Digitalisierung Immobilienwirtschaft: Chancen nutzen und Datenqualität verbessern

Digitale Mieterakten sind bereits in vielen Wohnungsunternehmen vorhanden. Doch an dieser Stelle hört es bei den meisten Unternehmen der Immobilienwirtschaft mit dem Thema Digitalisierung schon wieder auf. Obwohl ganzheitliche Softwarelösungen immense Chancen bieten, verharrt die Wohnungswirtschaft in Einzellösungen.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen deshalb, wie Sie mit Ninox mehr als nur eine Herausforderung in der digitalen Immobilienwelt lösen und welche ungeahnten Potenziale sich dabei bieten.

Ist-Stand der Digitalisierung in der Wohnungswirtschaft

Befragungen von Deloitte zeigen ganz klar, dass die Wohnungswirtschaft in den letzten Jahren in puncto Digitalisierung aufgeholt hat. Doch die Entwicklung geht recht schleichend voran und noch immer zeigt die Branche große Lücken auf. Die wichtigste Voraussetzung einer erfolgreichen Digitalisierung der Wohnungswirtschaft ist, dass Daten digital vorliegen und die Kommunikation zwischen Verwaltung und Mietern oder Käufern elektronisch erfolgt. Derzeit ist das jedoch bei gerade einmal 11 % Realität. 59 % sehen eine digitale und medienbruchfreie Vernetzung jedoch in ihrem 5-Jahres-Plan verankert.

Die größte Herausforderung liegt in der fehlenden Strategie. Es mangelt an Konzepten, die die Richtung für die Digitalisierung der Wohnungswirtschaft vorantreiben. Der traditionellen Branche fehlt es häufig an Vorausschau, welchen Mehrwert die digitale Transformation mit sich bringt. Außerdem sind vorgefertigte Lösungen nicht immer für alle Wohnungsunternehmen gleich geeignet – viele Unternehmen brauchen flexible Lösungen, die einfach anzupassen sind.

Wie Prozessoptimierung beim Immobilienmanagement geht, zeigt sich am Beispiel der Ocean Real Estate Management – das Unternehmen hat mit Ninox eine zentrale Anwendung für Immobilienverwaltung, Projektmanagement und Dokumentation geschaffen, in der sämtliche Daten verwaltet werden. Auch der Fertighaushersteller Kampa hat seine Lösung vom Vertragseingang bis zur Hausübergabe eigenständig mit Ninox entwickelt. Mit einer Low-Code-Plattform wie Ninox müssen nämlich keine Abstriche gemacht werden, sondern Sie entwickeln Ihre digitale Datenbank ganz nach Ihren individuellen Wünschen.

Welche Vorteile die Digitalisierung in der Immobilienwirtschaft mit sich bringt

Bereits jetzt sichern sich Wohnungswirtschaftsunternehmen durch die Digitalisierung ihrer Prozessstrukturen wichtige Wettbewerbsvorteile. Künftig wird erwartet, dass die Spanne zwischen Branchenvorreitern und traditionellen Wohnungsunternehmen weiter zunehmen wird.

Die wichtigsten Vorteile für die Digitalisierung der Immobilienwirtschaft sind die Effizienzsteigerung bei Prozessen sowie die Verbesserung der Qualität von Daten. Das bestätigen auch viele Ninox-Anwender aus dem Baugewerbe und der Immobilienwirtschaft. Das Unternehmen konnte durch die mobile Erfassung seiner Daten in Ninox eine deutlich verbesserte Aktualität sowie Qualität der Informationen feststellen.

Neben den externen Vorteilen ergeben sich auch für die interne Unternehmensstruktur ungeahnte Potenziale. So verschafft die Digitalisierung der Wohnungswirtschaft Unternehmen eine verbesserte Planung und sie stärkt das Wissensmanagement innerhalb der Organisation. Dadurch werden Fehler minimiert, was schließlich Ressourcen für andere Projekte freisetzt.

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Drei Herausforderungen in der Wohnungswirtschaft, die Sie mit Ninox effizient lösen

Von Mieter-Apps über mobile Mieterwechselprozesse bis hin zur Vermarktung von Immobilien über digitale Kanäle: Das Potenzial der Digitalisierung in der Immobilienwirtschaft ist enorm. In der Umsetzung zeigt sich jedoch häufig, dass digitale Lösungen nicht ganzheitlich betrachtet werden, sondern Silo-Denken und die Überwindung von Einzelproblemen im Vordergrund stehen. Mit Ninox lösen Sie beides: Dank unzähliger Vorlagen für die Immobilienbranche digitalisieren Sie Prozesse mit einem Klick. Gleichzeitig lässt sich Ninox als Low-Code-Plattform an spezifische Anwendungsgebiete ganz einfach anpassen.

Nachfolgend zeigen wir Ihnen drei Herausforderungen, die Sie direkt mit Ninox lösen können:

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1. Digitale Dokumentation von Mieterakten und Mietverwaltung

Zum größten digitalen Anwendungsgebiet in der Wohnungswirtschaft gehören Mieterakten. Mit der Vorlage für Kontakte legen Sie in Ninox in nur wenigen Minuten eine digitale Datenbank all Ihrer Mieter an. Pflegen Sie dazu Kontaktdaten ein und fügen Sie gegebenenfalls Notizen hinzu – wie beispielsweise gemeldete Mängel, Einzugsdatum oder eingereichte Mietkündigungen.

Möchten Sie hingegen Ihre Liste an Miet-Interessenten digitalisieren, bietet das Immobilien-Template den idealen Ausgangspunkt. In die Maske tragen Sie Stammdaten, Termine sowie Notizen ein. Eingereichte Dokumente lassen sich als PDF-Datei anhängen. Das Beste ist, dass Sie die Daten noch während der Besichtigung vor Ort eintragen und abspeichern können.

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2. Effiziente Objektvermietung

Ausgedruckte Immobiliendatenblätter sind noch immer der Standard in vielen Wohnungsunternehmen. Zusätzlich werden die Daten häufig in eine Excel-Tabelle eingetragen. Das ist jedoch nicht nur eine riskante Datenverwahrung, sondern bietet auch den Nachteil, dass Angebote nicht direkt an Interessenten verschickt werden können.

Die Immobilien-Vorlage in Ninox bietet die Möglichkeit, Ihre Objekte in einer zentralen Übersicht abzubilden. Pflegen Sie in den Datensatz alle relevanten Informationen wie beispielsweise Adresse, Zimmer, Preis, Ausstattung, Grundriss, Bilder sowie die Nutzungsart als Wohnung oder Gewerbefläche ein. Interessenten lassen sich direkt an die Objekte anknüpfen, sodass einer effizienten Immobilienvermittlung nichts mehr im Weg steht.

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3. Lückenlose WEG-Verwaltung

Zu den Aufgaben einer Wohneigentumsgemeinschaft (kurz WEG) gehören unter anderem das Erstellen einer Hausordnung, Instandhaltungsmaßnahmen sowie die Kontrolle der ordnungsgemäßen Bewirtschaftung von Immobilien oder Anlagen. Somit übernimmt die WEG zahlreiche Aufgaben für die Eigentümergemeinschaft. Für eine rechtssichere und ordentliche Absprache zwischen allen Parteien sind digitale Tools eine enorme Erleichterung.

Mit Ninox lassen sich beispielsweise Aufgabenprotokolle, Wartungsprotokolle sowie Mängelprotokolle digital abbilden. Das bietet den Eigentümern nicht nur einen detaillierten Überblick, sondern trägt gleichzeitig zum Werteerhalt der Immobilien bei. Anders als lose Notizen kann die digitale Dokumentation nämlich nicht verloren gehen. Das bedeutet auch, dass Instandsetzungen immer rechtzeitig umgesetzt werden können.

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Fazit: Digitalisierung steigert Effizienz interner Prozesse und Werteerhalt von Immobilien in der Wohnungswirtschaft

Die Potenziale, die die Digitalisierung in der Wohnungswirtschaft mit sich bringt, sind enorm – jedoch längst nicht ausgeschöpft. Immobilienunternehmen, die sich schon jetzt mit ganzheitlichen Softwarelösungen auseinandersetzen, steigern nicht nur die Effizienz interner Prozesse, sondern tragen nachhaltig zum Werteerhalt Ihrer Objekte bei. Gleichzeitig verschaffen Plattformen wie Ninox einen deutlichen Wettbewerbsvorteil, da sie sich auf umfassende Strategien anstatt auf Einzellösungen konzentrieren.

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