So finden Sie die richtige HR-Software für den Mittelstand
Die Wahl der richtigen HR-Software ist ein schwieriges Unterfangen. Einmal eingeführt und alle Daten eingegeben, ist der Wechsel für alle Unternehmen nicht mehr so einfach. Umso wichtiger also, dass Ihr HR-Tool genau auf Ihre Prozesse angepasst ist und Sie die richtige Wahl treffen.
Eine HR-Software für ein Unternehmen im Mittelstand muss noch mehr können. Aspekte wie Kosten, Skalierung und Individualisierung sind wichtig für die Kaufentscheidung. Wir zeigen Ihnen in diesem Artikel, worauf Sie bei Ihrer Personal-Software für den Mittelstand in Deutschland achten müssen.
Vorteile und wichtige Funktionen einer HR-Software für den Mittelstand
Eine gute HR-Software hilft Ihnen dabei, Zeit zu sparen. Mit wichtigen Kernfunktionen wie Zeiterfassung oder Mitarbeiterstammdaten ausgestattet, kann das HR-Tool besonders Ihre Prozesse digitalisieren.
Zu Beginn ist der Aufwand mit einer Software für Personalmanagement höher; Sie müssen alle Urlaubskontingente und Lohnarten einstellen. Danach kümmert sich allerdings die HR-Software um alles administrative, sodass Sie im besten Fall mehr Zeit für andere Aufgaben zur Verfügung haben.
Diese Effizienz und Hilfestellung können allerdings nur gewährleistet werden, wenn Sie ein Personalmanagement-Tool nutzen, was Ihre Kernfunktionen abdeckt. Auf folgende Funktionen sollten Sie bei einer HR-Software für den Mittelstand setzen:
- Personalverwaltung sowie Mitarbeiterstammdaten: Um die Papierakten loszuwerden, hilft es, alles zu digitalisieren. Alles zum Thema Aufbewahrungsfristen und Tipps lesen Sie in unserem Blogartikel zum Personalakten digitalisieren. Praktisch ist es, wenn Sie Arbeitsverträge und weitere Dokumente in der digitalen Personalakte, also in der HR-Software, speichern können.
- Abwesenheiten und Urlaub: Viele Unternehmen setzen bei diesem Prozess noch auf Excel. Um aber eine effiziente Personalverwaltung zu gewährleisten, sollten Sie auf eine Software setzen. Hier müssen Sie nämlich nichts mehr manuell eintippen, wodurch sich Fehler einschleichen können. Ist das Urlaubskontingent einmal eingetragen, kann das HR-Tool in der Regel alles automatisch berechnen.
- Zeiterfassung: Dieses Thema köchelt immer wieder in den Nachrichten hoch. Unternehmen müssen die Zeiten Ihrer Mitarbeiter erfassen. Um hier immer regelkonform zu arbeiten, sollten Sie auf eine HR-Software für Unternehmen ansässig in Deutschland vertrauen.
- On- und Offboarding: Auch dieser Prozess lässt sich mithilfe einer Personal-Software optimieren. Legen Sie alle Aufgaben zur Einarbeitung in einer Vorlage fest und weisen Sie Mitarbeitern Aufgaben zu, um wiederkehrende Prozesse zu digitalisieren und damit zu optimieren. In einer Software für Personalmanagement sehen die neuen Mitarbeiter dann, was sie an ihren ersten Tagen zu tun haben. Damit sparen besonders HR-Manager Zeit.
- Recruiting: Auch diese Funktion ist sehr beliebt in einer HR-Software für den Mittelstand. Damit können Sie offene Jobpositionen ausschreiben und die Bewerbungen im HR-Tool sammeln. Geben Sie die Bewerbungen an Mitarbeiter frei, die Teil des Bewerbungsprozesses sind oder machen Sie sich Notizen zu Gesprächen, um alles gesammelt an einem Ort gespeichert zu haben.
Neben diesen Kernfunktionen kann eine Software für Personalwesen allerdings noch mehr bieten. Hier kommt es aber stark darauf an, was Sie genau benötigen. Eine vorbereitende Lohnabrechnung beispielsweise hilft Ihnen auf Knopfdruck, die wichtigsten Daten für Ihren Steuerberater vorzubereiten und listet Ihnen alle Daten samt Lohnmodellen und Einmalzahlungen Ihrer Mitarbeiter auf.
Automatisierte Abrechnungen helfen noch einmal erheblich bei der Effizienz. Eine gute HR-Software für den Mittelstand berechnet Steuern und Sozialversicherungsbeiträge selbstständig und berücksichtigt im besten Fall lokale gesetzliche Änderungen.
Je nach Größe Ihres Unternehmens sind Berichte auch ein wichtiges Thema. Die Basis für eine gute Mitarbeiterverwaltung fußt auf einer Software, die Ihnen eine detaillierte Analyse anbieten kann. So treffen Sie fundierte Entscheidungen aufgrund von Zahlen und sehen jederzeit verschiedene Metriken wie zum Beispiel die Mitarbeiterfluktuation, Krankheitstage oder aber Leistungsübersichten über alle Mitarbeiter.
Tipps für das richtige HR-Tool für den Mittelstand
Wichtig ist, dass Sie sich vorher Gedanken müssen, welche Funktionen Sie für Ihr Unternehmen brauchen. Stellen Sie ein Team zusammen und evaluieren Sie gemeinsam, welche HR-Software für Sie passend sein könnte.
Dabei können Sie sich folgende Fragen zu Ihrem künftigen Personalmanagement-Tool stellen:
- Welche Arbeitsprozesse kosten Sie und Ihre Mitarbeiter am meisten Zeit im Alltag?
- Welche Funktionen benötigen Sie genau? Welche Funktionen werden Sie in der Zukunft benötigen?
- Welche Programme nutzen Sie derzeit? Welche davon soll die neue HR-Software für den Mittelstand ersetzen bzw. an welches Programm angebunden werden (Stichwort: Integration in Ihr bestehendes System)?
- Wer soll alles mit der HR-Software arbeiten: nur eine Abteilung oder das ganze Unternehmen?
Schreiben Sie alle Anwendungsfälle auf und testen Sie diese dann in der neuen Software für Personalverwaltung. Was sollen Mitarbeiter mit der Software machen können und wie leicht ist das im neuen HR-Tool abzubilden? Schreiben Sie diese Verwendungszwecke auf und fragen Sie diese im Vorgespräch mit dem Anbieter für HR-Softwares ab.
Auswahlkriterien für die richtige Personal-Software
Neben Ihren individuellen Bedürfnissen und Anwendungsfällen gibt es noch allgemeine Themen, auf die Sie bei einer HR-Software für den Mittelstand achten sollten.
Wichtig ist zum Beispiel, dass die Server des HR-Tools DGSVO-konform sind und sich in Europa befinden. Achten Sie auch auf Zertifikate, die die Sicherheit der Daten verdeutlichen. Auf Nummer sicher gehen Sie, wenn der Serverstandort in Deutschland liegt. Das ist besonders wichtig, wenn Sie kein oder nur ein kleines IT-Team besitzen.
Weitere Kriterien für die perfekte Software für Personalwesen:
- Kosten: Legen Sie ein Budget für Ihre neue HR-Software fest. Achten Sie hier auch ganz besonders auf zusätzliche Kosten. Es gibt Anbieter, die mit Zusatzgebühren arbeiten, die nicht auf den ersten Blick ersichtlich sind. So müssen Sie beispielsweise eine Datenschutz- oder Einarbeitungsgebühr zusätzlich zahlen. Rechnen Sie auch aus, wie viel die laufende Wartung kosten wird.
- Individualisierung: Jedes Unternehmen ist anders. Sie haben Anforderungen, die andere Unternehmen aus dem Mittelstand nicht haben. Fragen Sie sich deshalb, wie sehr sich die Software an Ihre spezifischen Bedürfnisse anpassen lässt. Bedenken Sie allerdings, dass eine komplett maßgeschneiderte Lösung mehr Kosten verursacht.
- Integration: Wie bereits im Abschnitt davor besprochen, sollten Sie sich Gedanken darüber machen, welche Softwares sich mit dem neuen HR-Tool verbinden müssen und welche ersetzt werden können. Gibt es Programme, die mit der HR-Software für den Mittelstand kommunizieren und zum Beispiel Daten austauschen müssen? Achten Sie darauf, wie nahtlos die Softwarelösung in Ihr bestehendes System integriert werden kann.
- Benutzerfreundlichkeit: Damit sich Ihre Mitarbeiter an die neue Personalverwaltungssoftware gewöhnen können, muss der Umstieg so leicht wie möglich sein. Dafür muss das HR-Tool allerdings auch einfach zu bedienen sein. Vor allem umfangreiche Schulungen und Frage-und-Antwort-Sitzungen kosten Unternehmen im Mittelstand viel Geld, was oft nicht im Budget vorgesehen ist.
- Zugänglichkeit: Bieten Sie alternative Arbeitsplatzmodelle wie Remote Work an oder arbeiten Ihre Mitarbeiter von unterwegs? Dann sollten Sie unbedingt darauf achten, dass Sie Ihr Personalmanagement nicht nur per Software, sondern auch per mobiler App verwalten können.
- Support: Erkundigen Sie sich unbedingt, wie Sie den technischen Support des Software-Anbieters erreichen können. Wie schnell bzw. einfach erreichen Sie jemanden vom Support-Team und über welche Kanäle?
Für viele kleine und mittelständische Unternehmen in Deutschland gibt es Ambitionen zu wachsen. Ihr HR-Tool muss in diesem Fall natürlich skalierbar und erweiterbar sein.
