So gelingt der Umstieg von Access zu Ninox

So gelingt eine erfolgreiche Migration: Schritt-für-Schritt

Die Migration von Access zu Ninox ist kein Selbstläufer. Sie erfordert eine strukturierte Vorgehensweise. Gehen Sie idealerweise in diesen drei Phasen vor:

• Evaluierungsphase: In dieser Phase analysieren Sie Ihre bestehende Access-Datenbank. Welche Tabellen, Formulare und Berichte sollen übernommen werden? Welche Prozesse lassen sich mit Ninox künftig besser abbilden? Ziel ist es, ein klares Bild der Anforderungen zu erhalten.

• Portierungsphase: Hier beginnt die technische Umsetzung. Sie exportieren die Daten aus Access, bereiten sie auf und importieren sie in Ninox. Außerdem passen Sie Formulare, Ansichten und Berichte an das neue System an.

• Abschlussphase: In dieser letzten Phase testen Sie die Anwendung gründlich, beheben letzte Fehler, schulen Ihre Mitarbeitenden und stellen den laufenden Betrieb sicher.

Im Folgenden zeigen wir Ihnen eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung, mit der Sie Ihre Daten sauber und ohne Informationsverlust übertragen.

Schritt 1: Datenmodell beschreiben

Zwischen dem Datenbankmodell von Microsoft Access und Ninox bestehen grundlegende Unterschiede. In Access werden Tabellen relational über selbst definierte Schlüsselfelder miteinander verknüpft. In Ninox hingegen erfolgt die Verknüpfung über einzelne Datensätze einer Tabelle.

Das bedeutet: Eine Beziehung zwischen zwei Tabellen wird in Ninox nicht automatisch übernommen, sondern muss bei jedem Datensatz aktiv hergestellt werden – etwa bei der Neuanlage oder beim Import. Deshalb ist es wichtig, zunächst alle Tabellen aus Access in Ninox zu beschreiben. So kann beim späteren Import jede Verknüpfung korrekt zugewiesen werden.

Je mehr Tabellenbeziehungen bestehen, desto mehr Performance wird beim Import benötigt. Bei größeren Datenmengen sollte daher ausreichend Zeit für den Import eingeplant werden – insbesondere bei mehreren tausend Datensätzen.

Schritt 2: Formulare und Ansichten anpassen

In Ninox wird zu jeder Tabelle automatisch ein Formular zur Dateneingabe erzeugt. Diese Standardformulare lassen sich leicht anpassen – etwa durch Umplatzieren von Feldern oder Hinzufügen gestalterischer Elemente. Besonders einfach funktioniert die Bearbeitung über die Ninox-App für das iPad.

Ein weiterer Vorteil: Ninox passt die Formulare automatisch an das jeweilige Endgerät an – ob Desktop, iPad oder Smartphone. In Access war hierfür oft zusätzlicher Aufwand nötig.

Auch Ansichten lassen sich individuell anpassen. Mitarbeitende können sich nach einer kurzen Einführung selbstständig eigene Ansichten zusammenstellen. Bei komplexeren Übersichten, etwa über mehrere Tabellenebenen hinweg, empfiehlt es sich, vorbereitete Ansichten bereitzustellen. Dank der festen Verknüpfungslogik in Ninox lassen sich alle relevanten Daten komfortabel in einer Ansicht bündeln – ganz ohne zusätzliche Abfragen, wie sie in Access notwendig waren.

Schritt 3: Berichte erstellen

Für jede Ansicht stellt Ninox automatisch einen Standardbericht zur Verfügung. Diese lassen sich individuell anpassen und erweitern. In vielen Fällen kann es sinnvoll sein, bestehende Berichte durch neue Reportings oder sogar durch einfache Excel-Exporte zu ersetzen – vor allem, wenn dadurch Workflows im Unternehmen optimiert werden.

Die Migration auf Ninox bietet somit nicht nur eine technische Erneuerung, sondern auch eine gute Gelegenheit, überholte Prozesse zu modernisieren.  

Schritt 4: Datenübernahme

Nachdem das Datenmodell erstellt wurde, kann die eigentliche Datenübernahme erfolgen. Ninox unterstützt derzeit den Import von CSV-Dateien. Daher müssen die Tabellen zunächst aus Access in Excel exportiert und anschließend im CSV-Format abgespeichert werden.

Beim Import ist darauf zu achten, dass Zeichensätze korrekt übernommen werden – insbesondere bei Umlauten oder Sonderzeichen. Bewährt haben sich folgende Schritte:

1. Export aus Access nach Excel: Die Daten sollten möglichst ohne Layout oder Formatierungen exportiert werden.

2. Speichern als CSV: Verwenden Sie das Format „CSV (Trennzeichen-getrennt) (*.csv)“.

3. Import in Ninox: Achten Sie auf den richtigen Zeichensatz, idealerweise ASCII oder UTF-8.  

Auch Schlüsselfelder aus Access sollten beim Export mitgeführt werden, damit Sie bei Bedarf nach dem Import noch Aktualisierungen durchführen oder bestehende Verknüpfungen aufrechterhalten können. Diese müssen – wie bereits unter Schritt 1 beschrieben – beim Import in Ninox erneut definiert werden.

Ein hilfreiches Feature: Vor dem endgültigen Import zeigt Ninox eine Vorschau der Daten an. So lassen sich Fehler frühzeitig erkennen und beheben.

Schritt 5: Migration abschließen und weiter optimieren

Die Umstellung von Access zu Ninox erfordert Zeit, Planung und die Bereitschaft, sich auf neue Strukturen einzulassen. Der Aufwand lohnt sich: Sie erhalten eine moderne, cloudbasierte Datenbanklösung mit hoher Nutzerfreundlichkeit, starker Performance und vielfältigen Integrationsmöglichkeiten.

Auch die Akzeptanz im Team profitiert: Die intuitive Bedienbarkeit von Ninox sorgt dafür, dass Mitarbeitende gerne mit dem System arbeiten und ihre Daten aktiv nutzen.

Besonders hervorzuheben sind die Schnittstellenoptionen von Ninox. Zwar wirken Im- und Exportfunktionen auf den ersten Blick eingeschränkt, doch über die Ninox-REST-API lassen sich externe Systeme einfach anbinden. So können Sie Daten automatisiert austauschen – ganz ohne manuellen Import oder Export.