Ninox hat uns in die Lage versetzt, ein speziell auf unsere Bedürfnisse zugeschnittenes ERP-System ohne viel Aufwand zu bauen.
Alexander Maßen
Geschäftsführer
Gesundheitswesen & Medizin
Dogscan GmbH – Individuelles ERP für ein innovatives Gesundheits-Startup
Die Dogscan GmbH, ein deutsches Health-Startup zur Früherkennung von Lungenkrebs mithilfe speziell trainierter Hunde, hat ein maßgeschneidertes ERP-System auf Basis der Low-Code-Plattform Ninox implementiert um dem Ziel, sämtliche Unternehmensprozesse digital und automatisiert abzubilden. Durch die intuitive und flexible Lösung konnte Dogscan signifikante Effizienzgewinne erzielen.
Kundenprofil
Die Dogscan GmbH mit Sitz in Deutschland ist ein junges Startup im Bereich Gesundheitsprävention. Das Unternehmen hat sich auf die Früherkennung von Lungenkrebs spezialisiert – mit einer weltweit einzigartigen Methode: Speziell ausgebildete Hunde analysieren Atemproben und erkennen bereits im frühesten Stadium Anzeichen von Krebszellen. Dogscan richtet sich an Privatpersonen (B2C) sowie erste Firmenkunden und setzt auf ein bequemes Testverfahren: Interessierte Menschen erhalten ein Atemtest-Kit per Post, tragen eine Maske 5 Minuten, senden sie zurück – und erhalten das Ergebnis nach sorgfältiger Analyse durch das Dogscan-Team. Das Unternehmen beschäftigt aktuell 9 Mitarbeitende und 5 Spürhunde.
Herausforderung
Als junges Unternehmen stand Dogscan vor der Herausforderung, sämtliche Prozesse und Systeme von Grund auf neu aufzubauen. Es gab keine vorhandene Software, keine etablierten Abläufe. Der Anspruch war hoch: Gründer Alexander Maßen wollte eine Lösung, die nicht nur alle Unternehmensprozesse abbildet, sondern auch hohes Automatisierungspotenzial bietet und maximale Flexibilität erlaubt. Wichtig war ihm zudem, selbst Funktionen entwickeln zu können – ohne auf externe Dienstleister angewiesen zu sein.
Entscheidung und Implementierung
Nach intensiver Recherche entschied sich Dogscan für die Low-Code-Technologie von Ninox, da es im Vergleich zu anderen Plattformen wie FileMaker einfacher und intuitiver ist. Wichtig war auch die Verfügbarkeit auf mobilen Geräten.
Obwohl die Plattform zunächst eine gewisse Einarbeitung in das Scripting erforderte, war die Lernkurve extrem steil – im positiven Sinne: Das Team konnte sehr schnell mit der Low-Code-Plattform arbeiten und eigene Funktionen und Wünsche umsetzen. Gerade dieser einfache Einstieg ist ein entscheidender Vorteil von Low-Code – denn er ermöglicht es auch kleinen Teams, individuelle Lösungen ohne aufwändige Entwicklungsprojekte selbst zu realisieren. Die Entscheidung fiel auch aufgrund des überschaubaren Budgets, das Ninox ideal bediente.
In kurzer Zeit setzte Dogscan Ninox als zentrales System für sämtliche Abläufe ein – von der Datenerfassung über das Hundeführer-Training bis hin zum Personalmanagement. Auch ein individuelles Recruiting-Modul wurde in der Low-Code-Plattform Ninox aufgebaut.
Lösung
Heute bildet Dogscan sämtliche datenbasierte Arbeitsprozesse mithilfe von Ninox digital und effizient ab:
Zeitersparnis und Effizienzgewinn
Kundendatenmanagement: Bestelldaten, Rücksendekarten mit Barcode-Scannern werden zentral erfasst. Früher dauerte die manuelle Erfassung mehrerer Testdaten bis zu 2 Stunden – mit Ninox sind es jetzt nur noch 5 Minuten.
Ergebnisprotokollierung und Übermittlung: Die Testauswertungen werden automatisiert als PDF generiert und direkt aus Ninox per E-Mail an die Personen verschickt, die den Test durchgeführt haben.
Trainingstagebuch & Leistungsnachweis der Spürhunde: Die Hunde durchlaufen ein umfangreiches und systematisches Training, um Krebserkrankungen zuverlässig zu erkennen. Sämtliche Trainingsprotokolle werden mit Ninox automatisiert dokumentiert. Eine zufallsgenerierende Software bestimmt, in welches Suchboard die Masken – darunter Test- und Verleitungsmasken – eingelegt werden. Weder Hund noch Hundeführer kennen deren Position.
Jede Kundenprobe wird von mindestens 5 Hunden unabhängig untersucht. Das zugehörige Anlagenprotokoll in Ninox dokumentiert, welche Masken positiv oder negativ sind und wo sie im Aufbau platziert wurden. Gleichzeitig wird sichergestellt, dass nur der Anlagenbauer diese Informationen kennt – nicht aber die Hundeführer. Dies reduziert Manipulationsmöglichkeiten und sorgt für objektive Bedingungen während des Trainings und eindeutige Ergebnisse bei dem echten Proben .
Aus Transparenzgründen führt Dogscan auf Basis realer Kundenaufträge eine laufende Leistungsstudie durch. Die automatisierte Dokumentation mit Ninox spart dabei nicht nur viel Zeit, sondern ermöglicht auch eine präzise und nachvollziehbare Datengrundlage für interne wie externe Qualitätsbewertungen.
Personalmanagement: Dogscan nutzt Ninox HR, um HR-Aufgaben – insbesondere die Zeiterfassung – zentral, effizient und schnell abzuwickeln. Die Lösung ermöglicht es den Mitarbeitenden, ihre Arbeits- und Pausenzeiten schnell und unkompliziert direkt über den Kalender zu erfassen, sowohl am Arbeitsplatz als auch mobil. So erfüllt das Unternehmen die gesetzliche Zeiterfassungspflicht mühelos und spart gleichzeitig Zeit und Ressourcen im Personalmanagement. „Für ein Unternehmen ohne große Personalabteilung ist Ninox HR die ideale Lösung: einfach, sicher und flexibel im Einsatz“, so Franziska Schumacher. „Die Hauptentlastung für mich liegt bei der Zeiterfassung – lästige Excel-Tabellen gehören endlich der Vergangenheit an.“
Datenschutz als Grundvoraussetzung
Datenschutz- und Rollenkonzepte wurden von Anfang an mitgedacht, da Dogscan mit besonders sensiblen Gesundheitsdaten arbeitet. Privatpersonen bestellen die Tests entweder für sich selbst oder für andere (Angehörige, Freunde) und Unternehmen können Tests für ihre Mitarbeitenden bereitstellen. Dennoch gilt: Nur die Person, die den Test tatsächlich durchführen möchte, erhält das Atemtest-Kit direkt per Post – und ausschließlich sie bekommt das Ergebnis.
Die Datenverarbeitung und Ergebnisübermittlung erfolgen ausschließlich über geprüfte, gesicherte Prozesse innerhalb von Ninox , sodass Datenschutz und Vertraulichkeit jederzeit gewährleistet sind.
Durch den Einsatz von Ninox konnten Medienbrüche eliminiert, Fehler reduziert und Ressourcen sinnvoller eingesetzt werden.
Schlüsselfunktionen von Ninox bei Dogscan
- Individuell konfiguriertes ERP-System
- Automatisierte Datenerfassung per Barcode
- Automatisierte PDF-Generierung und E-Mail-Versand
- Trainingsprotokolle für Spürhunde
- Recruiting-Modul
- Personalverwaltung mit Ninox HR
Vorteile
- Zeitersparnis bei der Datenerfassung: 2–3 Stunden → 5 Minuten
- Zeitersparnis beim Trainingstagebuch: 30–45 Minuten pro Trainingseinheit
- 100 % digitale und DSGVO-konforme HR-Prozesse
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