Virginie Taborowski
Content-Spezialistin
Zuletzt aktualisiert am
20.8.24
Best Practice
Aufbau der Personalakte: Tipps für mehr Effizienz
7
min
Inhaltsverzeichnis
- Ist eine Personalakte Pflicht?
- Was gehört in eine Personalakte?
- Der richtige Aufbau der Personalakte: digital oder analog?
- Welche Pflichten haben Unternehmen beim Führen von Personalakten?
- 5 Tipps für mehr Struktur in der Personalakte
- Fazit: Einheitlicher Aufbau Ihrer Personalakte dank digitaler Umsetzung
- Entdecken Sie Ninox HR: Die smarte Lösung für Ihr Personalmanagement
Eine gut organisierte Personalakte ist ein unverzichtbares Instrument für Unternehmen, um den Überblick über ihre Mitarbeiter zu behalten und gesetzliche Anforderungen zu erfüllen. Dabei spielt der Aufbau der Personalakte eine sehr große Rolle.
In diesem Beitrag werden wir Ihnen praktische Tipps geben, wie Sie Ihre Personalakten strukturieren können, um Zeit zu sparen und gleichzeitig die rechtlichen Vorschriften einzuhalten.
Ist eine Personalakte Pflicht?
Eine gesetzliche Pflicht zum Führen von Personalakten gibt es lediglich im öffentlichen Dienst. Arbeitgeber im Privatsektor sind hingegen nicht verpflichtet, eine Akte über ihre Mitarbeiter zu führen. Dennoch empfiehlt es sich, Personalakten anzulegen, da sie alle wichtigen Informationen zu den Angestellten bündeln.
Was gehört in eine Personalakte?
Eine Personalakte sollte Informationen enthalten, die für die Verwaltung des Arbeitsverhältnisses relevant sind. Dazu gehören unter anderem:
- Personalien des Mitarbeiters (Name, Adresse, Geburtsdatum)
- Bewerbungsunterlagen
- Arbeitsvertrag und etwaige Vertragsänderungen
- Gehaltsabrechnungen und Informationen zu Lohnzahlungen
- Krankmeldungen und ärztliche Atteste
- Zeugnisse und Beurteilungen
- Dokumentation von Weiterbildungsmaßnahmen
- Korrespondenz mit dem Mitarbeiter (z.B. Abmahnungen, Kündigungen)
- Zeugnisse
Es ist wichtig, dass die Informationen in der Personalakte vollständig und aktuell sind, um im Bedarfsfall schnell darauf zugreifen zu können.
Der richtige Aufbau der Personalakte: digital oder analog?
Die Art und Weise, wie Personalakten verwaltet werden, unterscheidet sich von Unternehmen zu Unternehmen. Bei der Entscheidung über den Aufbau Ihrer Personalakte stehen Sie vor der Wahl zwischen analogen und digitalen Lösungen. Beide Ansätze haben ihre Vor- und Nachteile. Die richtige Wahl hängt von den individuellen Bedürfnissen Ihres Unternehmens sowie Ihren Ressourcen ab.
Analoge Ablagesysteme
Traditionelle, analoge Ablagesysteme für Personalakten haben jahrzehntelang gut funktioniert und werden auch heute noch von vielen Unternehmen genutzt. Zu den gängigen analogen Ablagemöglichkeiten gehören:
- Hängemappe: Mitarbeiterakten werden in Hängemappen nach Alphabet oder Mitarbeiternummer sortiert.
- Ordner: Personalakten werden in Ordnern abgelegt und können nach verschiedenen Kriterien geordnet sein.
- Personalhefter: Eine weitere Möglichkeit ist die Verwendung von Personalheftern, in denen alle relevanten Dokumente gesammelt werden. Sie können je nach Bedarf erweitert oder ergänzt werden.
Analoge Ablagesysteme bieten den Vorteil der haptischen Erfahrung und können besonders für Unternehmen mit begrenzten Ressourcen oder geringer Technologieaffinität geeignet sein. Sie erfordern jedoch einen größeren physischen Platzbedarf und sind anfälliger für Verlust oder Beschädigung von Unterlagen. Darunter leidet auch der Datenschutz. Außerdem schmälern sie die Möglichkeit der Skalierung und dämmen die Effizienz von Personalprozessen stark ein.
Die Vorteile einer digitalen Personalakte
Im Zeitalter der Digitalisierung entscheiden sich viele Unternehmen für die Nutzung von digitalen Personalakten. Die Vorteile liegen auf der Hand:
- Platzersparnis: Digitale Personalakten nehmen keinen physischen Platz in Anspruch und können daher platzsparend verwaltet werden.
- Schneller Zugriff: Mit digitalen Lösungen können Mitarbeiterakten schnell und einfach abgerufen werden, ohne lange in Papierstapeln suchen zu müssen.
- Sicherheit: Digitale Personalakten können durch Passwörter und Verschlüsselung geschützt werden, um die Vertraulichkeit der Daten zu gewährleisten.
- Effizienz: Durch die Automatisierung von Prozessen können Arbeitsabläufe beschleunigt und die Verwaltung vereinfacht werden.
Was darf nicht in einer Personalakte stehen?
Es gibt auch Informationen, die nicht in einer Personalakte stehen dürfen, da sie nicht relevant für das Arbeitsverhältnis sind oder gegen Datenschutzrichtlinien verstoßen könnten. Dazu gehören:
- persönliche Meinungen,
- Beurteilungen über den Mitarbeiter
- Informationen über das Privatleben
Welche Pflichten haben Unternehmen beim Führen von Personalakten?
Egal, wie der Aufbau Ihrer Personalakte ist: Obwohl das Führen der Personalakte selbst keine Pflicht ist, gibt es jedoch Richtlinien, an die sich Unternehmen halten müssen. Das betrifft vor allem datenschutzrechtliche Themen.
Datenschutz
Unternehmen müssen sicherstellen, dass die Daten in den Personalakten gemäß den geltenden Datenschutzbestimmungen verarbeitet und geschützt werden. Mit einer HR-Software, die DSGVO-konform ist, lässt sich das leichter umsetzen.
Einsichtsrecht
Gemäß § 83 Abs. 1 des Betriebsverfassungsgesetzes (BetrVG) haben Mitarbeiter das Recht, ihre Personalakte einzusehen. Dazu muss weder ein bestimmter Grund vorliegen, noch dürfen dem Mitarbeiter dafür Kosten berechnet werden. Mitarbeiteer dürfen sich auch Notizen zu der Personalakte machen. Eine Aushändigung ist jedoch nicht vorgesehen.
Fürsorgepflicht
Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass die Informationen in den Personalakten korrekt und aktuell sind und die Rechte der Mitarbeiter respektiert werden. Dazu gehört auch, dass der Zugriff durch Unbefugte verhindert wird und nur ein kleiner, relevanter Personenkreis Einsicht in die Personalakte hat.
Aufbewahrungspflicht
Unternehmen sollten die Personalakten für drei Jahre aufbewahren. In dieser Zeit haben Mitarbeiter nämlich das Recht, nachträgliche Zeugnisse anzufragen. Ein einfacher Zugriff auf die Personalakte erleichtert die Aushändigung. Darüber hinaus gibt es jedoch einige spezielle Aufbewahrungspflichten. Das sind:
- Dokumente zur betrieblichen Altersvorsorge: 6 Jahre
- Dokumente zur Lohnsteuer: 6 bis 10 Jahre
- Lohnlisten, Jahresabschlüsse oder Inventurunterlagen: 10 Jahre
Handhabung von Abmahnungen
Abmahnungen und andere disziplinarische Maßnahmen sollten sorgfältig dokumentiert und in der Personalakte des betreffenden Mitarbeiters aufbewahrt werden. Mitarbeiter haben jedoch die Möglichkeit dagegen vorzugehen, wenn sie den Tatverhalt bestreiten. Die Gegendarstellung muss ebenfalls in die Personalakte aufgenommen werden. Stellt sich heraus, dass die Abmahnung auf falschen Vorwürfen basiert, muss diese aus der Personalakte entfernt werden.
5 Tipps für mehr Struktur in der Personalakte
Damit Ihre Personalakten gut organisiert sind und Sie jederzeit die benötigten Informationen finden können, geben wir Ihnen hier fünf praktische Tipps:
1. Legen Sie die Personalakte frühzeitig an
Erstellen Sie die Personalakte eines neuen Mitarbeiters unmittelbar nach Arbeitsbeginn und sammeln Sie alle relevanten Dokumente wie den Arbeitsvertrag, die Personalien und andere erforderliche Unterlagen. So schaffen Sie direkt von Beginn an Struktur und vermeiden, dass Sie wichtige Informationen vergessen.
2. Sorgen Sie für eine regelmäßige Aktualisierung
Überprüfen Sie regelmäßig die Informationen in den Personalakten und aktualisieren Sie sie bei Bedarf. Dies gewährleistet, dass die Daten stets aktuell sind und Sie im Bedarfsfall schnell darauf zugreifen können.
3. Schaffen Sie eine klare Struktur der Personalakte
Ordnen Sie die Dokumente in der Personalakte logisch und übersichtlich nach verschiedenen Themenbereichen wie Personalien, Arbeitsvertrag, Gehaltsabrechnungen und sonstigen relevanten Unterlagen.
4. Beachten Sie den Schutz personenbezogener Daten
Achten Sie darauf, dass sensible Informationen in der Personalakte gemäß den Datenschutzbestimmungen geschützt sind. Zugriffsberechtigungen sollten klar definiert und eingehalten werden. Digitale Personalakten lassen sich durch Zugriffrechte sichern. Die Nutzung einer DSGVO-konformen Software schützt Sie vor dem unbefugten Zugriff Dritter.
5. Überprüfen Sie die Personalakte auf Vollständigkeit
Stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Dokumente und Informationen in der Personalakte vorhanden sind. Dies umfasst auch die Überprüfung auf Vollständigkeit bei Einstellung, Beförderung oder anderen Veränderungen im Arbeitsverhältnis.
Fazit: Einheitlicher Aufbau Ihrer Personalakte dank digitaler Umsetzung
Eine gut strukturierte Personalakte ist ein unverzichtbares Instrument für Unternehmen, um ihre Mitarbeiter effizient zu verwalten und gesetzliche Anforderungen zu erfüllen. Indem Sie unsere Tipps befolgen, stellen Sie sicher, dass Ihre Personalakten optimal organisiert sind. Mit einer digitalen Lösung schaffen Sie eine einheitliche Struktur und standardisieren den Aufbau Ihrer Personalakten. Außerdem halten Sie wichtige Datenschutzbestimmungen ein und respektieren damit die Rechte Ihrer Mitarbeiter.
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