Prozess-Optimierung beim Immobilien-Management

Viele Unternehmen finden sich in den vorgegebenen Abläufen gängiger Branchenlösungen nicht wieder. Und wollen auch nicht in teure, langwierige Anpassungen investieren, die morgen vielleicht schon überholt sind. Deshalb setzt man bei Oceans Real Estate Management auf Ninox.

3

Firmen

25

Mitarbeiter*innen

700

Einheiten

Kundenprofil

„Die Kunst der Immobilienverwaltung“ - mit diesem Claim will die Oceans Real Estate Management GmbH (ORE-M) verdeutlichen, dass sie mehr bietet als klassische Hausverwaltung. Das Unternehmen aus Mannheim in der Metropolregion Rhein-Neckar versteht sich als moderner Full-Service-Partner für Eigentümer von Wohn- und Gewerbeimmobilien. Reinigungsdienste und Bauleistungen sind in Tochterfirmen bzw. Joint Ventures ausgegliedert.

Herausforderung

Insellösungen für verschiedene Geschäftsbereiche

Nebenkostenabrechnungen, Mietzahlungen, Handwerkerbeauftragungen - das ist das tägliche Kerngeschäft des Immobilienmanagements. ORE-M bietet seinen Kunden darüber hinaus auch fundierte immobilienwirtschaftliche Beratung und Betreuung jenseits der technisch-organisatorischen Bewirtschaftung. Für jeden der Tätigkeitsbereiche gibt es Branchenlösungen, die aber zu unflexibel waren und sich den spezifischen Prozessen bei ORE-M nicht anpassen ließen. Deshalb improvisierte man lange Zeit mit Office-Dokumenten, E-Mail und verschiedenen webbasierten Tools. Dann wurde Lucas Falter, einer der Geschäftsführer bei ORE-M, von einem befreundeten Unternehmer auf Ninox aufmerksam gemacht.

Durch Ninox haben wir erst richtig verstanden, was Digitalisierung wirklich bedeutet.

Lucas Falter
Partner & Unternehmensbeirat

Lösung

Immobilienmanagement nach Art des Hauses

Die Möglichkeit, mit Ninox auf einfache Weise Datenformulare nach eigenen Bedürfnissen aufzubauen und beliebig miteinander zu verknüpfen, eröffnete Lucas Falter und ORE-M völlig neue Perspektiven. Und so wurde aus der einfachen Todo-Liste schnell eine Projektmanagement-Lösung mit ticketbasierter Handwerkerbeauftragung, Terminverwaltung und projektbezogener Zeiterfassung. Auch Angebote und Rechnungen werden jetzt mit Ninox erstellt und automatisch direkt aus der Lösung heraus per E-Mail versendet. Einladungen zu Eigentümerversammlungen können ebenfalls nebst Agenda automatisch versendet werden und das Protokoll der Versammlung wird direkt vor Ort in Ninox erstellt und zeitnah an die Teilnehmer verschickt. Um nur einige Beispiele zu nennen. Genutzt wird die cloudbasierte Lösung in allen drei Firmen sowie auch von einigen externen Partnern.

Schlüsselfunktionen
  • Immobilienverwaltung
  • Dokumentationsverwaltung
  • Projektmanagement

Vorteile

Ninox hat die Kommunikation und die Prozesse bei ORE-M komplett verändert. Statt diverser Software-Tools und unzähliger Einzeldateien an verschiedenen Stellen gibt es nun eine zentrale Anwendung, in der sämtliche Daten verwaltet werden. Die Zahl individueller E-Mails und Telefonate ist deutlich gesunken. Das spart nicht nur enorm viel Zeit, sondern erhöht auch die Zuverlässigkeit und Verfügbarkeit der Daten, was wiederum schnelle Entscheidungen ermöglicht. Davon profitieren auch Kunden und Partner. Einige von ihnen waren so beeindruckt von der Lösung, dass sie ORE-M um individuelle Lösungen für ihren Bedarf baten. Nicht zuletzt deshalb widmet sich neben Lucas Falter inzwischen ein Mitarbeiter komplett der Entwicklung mit Ninox. Denn auch bei ORE-M sind noch weitere Ausbaustufen geplant. Die Vielseitigkeit von Ninox macht es möglich.

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