Valere ist eine psychosomatische Privatklinik für intensive Kurzzeittherapie. In landschaftlich reizvoller Lage im Südschwarzwald gelegen, bietet sie schnelle, aber dennoch nachhaltige Hilfe bei Stress, Burnout und ähnlichen seelischen Erkrankungen. Um die intensive, individuelle Ausrichtung auf den Patienten mit täglichen Einzeltherapien zu gewährleisten, ist die Kapazität der Klinik auf 12 Therapieplätze begrenzt.

Kleine Klinik - hoher Verwaltungsaufwand

Das Team der Valere-Klinik besteht aus insgesamt sieben Fachärzt*innen und weiterem Personal für Hauswirtschaft, Küche und Verwaltung. Die Therapiemodule dauern in der Regel 13 Tage. Um diese Zeit möglichst effizient zu nutzen und bestmöglich auf jeden einzelnen Patienten eingehen zu können, bedarf es einer genauen Vorbereitung. Vom Erstkontakt bis zum Abschlussgespräch müssen zudem alle Aktivitäten sorgfältig dokumentiert werden. Zur Organisation der Prozesse suchte Verwaltungsdirektor Thomas Vahldieck nach einer flexiblen Software-Lösung. Erste Versuche mit Filemaker scheiterten letztlich an der Komplexität des Programms. Dann stieß er auf Ninox.

Eine Lösung für alle Klinikbereiche

Nach einer kurzen Testphase war Thomas Vahldieck klar: Ninox ist die Software, nach der er gesucht hatte. Er begann mit einem kleinen Teilprojekt und baute seine Lösung im Laufe der Zeit immer weiter zu einer Klinik-Verwaltung aus, die inzwischen nahezu alle betrieblichen und therapiebegleitenden Prozesse bei Valere abbildet: Von der Korrespondenz und Gesprächsprotokollen über die Planung der Mitarbeiter und Therapiemodule bis zur Kontaktpflege zu externen Fachärzten, Therapeuten und Hospitanten. Die Therapieschritte bis zur Abschlussbewertung werden ebenfalls vollständig mit Ninox dokumentiert, und auch die Bereiche Küche und Hauswirtschaft sind in der Gesamtlösung berücksichtigt.

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Schlüsselfunktionen

• Patientenverwaltung

• Therapiemodulplanung

• Abrechnung (Kassen/privat)

Je effizienter die Verwaltung, desto mehr Zeit bleibt für die Patienten. Unter dieser Maxime hat Thomas Vahldieck seine Klinik-Lösung entwickelt. Mit Ninox konnte er als Nicht-Programmierer dabei schrittweise vorgehen und seine Anwendung im laufenden Betrieb immer wieder den praktischen Gegebenheiten anpassen. Dabei war ihm von Anfang an wichtig, dass die Lösung auch für alle Mitarbeiter*innen einfach nutzbar sein sollte. Nicht nur in der Klinik, sondern auch im Home-Office. Deshalb entschied sich Thomas Vahlendieck für die Cloud-Version von Ninox. Dank des Rechte-Managements ist sichergestellt, dass jeder Nutzer nur Zugriff auf die Daten hat, die zu sehen er berechtigt ist. Abgeschlossen ist der Entwicklungsprozess damit aber nicht. Die Ninox-Lösung der Valere-Klinik wird stetig erweitert, optimiert und neuen Anforderungen angepasst.