Virginie Taborowski
Content-Spezialistin
Zuletzt aktualisiert am
15.10.24
Best Practice
Ist die digitale Krankmeldung Pflicht? Leitfaden für Arbeitgeber
6
min
Inhaltsverzeichnis
- Was ist die digitale Krankmeldung?
- Die Einführung der Pflicht zur digitalen Krankmeldung
- So funktioniert die digitale Krankmeldung
- Vorteile der digitalen Krankmeldung
- Rechtliche Aspekte der digitalen Krankmeldung
- Das müssen Sie wissen: 5 Tipps für die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung
- Fazit: Mehr Effizienz und weniger Bürokratie durch die digitale Krankmeldung
Seit 2023 ist die digitale Krankmeldung für Arbeitgeber Pflicht. Die Umstellung bringt einige Veränderungen mit sich, die Arbeitgeber beachten müssen.
In diesem Leitfaden erfahren Sie, was die digitale Krankmeldung bedeutet, wie sie funktioniert und welche rechtlichen Aspekte Sie als Arbeitgeber kennen sollten.
Was ist die digitale Krankmeldung?
Die digitale Krankmeldung ersetzt den klassischen „gelben Schein“, der bisher bei einer Arbeitsunfähigkeit als Nachweis diente. Statt, dass Arbeitnehmer das Formular in Papierform an ihren Arbeitgeber weitergeben, läuft der Prozess jetzt digital ab.
Der behandelnde Arzt stellt die Arbeitsunfähigkeit wie gewohnt fest, übermittelt diese jedoch elektronisch direkt an die Krankenkasse des Arbeitnehmers. Der Arbeitgeber ruft diese Daten dann bei der Krankenkasse ab, um sie in sein Entgeltabrechnungsprogramm zu integrieren. Dieser Prozess wird als elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) bezeichnet.
Die Einführung der Pflicht zur digitalen Krankmeldung
Die Einführung der Pflicht zur digitalen Krankmeldung erfolgte durch das Bürokratieentlastungsgesetz III, das der Bundestag am 18. September 2019 verabschiedete.
Ziel war es, Verwaltungsaufwände zu reduzieren und den Prozess der Krankmeldung effizienter zu gestalten. Durch die Digitalisierung wird der Papierkram nun minimiert und der Informationsaustausch beschleunigt.
Wichtige Fristen und Termine:
- 2021: Erste Pilotprojekte zur digitalen Krankmeldung.
- 2022: Arztpraxen waren verpflichtet, Arbeitsunfähigkeiten elektronisch an die Krankenkassen zu übermitteln.
- Januar 2023: Die digitale Krankmeldung wurde für Arbeitgeber Pflicht.
So funktioniert die digitale Krankmeldung
Die digitale Krankmeldung verläuft in einem klar definierten Ablauf, der sowohl für Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber einfacher und effizienter ist:
- Feststellung der Arbeitsunfähigkeit: Der Arbeitnehmer wird vom Arzt krankgeschrieben. Anstatt wie früher den „gelben Schein“ auszustellen, übermittelt die Arztpraxis die Krankmeldung nun jedoch direkt und digital an die Krankenkasse des Arbeitnehmers.
- Datenübermittlung an die Krankenkasse: Die Krankenkasse erhält die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) und speichert die relevanten Daten ab, die anschließend für den Arbeitgeber bereitgestellt werden.
- Abruf durch den Arbeitgeber: Der Arbeitgeber muss die Krankmeldung über eine spezielle, zugelassene Software von der Krankenkasse abrufen. Das erfolgt frühestens ab dem fünften Kalendertag nach Beginn der Krankschreibung, denn vorher sind die Daten oftmals nicht verfügbar.
- Verwendung der Daten: Die abgerufenen Krankmeldungsdaten werden anschließend automatisch in das Lohnabrechnungssystem des Unternehmens integriert und dort weiterverarbeitet. So können Entgeltfortzahlungen ohne Verzögerung korrekt durchgeführt werden.
Durch diesen automatisierten Prozess wird der manuelle Aufwand deutlich reduziert und mögliche Verzögerungen oder Fehler bei der Übermittlung vermieden.
Vorteile der digitalen Krankmeldung
Die Einführung der digitalen Krankmeldung bietet für Arbeitgeber, Arbeitnehmer und das Gesundheitssystem zahlreiche Vorteile.
Für Arbeitgeber bedeutet sie vor allem eine erhebliche Erleichterung im Verwaltungsprozess. Statt Krankmeldungen manuell zu erfassen, erfolgt der Abruf der Bescheinigungen digital und automatisiert. Dadurch wird nicht nur der Papieraufwand reduziert, sondern auch die Bearbeitung deutlich beschleunigt. Krankmeldungen können direkt ins Abrechnungssystem integriert und ohne Verzögerungen verarbeitet werden. Das spart zum einen Zeit und minimiert zum anderen das Risiko von Übertragungsfehlern. Außerdem entfällt die oft mühselige Nachverfolgung fehlender Krankmeldungen, da der Prozess nun transparent und nachvollziehbar ist.
Auch Arbeitnehmer profitieren von der neuen Regelung. Sie müssen die Krankmeldung nicht mehr persönlich zum Arbeitgeber bringen oder per Post schicken, was gerade bei längeren Erkrankungen eine deutliche Erleichterung darstellt. Der digitale Prozess sorgt dafür, dass sich Arbeitnehmer voll und ganz auf ihre Genesung konzentrieren können, ohne sich um den bürokratischen Ablauf zu kümmern.
Für das Gesundheitssystem bedeutet die digitale Krankmeldung eine bessere Vernetzung zwischen Ärzten, Krankenkassen und Arbeitgebern. Der Datenaustausch erfolgt schneller und effizienter und sorgt damit für eine optimierte Integration der Informationen. Diese digitale Vernetzung verbessert auch die Transparenz und hilft, mögliche Fehlerquellen im System zu reduzieren.
Rechtliche Aspekte der digitalen Krankmeldung
Die Einführung der digitalen Krankmeldung bringt auch rechtliche Pflichten und Vorgaben mit sich. Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass sie über die notwendige Software verfügen, um die Krankmeldungen digital abrufen zu können. Diese Software muss den datenschutzrechtlichen Anforderungen entsprechen und zertifiziert sein.
Ein weiterer rechtlicher Aspekt ist die Anbindung an den KIM-Dienst (Kommunikation im Medizinwesen), die für Arztpraxen verpflichtend ist, um die Krankmeldungen sicher an die Krankenkassen zu übermitteln.
Pflichten und Rechte der Arbeitnehmer
Arbeitnehmer sind weiterhin verpflichtet, sich beim Arbeitgeber krankzumelden. Sobald ein Arbeitnehmer krank ist, ist er dazu angehalten, sich telefonisch oder per Mail bei der HR-Abteilung von der Arbeit abzumelden. Arbeitgeber dürfen auch die geschätzte Dauer der Abwesenheit erfragen. Angestellt müssen jedoch den „gelben Schein“ nicht mehr in Papierform abgeben. Auf Wunsch können sie dennoch eine Papierkopie der Krankmeldung vom Arzt erhalten.
Verantwortung des Arbeitgebers
Arbeitgeber sind verpflichtet, die digitale Krankmeldung aktiv bei den Krankenkassen abzurufen. Sie müssen sicherstellen, dass dieser Prozess reibungslos abläuft und dass die Krankmeldungen fristgerecht in die Entgeltabrechnung einfließen.
Das müssen Sie wissen: 5 Tipps für die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung
- Erstellen Sie klare interne Abläufe: Stellen Sie sicher, dass Ihre Personalabteilung genau weiß, wie der Abruf der eAU funktioniert und wer dafür verantwortlich ist.
- Nutzen Sie eine zertifizierte Software: Um die Daten der Krankenkassen abzurufen, benötigen Sie eine datenschutzkonforme und zugelassene Software.
- Vermeiden Sie Missverständnisse bei Sonderfällen: Die eAU gilt nicht für privatärztliche Bescheinigungen oder für Krankmeldungen, die die Erkrankung eines Kindes betreffen oder Atteste, die im Ausland ausgestellt wurden. In diesen Fällen ist weiterhin eine Papierbescheinigung erforderlich.
- Halten Sie Fristen ein: Der Abruf der digitalen Krankmeldung muss spätestens am fünften Kalendertag nach Beginn der Arbeitsunfähigkeit erfolgen. Planen Sie diese Fristen in Ihre Prozesse ein.
- Informieren Sie Ihre Mitarbeiter: Ihre Arbeitnehmer sollten wissen, dass der „gelbe Schein“ nun digital übermittelt wird. Machen Sie auch deutlich, dass sie weiterhin verpflichtet sind, sich direkt beim Arbeitgeber krankzumelden.
Fazit: Mehr Effizienz und weniger Bürokratie durch die digitale Krankmeldung
Die digitale Krankmeldung ist seit 2023 Pflicht für Arbeitgeber und bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Sie reduziert den Papieraufwand, beschleunigt den Prozess der Krankmeldung und bietet mehr Transparenz. Arbeitgeber sollten jedoch sicherstellen, dass sie über die richtige Software verfügen und die rechtlichen Anforderungen einhalten. Mit klaren internen Abläufen und der richtigen Vorbereitung gelingt der Umstieg auf die digitale Krankmeldung problemlos.
