Virginie Taborowski
Content-Spezialistin
Zuletzt aktualisiert am
23.1.26
Best Practice
CRM Software Vergleich: Welche Lösung passt zu Ihrem Vertriebsteam?
7
min
Inhaltsverzeichnis
Ob Sie in Marketing, Vertrieb oder Kundenservice arbeiten: Überall entstehen täglich neue Daten und Aufgaben, die miteinander verbunden sind. Wer hier den Überblick behalten möchte, braucht ein System, das Prozesse zusammenführt und Informationen zentral verfügbar macht. Genau das leisten CRM-Systeme. Sie helfen Unternehmen, Kundenbeziehungen effizient zu verwalten, Vertriebsprozesse zu optimieren und die Zusammenarbeit im Team zu verbessern.
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, was ein CRM-System leistet, worauf Sie bei der Auswahl achten sollten und welche Lösungen sich besonders bewährt haben.
CRM-Systeme: Definition und Nutzen
CRM steht für Customer-Relationship-Management. Es bezeichnet die systematische Verwaltung und Pflege von Kundenbeziehungen. Ziel ist es, Interaktionen mit Kunden zu verbessern, Prozesse zu standardisieren und Daten effektiv zu nutzen.
Ein CRM-System ermöglicht:
- Zentrale Speicherung aller Kundendaten,
- Nachverfolgung von Kontaktpunkten und Interaktionen,
- Personalisierte Kommunikation,
- Effizientere Vertriebsprozesse.
Mit einem CRM-System gewinnen Sie einen vollständigen Überblick über Ihre Kunden, erkennen Chancen schneller und treffen fundierte Entscheidungen. Gerade für Vertriebsteams, die mehrere Leads gleichzeitig betreuen, ist dies ein entscheidender Vorteil. Gleichzeitig lassen sich Marketingkampagnen, Supportanfragen und Vertriebsziele einfacher koordinieren, was die gesamte Kundenkommunikation verbessert.
Welche Eigenschaften besitzt ein CRM-System?
Ein modernes CRM-System sollte folgende Kernfunktionen bieten:
- Zentrale Datenbasis: Alle Kundendaten an einem Ort, 360-Grad-Blick auf Kontakte, Leads und Bestandskunden. Dadurch haben Sie jederzeit aktuelle Informationen und vermeiden Doppelarbeit.
- Prozessautomatisierung: Automatisierung von Routineaufgaben wie Follow-ups, E-Mail-Kampagnen oder Erinnerungen an Angebote, damit mehr Zeit für persönliche Kundeninteraktion bleibt.
- Integration: Nahtlose Verbindung zu E-Mail-Programmen, Buchhaltung, Marketingtools oder Support-Systemen. Je mehr Schnittstellen vorhanden sind, desto einfacher ist die tägliche Arbeit.
- Reporting und Analysen: Dashboards und Berichte liefern wertvolle Insights für strategische Entscheidungen. Sie erkennen Trends, priorisieren Leads und steuern den Vertrieb datenbasiert.
- Benutzerfreundlichkeit: Intuitive Bedienoberfläche, die Ihr Team schnell annimmt. Je leichter die Einarbeitung, desto höher die Akzeptanz.
- Mobilität: Zugriff auf Kundendaten von unterwegs über Smartphones und Tablets, ideal für Außendienstmitarbeiter und flexible Teams.
Was Sie bei der Auswahl einer CRM-Software beachten sollten
Bei der Wahl eines CRM-Systems kommt es auf die Anforderungen Ihres Unternehmens und Ihres Vertriebsteams an. Folgende Kriterien sind besonders wichtig:
- Benutzerfreundlichkeit: Je einfacher die Bedienung, desto schneller arbeitet Ihr Team produktiv.
- Automatisierung: Prüfen Sie, welche Prozesse Sie standardisieren möchten, um Zeit zu sparen und Fehler zu reduzieren.
- Mobile Nutzung: Besonders relevant, wenn Ihr Team viel unterwegs ist.
- Datenschutz & DSGVO: Stellen Sie sicher, dass das System datenschutzkonform ist und die Kundendaten sicher verarbeitet werden.
- Skalierbarkeit: Die Software sollte mit Ihrem Unternehmen wachsen und zusätzliche Funktionen oder Nutzer problemlos integrieren.
- Integrationsfähigkeit: Prüfen Sie Schnittstellen zu anderen wichtigen Systemen wie E-Mail, Buchhaltung oder Marketing-Automation.
Beispiel: Ein Handwerksbetrieb möchte die Kommunikation mit seinen Kunden verbessern. Ein CRM-System mit zentraler Datenbasis, einfacher Terminverwaltung und Integration in die Buchhaltung hilft, Angebote schneller zu erstellen, Anfragen nachzuverfolgen und die Kundenbindung zu stärken. Gleichzeitig kann das Team Erinnerungen und Follow-ups automatisieren, sodass keine Anfrage verloren geht.
Die fünf besten CRM-Systeme im Vergleich
Der Markt für CRM-Systeme wächst stetig. 2025 wurde der Umsatz auf rund 82,4 Millionen US-Dollar geschätzt und soll bis 2030 auf 163,4 Millionen steigen. Dieses Wachstum zeigt die steigende Bedeutung von CRM-Systemen.
Im Folgenden stellen wir fünf führende CRM-Lösungen vor, die unterschiedliche Anforderungen bedienen und für verschiedene Unternehmensgrößen geeignet sind.
1. Ninox
Für Unternehmen, die individuelle Anpassungen schätzen, bietet Ninox eine flexible Low-Code-Plattform. Damit lassen sich CRM-Lösungen exakt an die eigenen Prozesse anpassen, ohne dass umfangreiche Programmierkenntnisse erforderlich sind. Nutzer können Felder, Workflows und Dashboards selbst gestalten. Besonders kleine und mittlere Unternehmen profitieren davon, dass Vertriebs-, Projekt- und Kundenmanagement in einer Oberfläche kombiniert werden können, wodurch Arbeitsschritte effizienter gestaltet werden.
Das Beste ist, dass Ninox ein CRM-Modul bietet. Somit haben Sie in nur einem Klick ein vollständiges CRM implementiert, das sich jedoch auch individuell erweitern lässt. Anstatt sich auf eine Standardlösung zu verlassen, können Sie Ihr ganz eigenes CRM-System bauen und somit die perfekte Lösung für Ihre Prozesse erzielen.
Ninox CRM ist die flexible und individuell anpassbare Komplettlösung für Ihr Unternehmen. Hier erfahren Sie mehr.
2. HubSpot
Wer ein einfaches und kostenloses CRM sucht, findet mit HubSpot eine praktische Lösung. Das System umfasst Kontaktmanagement, E-Mail-Tracking, Deal-Pipelines und Reporting. Besonders vorteilhaft ist die modulare Erweiterbarkeit: Marketing-, Sales- und Service-Module lassen sich ergänzen, sodass das System mit Ihrem Unternehmen wächst.
Mit HubSpot können Sie Leads automatisch pflegen, den Vertrieb koordinieren und Kampagnen direkt aus dem System heraus steuern. Neben der kostenfreien Variante bietet HubSpot auch verschiedene Leistungspakete an – je nach Funktionsumfang.
3. Freshsales (ehemals Freshworks CRM)
Freshsales punktet durch eine benutzerfreundliche Oberfläche, smarte Automatisierungen und umfangreiche Integrationen. Die Software unterstützt insbesondere mittelständische Unternehmen dabei, Vertriebsprozesse effizient zu steuern.
Funktionen wie Lead-Scoring, E-Mail-Tracking und Workflow-Automatisierung sorgen dafür, dass Ihr Team produktiver arbeitet. Zusätzlich erleichtert die mobile Nutzung die Arbeit für Außendienstmitarbeiter, während Dashboards detaillierte Einblicke in Vertriebsaktivitäten liefern.
4. Monday CRM
Monday CRM setzt auf visuelle Darstellungen und flexible Workflows. Teams können ihre Prozesse individuell gestalten, Verantwortlichkeiten klar zuordnen und Arbeitsabläufe transparent abbilden. Besonders geeignet für Unternehmen mit dynamischen Vertriebsstrukturen, die Flexibilität benötigen.
Die Drag-and-Drop-Oberfläche und Automatisierungsmöglichkeiten steigern die Effizienz, während Schnittstellen zu vielen Tools eine einfache Integration in bestehende Arbeitsumgebungen ermöglichen.
5. Salesforce
Salesforce gehört zu den bekanntesten CRM-Systemen weltweit und bietet eine Vielzahl an Funktionen für Vertrieb, Marketing und Kundenservice. Die Plattform ist besonders für große Unternehmen mit komplexen Anforderungen interessant. Mit über 1.000 Integrationen und der KI-Plattform Einstein 1 können Verkaufschancen präzise analysiert und Vertriebsprognosen erstellt werden.
Die Lösung ist skalierbar und flexibel, jedoch auch kostenintensiv und komplex in der Einrichtung. Sie eignet sich für Unternehmen, die ein umfassendes System suchen, das alle Geschäftsbereiche integriert.
Low-Code im CRM – Mehr Flexibilität für den Vertrieb
Low-Code-Plattformen geben Ihnen die Möglichkeit, Ihr CRM flexibel an die Bedürfnisse Ihres Vertriebsteams anzupassen, ohne tiefgehende IT-Kenntnisse zu benötigen. Workflows, Dashboards und Berichte können direkt im System erstellt oder angepasst werden, was besonders für komplexe oder individuelle Vertriebsprozesse entscheidend ist. Stellen Sie sich vor, Sie könnten neue Prozesse innerhalb weniger Stunden modellieren, statt auf externe Entwickler warten zu müssen – genau das ermöglichen Low-Code-Lösungen.
Diese Flexibilität hilft insbesondere, wenn sich Marktbedingungen ändern, neue Produkte eingeführt werden oder Ihr Vertriebsteam neue Strategien ausprobiert. Sie sparen Zeit, reduzieren Fehlerquellen und können direkt auf Kundenfeedback reagieren.
Low-Code-Systeme bieten unter anderem:
- Schnelle Anpassung an sich ändernde Vertriebsprozesse: Neue Workflows lassen sich ohne langen Implementierungsaufwand einrichten.
- Integration mit bestehenden Tools: Verbinden Sie Ihr CRM nahtlos mit E-Mail-Programmen, Marketing-Software oder Buchhaltungssystemen.
- Automatisierung wiederkehrender Aufgaben: Routineaufgaben wie Follow-ups, Erinnerungen oder Reports laufen automatisch, sodass Ihr Team sich auf das Wesentliche konzentrieren kann.
Fazit: Das richtige CRM für Ihr Vertriebsteam finden
Die Wahl der passenden CRM-Software ist entscheidend für den Erfolg Ihres Vertriebsteams. Ein sorgfältiger CRM-Software Vergleich zeigt, welche Lösung am besten zu Ihren Prozessen passt. Achten Sie auf Benutzerfreundlichkeit, Automatisierung, Mobilität, Datenschutz und Integrationen. Low-Code-Systeme bieten zusätzliche Flexibilität, um Ihr CRM individuell anzupassen. So optimieren Sie Vertriebsprozesse, stärken Kundenbeziehungen und erschließen langfristig Umsatzpotenziale.
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