8 bewährte Methoden zur konsistenten Verwaltung von Daten im Jahr 2023

Wenn Sie Manager eines kleinen oder mittleren Unternehmens (KMU) sind, wissen Sie, dass die richtige Nutzung von Daten Ihnen helfen kann, intelligentere Entscheidungen zu treffen. Aber Sie brauchen dafür die richtigen Werkzeuge. Auf der Suche nach solchen Tools für werden Sie merken, dass es schwer ist, etwas zu finden, das sich mit Ihrem Unternehmen skalieren lässt – eine Lösung, die mitwächst. Das bedeutet, dass Sie Gefahr laufen, wichtige Erkenntnisse darüber zu verpassen, was in Ihrem Unternehmen gut läuft und wie Sie weiteres Wachstum planen können.

Eine solide Datenmanagementstrategie kann dabei helfen. Sie kann zu einem reibungsloseren Geschäftsablauf beitragen, indem sie menschliche Fehler reduziert, Ihnen Zeit bei der manuellen Dateneingabe spart und Ihnen hilft, intelligentere Geschäftsentscheidungen zu treffen.

Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie Ihre Daten konsistenter und effizienter verwalten können und welche Tools Sie dafür benötigen.

Die Bedeutung einer guten Datenmanagements  

Enterprise Resource Planning (ERP) ist ein häufiger Knackpunkt für kleine und mittlere Unternehmen. Die Anwendungen, mit denen sie ihren Betrieb führen, generieren alle Arten von Daten. Aber häufig sie diese Informationen sind in Silos gefangen, die mit Integrationen überbrückt werden können, die an die höheren Preisstufen gebunden sind. Diese Lösungen können nicht an die sich ändernden Anforderungen des Unternehmens angepasst werden, und wenn das Unternehmen wächst, wird es durch sein System daran gehindert, sein volles Potenzial auszuschöpfen.

Um dies zu kompensieren, greifen viele KMUs auf Tools wie Excel und Zapier zurück, um Apps und Dienste miteinander zu verbinden. Zapier und andere Automatisierungstools können behelfsmäßige Integrationen erstellen, die nicht verfügbar sind, und Tabellenkalkulationen werden häufig als Datenbanken verwendet.

Dies führt zu Problemen mit inkonsistenten Daten, menschlichen Fehlern bei der Dateneingabe oder Formelberechnungen und zu Schwierigkeiten bei der gemeinsamen Nutzung von Daten durch verschiedene Abteilungen. Darüber hinaus kann die Verwendung von Excel für große Datenmengen zu Leistungsproblemen führen, die Excel zu einer unzuverlässigen Grundlage für den Geschäftsablauf macht.

Eine effektive Datenmanagementstrategie ist die Lösung für diese Herausforderungen. Mit einem universell einsetzbaren ERP-System und den richtigen Business-Intelligence-Tools können Sie Geschäftsprozesse wie die Online-Buchhaltung verbessern und sich auf die nächste Wachstumsphase Ihres Unternehmens vorbereiten. Unabhängig davon, welches System Sie verwenden, stellen wir Ihnen acht Möglichkeiten vor, wie Sie Daten konsistent verwalten und effektiver arbeiten können.

8 bewährte Methoden zur konsistenten Datenverwaltung

KMUs brauchen gute Datenmanagement-Tools, um den Überblick zu behalten. Ohne ein starkes IT-Team mit einigen Talenten in der Softwareentwicklung können es sich KMUs jedoch nicht leisten, alles von Grund auf neu zu entwickeln.

Es ist schwierig, den Bedarf an Standardsystemen und an anpassbaren Prozessen unter einen Hut zu bringen. Aber zwei führende Plattformen, Sage und Ninox, können hier helfen.

Ninox ist eine modulare und flexible Low-Code-Plattform für die Automatisierung von ERP-Schlüsselprozessen. Es ist für jeden in einem KMU einfach, das zu bauen, was er braucht, von schnellen Integrationen bis hin zu einer vollständigen Projektmanagement oder CRM-Plattform. Dies ist von unschätzbarem Wert für prozessgesteuerte Branchen wie Bauwesen, Photovoltaik und Immobilien sowie für schnell wachsende Startups, die diese Flexibilität benötigen.

Sage ist eine branchenführende ERP-Lösung, die in Nischenbereichen wie Buchhaltung und Personalwesen beliebt ist. In diesen Sektoren gibt es viele Standardprozesse, Compliance-Standards und keinen Raum für menschliche Fehler. Die Systeme von Sage übernehmen diese Prozesse und integrieren gleichzeitig Daten aus anderen Bereichen des Unternehmens, was sie sehr nützlich für KMU macht, die alles, was sie brauchen, an einem Ort haben wollen.

Beide Plattformen helfen Unternehmen, ihre Daten konsistent zu verwalten. Wenn Sie Sage for ERP verwenden, können Sie mit einer flexiblen Plattform mehr erreichen und Ihre Daten an einem Ort verwalten. Mit Ninox können Sie die automatischen Prozesse erstellen, die Sie benötigen, um Daten zu sammeln und in Sage einzuspeisen, und so das Beste aus beiden Welten nutzen.

Festlegung genau definierter Datenerhebungsverfahren

Ein wichtiger Schritt für ein gutes Datenmanagement in KMU ist die Aufstellung klarer Regeln für die Datenerfassung. Da es so viele Stellen gibt, von denen Daten bezogen werden können, ist es für KMU von entscheidender Bedeutung, eine Standardmethode zur Erfassung und Organisation dieser Informationen zu haben. Möglicherweise sind sie an GDPR, HIPAA oder andere Datenschutzgesetze gebunden, die festlegen, wie sie Informationen über Ihre Kunden sammeln und speichern dürfen und wer für die Überwachung dieser Daten verantwortlich ist.

Klare Regeln für die Datenerfassung tragen dazu bei, dass die Daten, die Sie erhalten, konsistent und qualitativ hochwertig sind. Diese Regeln können von der Sicherstellung, dass jeder die Daten auf die gleiche Weise eingibt, bis hin zur Entscheidung, wie oft Daten gesammelt und aktualisiert werden sollen, alles umfassen.

Einführung einer einheitlichen Datenvalidierung und -verifizierung

Daten können nur verglichen werden, wenn sie konsistent sind. Wenn dies nicht der Fall ist, erhalten Sie im besten Fall eine Fehlermeldung. Im schlimmsten Fall bleibt der Fehler unbemerkt und verfälscht Ihre Ergebnisse.

Sie müssen überprüfen, ob Ihre Daten vollständig und einheitlich formatiert sind, aber das kostet Zeit, die vielleicht niemand hat.

Inkonsistenzen können sich unter anderem dann einschleichen, wenn Daten von einem System in ein anderes übertragen werden. Durch die Umstellung auf umfassendere Tools wie ein Online-ERP muss man sich nicht mehr hinsetzen und prüfen, ob alles richtig ist. Auch die Überprüfung und Neuformatierung von Daten lässt sich so leichter automatisieren.

Gewährleistung robuster Datensicherheitsmaßnahmen

Angesichts der GDPR und ähnlicher Gesetze, die bei Verstößen hohe Geldstrafen vorsehen, muss die Datensicherheit für KMUs höchste Priorität haben.

Dies erfordert jedoch spezialisierte IT- und Cybersicherheitsteams vor Ort. Dies ist einer der Gründe, warum viele KMU Cloud-basierte Dienste für die Verwaltung ihrer Kundendaten nutzen. Cloud-Rechenzentren bieten ein hohes Maß an Sicherheit und werden häufig regelmäßigen Sicherheitsprüfungen unterzogen.

Kombiniert man diese Infrastruktur mit einer Software, die über gute Sicherheitsmaßnahmen wie rollenbasierte Zugangskontrollen verfügt, hat man eine gute Ausgangsbasis für den Schutz geschäftskritischer Daten.

Einhaltung von Industrienormen und Vorschriften

Eine konsequenteDatenverwaltung ist wichtig, denn die Art und Weise, wie Sie Daten verwalten,wird durch Vorschriften bestimmt. Dazu gehören unter anderem:

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• ‍HIPAA: Legt fest, wie Organisationen im Gesundheitswesensensible Patientendaten speichern und verarbeiten.
• ‍PCI DSS: Legt fest, wie Unternehmen, die Kreditkartentransaktionen verarbeiten,diese Daten sicher behandeln und speichern müssen.
• ‍GDPR: Verlangt von Unternehmen die Einhaltung bestimmterVerfahren zur Speicherung personenbezogener Daten von EU-Bürgern, unabhängigdavon, wo auf der Welt sich das Unternehmen befindet.
• ‍Sarbanes-Oxley: Regelt, wie börsennotierte Unternehmen ihre Finanzberichte verwalten, bei denen es um Daten geht.

Technologie kann dies nicht allein bewerkstelligen. Wenn die Art und Weise, wie Sie Daten verwalten, durch Vorschriften geregelt ist, müssen Sie Data-Governance-Teams einrichten, die dafür sorgen, dass jeder die Vorschriften einhält. Sie überwachen, wie Daten verarbeitet und gespeichert werden, und führen regelmäßig Audits nach den neuesten Richtlinien durch, um mit den Änderungen der Vorschriften Schritt zu halten. Sie sorgen auch für Schulungen, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter, die mit Daten arbeiten, dieselben Regeln befolgen.

Umfassende Mitarbeiterschulungen zum richtigen Umgang mit Daten

Gerade in kleinen und mittleren Unternehmen, in denen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vielfältige Aufgaben wahrnehmen, ist das Datenmanagement nicht nur Aufgabe der IT-Abteilung. Deshalb ist es wichtig, alle Mitarbeiter im richtigen Umgang mit Daten zu schulen.

Zu den Schulungsinhalten kann gehören, wie man Phishing-Versuche erkennt und wie man Daten sicher austauscht. Das hilft jedem im Unternehmen, seine Arbeit so zu erledigen, dass das Risiko, dass etwas schief geht, sinkt. Der Einsatz von Cloud-Software mit eingebauten Sicherheitsfunktionen kann helfen, aber die Mitarbeiter müssen wissen, wie sie damit umgehen müssen.

Bestimmung geeigneter Datenspeicherlösungen

Eine konsistente Verwaltung Ihrer Daten kann bedeuten, dass Sie alles in einem System speichern, aber nicht alle Datenspeicherlösungen sind gleich.

Dienste wie Amazon S3, Google Cloud und Microsoft Azure Blob sind eine erschwingliche Möglichkeit für alle Mitarbeiter eines Unternehmens, Dateien in gemeinsam genutzten Ordnern zu speichern. Sie sind einfach zu bedienen und von überall auf der Welt zugänglich, unterliegen jedoch den Datenschutz- und Sicherheitsbestimmungen des jeweiligen Anbieters.

Die herkömmliche Speicherung vor Ort kann streng kontrolliert und so konfiguriert werden, dass sie allen Compliance-Anforderungen entspricht. Wenn ein Prüfer anklopft, kann er von jemandem aus dem Team, der das gesamte System in- und auswendig kennt, herumgeführt werden.

Andererseits müssen Sie in die Infrastruktur und ein Wartungsteam investieren. Wenn Ihr Unternehmen wächst und sich Ihre Anforderungen ändern, werden Sie feststellen, dass On-Prem-Systeme im Vergleich zu einer Cloud-Lösung schwieriger zu skalieren sind.

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Versionskontrollmechanismen zur Verfolgung von Datenänderungen

Wenn die Verwaltung von Daten für ein Unternehmen von entscheidender Bedeutung ist, werden Versionskontrollsysteme zu einem unverzichtbaren Bestandteil des Werkzeugkastens.

Diese Systeme verfolgen jede an einer Datei vorgenommene Änderung, wer sie vorgenommen hat und speichern alle früheren Versionen der Datei. Dies hat mehrere Vorteile:

• Sie verlieren keine Daten, weil jemand einen Fehler gemacht hat.
• Vorgesetzte können Änderungen genehmigen, bevor sie in das Dokument aufgenommen werden.
• Sie können lückenlos nachverfolgen, wer wann welche Änderungen vorgenommen hat. Dies ist wichtig bei Dokumenten wie Finanzberichten oder Verträgen, insbesondere wenn mehrere Personen daran arbeiten.
• Mehrere Personen können Änderungen an einer Datei vornehmen, ohne Angst haben zu müssen, dass jemand einen Fehler macht.

Regelmäßige Datensicherung

Einer der Vorteile einer All-in-One-Lösung ist, dass alle Beteiligten in einem System arbeiten können. Wenn Sie jedoch gemeinsam an sensiblen Daten und Dokumenten arbeiten, können Sie nicht riskieren, dass der Fehler eines anderen Ihre Arbeit zunichte macht.

Daher benötigen Sie ein Verfahren zur Versionskontrolle, bei dem frühere Versionen Ihrer Arbeit archiviert werden und die "aktuelle" oder "kanonische" Version sorgfältig kontrolliert wird. Ihr Cloud-System bietet möglicherweise integrierte Tools für die Versionskontrolle von Daten.

Ein weiterer Vorteil der Speicherung aller Daten in einem System besteht darin, dass Sie nur ein Backup erstellen müssen. Wenn Ihr Unternehmensnetzwerk von einem massiven Fehler oder sogar einem Ransomware-Angriff betroffen ist, können Sie das System einfach auf eine frühere Version zurücksetzen.

Wenn das automatische Backup zwei Stunden vor dem Vorfall durchgeführt wurde, ist das gesamte Unternehmen wieder auf dem gleichen Stand wie vor dem Vorfall. Sie müssen sich nicht darum kümmern, jedes einzelne Gerät wiederherzustellen.

Vorteile einer ordnungsgemäßen Datenverwaltung

Kleine und mittlere Unternehmen sind heute mit einer Vielzahl von Daten konfrontiert. Sie suchen ständig nach Möglichkeiten, diese Daten gut zu verwalten und für das Wachstum ihres Unternehmens zu nutzen. Viele wechseln von Altsystemen zu Komplettlösungen wie Sage und Ninox.

Dabei geht es nicht nur darum, eine neue, benutzerfreundlichere Software zu verwenden. Es geht darum, die Art und Weise zu verbessern, wie sie ihr Geschäft betreiben, und eine optimierte Erfahrung für ihre Kunden zu schaffen. Dadurch werden Fehler vermieden, die Daten werden nützlicher und führen letztendlich zu besseren Entscheidungen.

Unabhängig davon, welche Tools Sie verwenden, sollten wir uns einige der Vorteile eines guten Datenmanagementplans genauer ansehen.

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Verbessert Datenschutz und Compliance

Mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) werden alle Unternehmen in Bezug auf ihre Datenverwaltung immer genauer unter die Lupe genommen. Je nach Branche und Land können Sie sehr strengen Vorschriften unterliegen. Mit einem klaren und konsistenten Datenmanagementprozess haben Sie etwas, auf das Sie verweisen können, wenn Compliance-Beauftragte sehen wollen, wie Sie mit den Informationen Ihrer Kunden umgehen.

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Rationalisierung von Arbeitsabläufen

Wenn ein Unternehmen über ein gutes Datenverwaltungssystem verfügt, kann es effizienter arbeiten. Sie können problemlos große Datenmengen aus verschiedenen Quellen verarbeiten, was bedeutet, dass Sie mehr tun können, um Ihre Arbeitsabläufe zu verbessern.

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Zuverlässige Datensicherung und -Wiederherstellung

Für kleine und mittlere Unternehmen kann der Verlust von Daten eine Katastrophe bedeuten. Ein konsistenter Umgang mit Daten ist ein wichtiger Bestandteil der Datensicherungs- und Wiederherstellungsprozesse. Wenn Daten konsistent erfasst und gespeichert werden, ist es einfacher, sie zu sichern. Man muss sich keine Sorgen machen, dass geschäftskritische Daten auf einem defekten Rechner verloren gehen.

Das ist einer der Vorteile von Cloud-ERP-Lösungen. Wenn Sie Ihre geschäftskritischen Daten und Prozesse in die Cloud verlagern, können Sie alles an einem sicheren Ort verwalten. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können von jedem Gerät aus auf alles zugreifen, was sie brauchen - jederzeit und überall, wo sie Zugang zum Internet haben.

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Bessere Business Intelligence

Mit einer effektiven Datenverwaltungssoftware ebnen Sie den Weg für die Einführung von Business Intelligence (BI) in all Ihre Aktivitäten.

BI stellt alle datenbasierten Ergebnisse, die für Ihr Unternehmen wichtig sind, auf einem Bildschirm dar. Wenn Ihr Unternehmen mit wöchentlichen Berichten arbeitet, können Sie diese automatisch erstellen. Eine automatisierte ERP-Lösung bietet Ihnen jedoch die Möglichkeit, Dashboards in Echtzeit zu erstellen. Das IT-Team kann den Zustand des Systems auf einen Blick erkennen, jeder, der mit dem Inventar arbeitet, kann die aktuellen Lagerbestände einsehen, und das Management kann die Entwicklung der KPIs sofort verfolgen.

Konsistente Datenmanagement mit Ninox und Sage

Die Menge der in Unternehmen genutzten Daten wächst von Jahr zu Jahr. Aus diesem Grund ist eine gute Datenverwaltungssoftware unerlässlich.

Wenn Ihre Teams in der Lage sind, Daten gut zu erfassen und zu verwalten, können Sie damit beginnen, sie in echte Informationen umzuwandeln. Eine gute Datenerfassung hilft Ihrem Unternehmen, reibungslos zu funktionieren, verbessert das Kundenerlebnis und erleichtert die Einhaltung von Vorschriften. Ninox und Sage unterstützen Sie dabei, Ihren eigenen, klar definierten Prozessen zu folgen und diese gleichzeitig an Ihr Wachstum anzupassen.