Wie man einen Plan für das Änderungsmanagement erstellt

Die Grundelemente eines jeden Plans sind ähnlich. Es geht darum, organisatorische Strategien zu entwickeln, die eine nahtlose Umgestaltung des Unternehmens fördern. Richtiges Veränderungsmanagement setzt auf rigorose Planung und erkennt die Bedeutung eines systematischen Ansatzes an. So wird es gemacht.

Ziele für die Veränderungsinitiative klar umreißen

Bevor Sie irgendetwas anderes tun, müssen Sie sich über Ihre Ziele klar werden. Erfolgreiches Veränderungsmanagement setzt voraus, dass Sie genau wissen, was Sie erreichen wollen und wie sich dies mit den allgemeinen Unternehmenszielen vereinbaren lässt.

Seien Sie konkret. Wollen Sie:

• Verbesserung der Kundenzufriedenheitswerte?  

• Die Produktivität steigern?  

• Die Rentabilität steigern?  

Quantifizieren Sie die angestrebten Geschäftsergebnisse und machen Sie die Vision für alle Beteiligten kristallklar.

Ein Fehler, den manche Unternehmen begehen, ist, dass sie ihre Ziele umreißen, sie dann aber aus den Augen verlieren, wenn die täglichen Herausforderungen des Veränderungsmanagements Vorrang haben.

Die einzige Möglichkeit, dies zu verhindern, ist eine gute Planung und regelmäßige Überwachung. Die Investition in eine Unternehmensverwaltungssoftware wie die von Sage kann ein guter Schritt im Rahmen eines strategischen Ansatzes sein, zumal sie expandierenden mittleren und großen Unternehmen hilft, immer komplexere Vorgänge zu verwalten, indem sie Daten aus mehreren Abteilungen integriert und eine zentrale Datenbank schafft.

Das Tolle an dieser Art von Lösung ist, dass sie als ultimatives Projektmanagement-Tool fungiert. Es hilft Ihnen, jeden Aspekt Ihres Unternehmens zu verwalten, von der Kontrolle der Finanzen bis hin zur Optimierung der Kommunikationsstrategien. Sie können damit die Fortschritte genau im Auge behalten, um sicherzustellen, dass Sie Ihre Ziele erreichen.

Sobald Sie sich über Ihre Ziele und deren Überwachung im Klaren sind, sollten Sie den Einsatz eines Tools für die gemeinsame Planung (z. B. Figma) in Betracht ziehen. Auf diese Weise können Sie Feedback zu Ihren Ideen einholen und die neuen Ziele für alle klar verständlich machen.  

Identifizierung von Interessengruppen und Verständnis ihrer Interessen und ihres Einflusses

Ein gut ausgeführter Plan für das Veränderungsmanagement sollte Mitarbeiter und andere Interessengruppen aktiv in den Prozess einbeziehen, anstatt ihn von oben herab aufzuerlegen. Laut Gartner erhöht die Einbindung der richtigen Personen in den Übergangsprozess die Erfolgsaussichten der Veränderung um bis zu 15 %.

Wen wird der Veränderungsprozess betreffen? Und auf welche Weise? Hier stellen sich mitunter schwierige Fragen, und es ist besser, sie direkt anzugehen, als sie im Sande verlaufen zu lassen.

Wenn Sie z. B. Ihren Geschäftsbetrieb umstrukturieren, könnten sich einige Mitarbeiter über die möglichen Auswirkungen auf ihre Arbeitsplatzsicherheit besorgt fühlen. Andere könnten den Übergangsprozess als Störung bei der Erfüllung ihrer täglichen Aufgaben empfinden.

Sie können es sich nicht leisten, die Moral der Mitarbeiter zu ignorieren. Um einen reibungslosen Übergang zu ermöglichen, müssen alle mit an Bord sein. Ihr Führungsteam sollte in erster Linie klar darlegen, welche Vorteile jeder einzelne Mitarbeiter von der Umstellung haben wird.

Entwicklung einer Kommunikationsstrategie für die Stakeholder zur Information und Einbeziehung  

Wie lassen sich also alle wichtigen Interessengruppen am besten einbinden? Mit effektiver Kommunikation. Regelmäßige Kommunikation ist wichtig, um alle über die Fortschritte auf dem Laufenden zu halten und das Feedback der Mitarbeiter zu fördern.

Dies ist ein entscheidender Aspekt des Prozesses, denn Veränderungen verlaufen nicht immer in einer vorhersehbaren, linearen Weise. Es ist wahrscheinlich, dass Sie sich mit einigen komplexen Fragen auseinandersetzen müssen, bei deren Lösung das Fachwissen Ihres gesamten Teams von unschätzbarem Wert sein wird.

Eine einfache E-Mail-Kommunikation, in der Sie mitteilen, wie die Dinge laufen, ist ein guter Anfang, aber Sie können noch mehr tun, um einzelne Mitarbeiter wirklich einzubinden. Ziehen Sie andere Kommunikationskanäle in Betracht, z. B. regelmäßige Umfragen, um das allgemeine Meinungsbild zu ermitteln, und kollaborative digitale Teamarbeitsbereiche, die Silos auflösen und Brainstorming ermöglichen.  

Sie könnten auch über den Aufbau einer zentralen Dokumentendatenbank nachdenken, in der Sie alle Informationen im Zusammenhang mit dem Änderungsprozess speichern. Ein frei zugänglicher Informationsspeicher erhöht die Transparenz und gewährleistet, dass sich jeder in seinem eigenen Tempo einbringen kann.

Bestimmen Sie die für die Umsetzung der Änderungen erforderlichen Ressourcen

Der nächste Schritt Ihres umfassenden Plans sollte sich darauf konzentrieren, die für einen erfolgreichen Übergang erforderlichen Ressourcen zu ermitteln. Dies bedeutet, dass Sie die Schlüsselkomponenten des gesamten Prozesses ermitteln und sicherstellen müssen, dass Sie alles, was Sie für die Durchführung dieser Maßnahmen benötigen, beschaffen können.  

Zu den typischen Ressourcen, die Sie benötigen, gehören:

• Software für Projektmanagement

• Dedizierte Kommunikationskanäle

• Dokumentationstools

• Ausbildungsplan

Enterprise Resource Planning (ERP) ist ein entscheidender Aspekt für den Betrieb jedes Unternehmens, aber nie ist es wichtiger als bei umfangreichen Änderungen. Die Verwendung eines Cloud-ERP-Systems wie Sage ist eine einfache Möglichkeit, hier Best Practices zu befolgen. Es zentralisiert alle geschäftskritischen Daten, so dass Sie über die Informationen verfügen, die Sie benötigen, um Ihre finanziellen, personellen und materiellen Ressourcen zu planen und fundierte Entscheidungen für die Zukunft zu treffen.

Wenn Sie den Prozess des organisatorischen Änderungsmanagements durchlaufen, ist es einfacher, Ressourcen zu verwalten und alle wichtigen Beteiligten über die Entwicklungen zu informieren. Auch die spätere Analyse der Fortschritte wird dadurch vereinfacht.

Identifizierung potenzieller Risiken und Herausforderungen im Zusammenhang mit der Veränderung

Wir haben bereits den Widerstand gegen Veränderungen als ein mögliches Problem erwähnt, aber es gibt noch weitere. Diese Herausforderungen zu erkennen und darauf vorbereitet zu sein, ist eine entscheidende Komponente eines erfolgreichen Veränderungsmanagementplans.

Zu den häufigsten Risiken, auf die Sie achten sollten, gehören:

• Schlechte Kommunikation: Halten Sie die Kommunikationswege offen und informieren Sie alle Beteiligten regelmäßig.

• Langsame Entscheidungsfindung: Wenn Ihr Arbeitsablauf in hohem Maße davon abhängt, dass bestimmte Personen jeden Schritt genehmigen, kann dies die Abläufe erheblich verlangsamen.

• Mangelnde Akzeptanz: Fördern Sie eine positive Einstellung zum Wandel, indem Sie die Vorteile hervorheben und Handlungshindernisse beseitigen.

Generell ist auch die Rolle der Führung von entscheidender Bedeutung. Die Führungskräfte einer Organisation geben den Ton für die Unternehmenskultur an. Top-Manager müssen fest an den Veränderungsprozess glauben, sonst wird es schwierig sein, alle anderen davon zu überzeugen, sich voll und ganz auf das Projekt einzulassen.

Erstellung eines Zeitplans und eines Aktionsplans für die Umsetzung

Unterteilen Sie den Prozess in einzelne Phasen. Legen Sie für jede Phase einen klaren Aktionsplan und einen voraussichtlichen Zeitrahmen fest. Es ist eine gute Idee, jeden Schritt in mehrere Teilschritte zu unterteilen, damit Sie den Fortschritt leichter überwachen können.

Denken Sie daran, dass Veränderungen in der Regel länger dauern, als Sie denken, also planen Sie eine gewisse Zeitspanne ein. Es ist aber auch wichtig, den Prozess auf der Mikroebene im Auge zu behalten.  

So können Sie beispielsweise mit Hilfe von Zeiterfassungsinstrumenten aufzeichnen, wie lange eine einzelne Aufgabe dauert. Das sollte Ihnen helfen, künftige Änderungsmanagementmaßnahmen genauer zu planen.

Bieten Sie Schulungen und Unterstützung an, damit sich die Mitarbeiter auf die Veränderungen einstellen können.

Ein umfassender Schulungsplan ist eines der wichtigsten Elemente eines jeden Veränderungsprozesses. Ob es darum geht, Ihre Mitarbeiter mit neuen technologischen Plattformen vertraut zu machen oder sie in neue Strukturen und Prozesse einzuführen - regelmäßige Schulungen sind der Schlüssel zum Erfolg.

Vergessen Sie nicht, dass die Mitarbeiter Zeit brauchen werden, um sich mit den neuen Praktiken und Konzepten vertraut zu machen. Lassen Sie sie sich so weit wie möglich in ihrem eigenen Tempo anpassen und bieten Sie ihnen die Unterstützung, die sie für den Übergang benötigen.

Beziehen Sie Ihre mittleren Führungskräfte und Vorgesetzten in die Entwicklung der Schulungs- und Unterstützungsprogramme ein. Sie sind wahrscheinlich in der Lage, hilfreiche Vorschläge zu machen, weil sie die Bedürfnisse vor Ort kennen. Außerdem werden sie einen großen Teil der Umsetzung selbst übernehmen, daher ist es wichtig, dass sie über die entsprechenden Instrumente verfügen.