Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser: Erweiterte Datenverwaltung in Ninox
Diese neuen Funktionen von Ninox setzen neue Maßstäbe für das Datenmanagement. Sie ermöglichen eine präzisere Kontrolle und reduzieren das Risiko des versehentlichen Löschens von Daten. Lesen Sie, welche Möglichkeiten sich durch die Einführung der Funktionen "erstellbar wenn” und "löschbar wenn" eröffnen. Diese Funktionen sind durch den Release 3.11 ab heute verfügbar.
Mehr Kontrolle durch bedingte Datenverwaltung
Die Ninox-Plattform bietet bereits detaillierte Möglichkeiten, um festzulegen, ob ein Datensatz gelesen oder geändert werden darf und regelt über benutzerdefinierte Rollen, wer was in der Datenbank tun darf. Jetzt gehen wir noch einen Schritt weiter und ermöglichen auch die Einrichtung von automatischen Beschränkungen für das Anlegen und Löschen von Datensätzen.
Versehentliche Löschung von Daten vermeiden
Das neue Feature "erstellbar wenn" ("creatable if") ermöglicht die Erzeugung von Datensätzen nur dann, wenn bestimmte Kriterien erfüllt sind. Gleichzeitig sorgt das Feature "löschbar wenn" ("deletable if") dafür, dass Löschungen nur unter bestimmten Bedingungen möglich sind. Diese neuen Funktionen ermöglichen eine präzisere Steuerung und reduzieren das Risiko versehentlicher Löschungen von Daten. Das ist nicht nur eine Form der Zugriffskontrolle, sondern auch ein wirksamer Schutz vor unbeabsichtigten Aktionen.
Sicherheit und Zugriffskontrolle: Die Macht über die Datenverwaltung in Ihren Händen
Diese Funktionen ermöglichen es, spezifische Bedingungen festzulegen, unter denen Nutzer Dateien erstellen, bearbeiten oder löschen dürfen, was die Sicherheit der Datenbanken erheblich erhöht.
Beispielsweise könnte "erstellbar wenn" bedeuten, dass ein Nutzer nur dann einen Datensatz erstellen darf, wenn er bestimmte Kriterien erfüllt, wie etwa eine spezifische Rolle im Unternehmen oder die Erfüllung bestimmter Compliance-Vorgaben. Ähnlich verhält es sich mit "löschbar wenn". Es legt fest, unter welchen Bedingungen Dateien gelöscht werden dürfen – hier haben wir einige Einsatzbeispiele für Sie:
Einsatzbeispiele für bedingte Datenverwaltung
Jedes Unternehmen hat unterschiedliche Anforderungen an die Datenverwaltung. Diese neuen Features bieten die Möglichkeit, das Verhalten der Datenbank an spezifische Bedürfnisse anzupassen. Ersteller und Administratoren können die Bedingungen für die Datenverwaltung individuell festlegen, um eine maßgeschneiderte Lösung zu schaffen.
Diese Funktionen können in unterschiedlichen Branchen zur Einhaltung von Compliance-Vorschriften, Datenschutzbestimmungen und internen Sicherheitsrichtlinien eingesetzt werden:
Einsatzbeispiel Compliance-Einhaltung in der Finanzbranche
- "Erstellbar wenn": Eine Mitarbeiterin eines Finanzdienstleisters kann einen neuen Vertrag nur dann anlegen, wenn eine Zustimmung vom Kunden vorliegt und alle erforderlichen Compliance-Überprüfungen abgeschlossen sind.
- "Löschbar wenn": Kundendaten können erst nach einer bestimmten Aufbewahrungsfrist oder bei Vorliegen eines rechtsgültigen Löschungsgrundes gelöscht werden.
Einsatzbeispiel Datenschutz in der Arztpraxis
- "Erstellbar wenn": Die Patientendaten in einer elektronischen Gesundheitsakte dürfen nur dann angelegt werden, wenn eine Einwilligungserklärung des Patienten vorliegt.
- "Löschbar wenn": Patientendaten dürfen nur unter bestimmten Bedingungen gelöscht werden, z.B. auf Anforderung des Patienten oder nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
Projektmanagement und Dokumentation in der Baubranche
- "Erstellbar wenn": Ein Bauleiter kann einen Arbeitsauftrag im System nur dann erstellen, wenn er zuvor eine Sicherheitsüberprüfung des Standorts durchgeführt hat und dieser als sicher eingestuft wurde. (Eine Ninox-Vorlage für die Sicherheitsbegehung finden Sie an anderer Stelle bei uns.)
- "Löschbar wenn": Die Daten eines Bauprojekts dürfen erst nach Abschluss des Projekts und nach Erfüllung aller rechtlichen Aufbewahrungspflichten gelöscht werden. Dies ist wichtig für eventuelle Gewährleistungsansprüche oder historische Nachweise.
In all diesen Fällen wird verhindert, dass wichtige projekt- oder kundenbezogene Daten versehentlich gelöscht werden. Die Automatisierung bestimmter Aspekte des Prozesses stellt außerdem sicher, dass kaskadierende Arbeitsabläufe korrekt ausgelöst werden.
Geringere Datenredundanz: Effizienz durch Kontrolle
Die präzise Kontrolle darüber, wann Datensätze erstellt und gelöscht werden können, führt zu einer deutlichen Reduzierung der Datenredundanz. Unnötige oder doppelte Datensätze werden vermieden, wodurch die Daten gestrafft und effizienter werden.
DSGVO-Konformität: Eine sichere Zukunft für Ihre Daten
Mit der Einführung dieser Features bekommen Ninox-Anwender mehr Möglichkeiten, ihre Daten regelkonform bzw. compliance-konform zu verwalten. Die Bedingungen für die Erstellung und Löschung bieten eine granulare Kontrolle, um Compliance- und DSGVO-Anforderungen zu erfüllen.
Einführung der bedingte Datenverwaltung in Ninox: Kontrolle, Effizienz und Compliance
Mit der Einführung der erweiterten Datenverwaltung setzen wir neue Maßstäbe für die Kontrolle über Daten. Weniger Fehler, höhere Sicherheit, maßgeschneiderte Anpassungsfähigkeit und Regel-Konformität – das sind die Säulen, auf denen die Zukunft der Datenverwaltung in Ninox aufbaut. Schaffen Sie mit uns eine Datenlandschaft, die präzise, sicher und effizient ist!
Erfahren Sie mehr über alle neuen Features von Ninox 3.11 in unserem Blog.
