab Hof sowie auf Wiener Bauern- und Wochenmärkten. Außerdem beliefert Biofisch Handel, Gastronomie und weitere Kunden in ganz Österreich.

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Ersetzen mehrerer Excel-Spreadsheets durch eine Komplettlösung

Frischer Fisch muss zeitnah verarbeitet und ausgeliefert werden. Bei Biofisch wurde die gesamte Verwaltung von Bestellungen, Retouren und Lagerbeständen über handschriftliche Zettel und Excel-Listen abgewickelt, was bei gleichzeitigem Wachstum zunehmend zeitraubend und fehleranfällig war. Zusätzlich belastet wurde das Tagesgeschäft von den stetig gestiegenen Anforderungen an die Dokumentation bei der Produktion von Bio-Lebensmitteln, durch die sich der Verwaltungsaufwand in den letzten Jahren verdoppelt hatte.

Die intensive Suche nach einer geeigneten Branchen- oder ERP-Software blieb erfolglos. Zu teuer, zu kompliziert, zu unflexibel. So entschied sich Biofisch für eine Eigenentwicklung mit Ninox.

Digitalisierung der Fischverwaltung

Die in zwei Monaten entwickelte Ninox-Lösung wurde exakt den Betriebsabläufen bei Biofisch angepasst und bildet alle wesentlichen Geschäftsabläufe in einer Anwendung ab. Kundenaufträge werden nun von der Bestellaufnahme bis zur Fakturierung mit Einzel- und Sammelrechnungen komplett digital abgewickelt. Alle Daten sind zentral gespeichert und von überall aus in Echtzeit abrufbar. Dank verschiedener Auswertungen haben Geschäftsleitung und Mitarbeiter stets einen aktuellen Überblick über ihre Zusändigkeitsbereiche.

Biofisch nutzt die Cloud-Version von Ninox auf verschiedenen PC- Arbeitsplätzen in Verwaltung und Home-Offices sowie mobil auf Android-Tablets.

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Schlüsselfunktionen

• CRM mit Kundendatenbank

• Warenwirtschaft inkl. Barcode-Scan

• Auftragsabwicklung inkl. Abo-Bestellungen

Der entscheidende Aspekt für Biofisch war, dass sich Ninox von vornherein exakt auf die individuellen Betriebsabläufe zuschneiden ließ und auch in Zukunft jederzeit der weiteren Geschäftsentwicklung angepasst werden kann. Die getesteten Branchenlösungen boten diese Flexibilität nicht und hätten deutlich höhere Kosten für Lizenzen, Betrieb und Service verursacht. Außerdem wurde ein fünfstelliger Betrag pro Jahr für eine Teilzeitkraft gespart, die perspektivisch hätte eingestellt werden müssen, um den stetig steigenden Verwaltungsaufwand zu bewältigen.

Durch die konsequente Digitalisierung der Prozesse mit Ninox wurde also nicht nur die aktuelle Situation deutlich verbessert, sondern auch die Grundlage für weiteres Wachstum bei Biofisch geschaffen.

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