Management eines Festivals mit 80.000 Besuchern

Wer eine größere Konzertveranstaltung besucht, ahnt in der Regel nicht, welch enorm hoher Aufwand zu deren Organisation erforderlich war. Um die Vielzahl an Informationen, Aufgaben und Terminen im Griff zu behalten, bedarf es außerdem einer flexiblen, leistungsfähigen Software.

50
Bands
150
Helfer
80.000
Besucher

Customer profile

Mit bis zu 80.000 Besuchern hat sich das Würzburger Musikfestival „Umsonst und draußen“ (U&D) in den 33 Jahren seines Bestehens über die Grenzen der Region hinaus einen Namen gemacht. Als Mitinitiator von Anfang an dabei: Ralf Duggen. Seit U&D 1995 als Verein eingetragen wurde, ist er mit einer Halbtagsstelle als Geschäftsführer bis heute für die Durchführung des Festivals verantwortlich.

Challenge

Umständliche Abläufe mit Filemaker und Excel

4 Tage, ca. 50 Bands, rund 150 Helfer und bis zu 80.000 Besucher - die Organisation einer Veranstaltung dieser Größenordnung nebst umfangreichem Rahmenprogramm erfordert einen hohen Aufwand und erstreckt sich über das ganze Jahr.
Es sind unzählige Adressen und Kontakte zu verwalten, Helfer zu engagieren und zu koordinieren, Termine und Auftrittszeiten zu planen, Verträge zu schließen, Abrechnungen zu erstellen und vieles mehr.
Lange Zeit hatte Ralf Duggen vieles mit Filemaker und Excel erledigt. Die unzureichenden Möglichkeiten der Synchronisation, des Teamwork und der mobilen Nutzung veranlassten ihn jedoch, nach einer Alternative zu suchen. Dabei stieß er auf Ninox.

Client Portrait

Ein großer Vorteil von Ninox ist die steile Lernkurve. Man fängt einfach an und kommt sehr schnell zu Ergebnissen.

Ralf Duggen
Vereins-Geschäftsführer

Solution

Ninox als PMS, CRMS, HRMS und CMS

Dank des einfachen Einstiegs war der Wechsel von Excel und Filemaker zu Ninox schnell vollzogen. Alle Daten und Funktionen standen sofort allen Mitgliedern des Organisationsteams auf verschiedenen Plattformen zur Verfügung. Dies ermöglichte von Anfang an eine effiziente Zusammenarbeit in allen Bereichen. Zum Beispiel bei der Auswahl der Bands aus mehreren hundert Bewerbungen oder bei der Zusammenstellung des Festival-Programms.
Dabei dient Ninox sogar als Website-CMS: Über die Freigabefunktion wird jede Aktualisierung automatisch auf die Festival-Website übernommen. Helfer werden ebenfalls mit der Lösung verwaltet und nach Einsatzbereichen organisiert. Barzahlungsvorgänge lassen sich über mobile Endgeräte direkt digital vor Ort im Kassenbuch erfassen und auch sämtliche Abrechnungen für Bands und Standbetreiber werden mit Ninox vorgenommen.

Key Features

  • Projektmanagement
  • Personalmanagement
  • Contentmanagement

Benefits

Anlass für den Wechsel zu Ninox war der Wunsch nach einem zentralen, stets aktuellen Datenbestand, effizienter Zusammenarbeit im Team und flexibler Nutzung der Software auf verschiedenen Endgeräten, auch mobil. Diese Erwartungen haben sich für Ralf Duggen und seine rund 20 Mitstreiter voll erfüllt. Ob Bandauswahl, Programmplanung, Personalverwaltung oder Finanzen: Es erleichtert die gemeinsame Organisationsarbeit ungemein, wenn alle Beteiligten Zugriff auf dieselben, stets aktuellen Informationen haben. Sowohl bei der langwierigen Vorbereitung als auch während der Veranstaltung. Und natürlich auch im Anschluss daran, wenn viele Abrechnungen erstellt und Auswertungen vorgenommen werden müssen. Dabei sind alle Funktionsbereiche der Lösung exakt den Anforderungen und Abläufen der Organisatoren angepasst.

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